Mein ErfahrungsberichtErfahrungsberichtDer Erfahrungsbericht eines Projekts dokumentiert alle neuen Erkenntnisse, die Projektbeteiligte während des Projektablaufs gewonnen haben. Dies können Erkenntnisse sowohl hinsichtlich der Gestaltung des Projektmanagements als auch hinsichtlich des Projektgegenstands sein. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen (auch: "lessons learned") an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können. soll all denjenigen eine Entscheidungshilfe geben, die sich gerade durch ein Projekt "wurschteln". Denjenigen, die am Ende eines 16, 18 oder 20 Stunden Tags müde ins Bett fallen, sich Gedanken über die Aufgaben machen, die liegen geblieben sind, darüber, dass das ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. kurz bevor steht und die Zeit wieder einmal nicht ausreicht.

Er ist als Entscheidungshilfe für eine Maßnahme gedacht, die dazu beiträgt, sich nicht wieder und wieder über die fehlende Vereinbarung von VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen., Aufgaben und Rechten zu ärgern oder über mangelnde Absprachen zu Kosten, Terminen und QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird. Eine Maßnahme, die Ihnen den Projektalltag erheblich erleichtern kann und typische Probleme wie die eben genannten reduziert: die Qualifizierung zum Projektingenieur VDI (Verein deutscher Ingenieure).

Typische Probleme in Projekten

Mit den beschriebenen Problemen - um nur einige wichtige zu nennen - musste ich mich in Projekten immer wieder auseinandersetzen. Wie in vielen technischen und organisatorischen Dingen hat mir hier die Deutsche Industrie NormNormNormen, Verordnungen, Standards und Richtlinien definieren und regeln einheitliche Begriffe, Verfahren und Managementsysteme. Ziele von einheitlichen Definitionen sind: Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden Qualität gewährleisten Kosten reduzieren Technologietransfer ermöglichen Unternehmensübergreifende und internationale Zusammenarbeit unterstützen (DIN) eine kleine Hilfestellung gegeben, in diesem Falle die DIN 69 900: "Ein Projekt ist ein größeres, einmaliges und komplexes Vorhaben, an dessen Planung, Gestaltung und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. sowie Durchführung im allgemeinen mehrere Bereiche eines Betriebs oder mehrere Unternehmen beteiligt sind. Anfang und Ende der Projektdurchführung sind definiert."

Bedauerlicherweise steht die Realität oft im krassen Widerspruch dazu. Die beiden folgenden Beispiele machen dies deutlich.

Beispiel 1

Monatliches Vertriebsgespräch mit der Geschäftsführung. Lob seitens der Geschäftsführung über den abgeschlossenen Großauftrag. Problem: Das angebotene ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope). existiert noch nicht in der geforderten SpezifikationSpezifikationSpezifikation ist die exakte, vollständige und für eine Überprüfung geeignete Beschreibung eines Gegenstands oder eines Prozesses. Innerhalb des Projektmanagements definiert die Spezifikation das Projektziel und die Werke (Liefergegenstände) des Projekts. Das Lastenheft ist die vollständige Dokumentation aller erforderlichen Spezifikationen in einem Projekt. Im Rahmen des Konfigurationsmanagements ist die Spezifikation eine Referenzkonfiguration.. "Herr Meier, sie haben doch das Produkt angeboten und sich bestimmt vorher mit den Entwicklungsabteilungen abgesprochen. Ich gehe davon aus, dass es bis zur Auslieferung in zwei Wochen fertig ist. Als erfahrener Vertriebsmann wissen Sie doch auch, was Projektmanagement ist und was noch ansteht. Und in Ihrer Funktion als Projektleiter können Sie sich die Leute aus den Entwicklungsabteilungen holen. Sie kennen doch Entwickler. Setzen Sie die ruhig unter Druck, sonst entwickeln die ständig weiter - egal, ob wir das Ergebnis benötigen oder nicht. Wenn Sie etwas brauchen, kommen sie ruhig zu mir. Ich sorge dann dafür, dass das richtig läuft." Dann wechselt er das Thema.