Einführung ins Prozessmanagement:

Geschäftsprozesse dokumentieren und visualisieren

Durch Prozessoptimierungen möchten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse schlanker und effizienter gestalten, lang- und mittelfristig erhoffen sie sich davon mehr Wirtschaftlichkeit und Kosteneinsparungen. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, müssen diese aber zunächst dokumentiert werden. Regina Wolf beschreibt in ihrem Beitrag, wie Sie strukturiert vorgehen, um Prozesse zu erfassen und in fünf Schritten eine vollständige Projektdokumentation erstellen.

Für Unternehmen, die dauerhaft am Markt bestehen möchten, ist es unerlässlich, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Dadurch werden die Prozesse verschlankt und die Unternehmen können effektiver und produktiver arbeiten. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, müssen sie dokumentiert werden. Prozessdokumentation und -visualisierung sind deshalb untrennbar mit der Prozessoptimierung verbunden und stehen auf der Tagesordnung vieler Unternehmen.

Prozessoptimierungen werden z.B. vorgenommen, wenn ein Unternehmen eine Zertifizierung nach Qualitätsmanagementnorm (ISO 9001) plant oder nach der Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-System). In beiden Fällen müssen die Prozesse vorab aufgenommen werden. Dabei kann es geschehen, dass Sie als Mitarbeiter damit betraut werden, die Geschäftsprozesse Ihrer Abteilung darzustellen. Dieser Artikel gibt eine Anleitung, wie Sie eine solche Aufgabe angehen und die Geschäftsprozesse strukturiert dokumentieren können.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Handlungen zur Erreichung eines Ziels. Beispiele für Unternehmensprozesse sind der Beschaffungsprozess, der Einlagerungsprozess, der Verkaufsprozess oder der Bestellvorgang. Ein Prozess kann sich aus mehreren Teilprozessen zusammensetzen. Im Wesentlichen besteht ein Prozess aus drei Elementen: dem Ereignis, das den Prozess auslöst (Input), den Handlungsschritten (Verarbeitung) und dem Ergebnis (Output), also dem Ereignis, das den Prozess beendet. Beim Einlagerungsprozess beispielsweise ist der Input der Wareneingang, die Verarbeitung umfasst den Transport, die Erfassung der Ware im Computersystem und die Zuordnung eines Lagerplatzes. Der Output ist die Einlagerung der Ware auf den vorgesehenen Lagerplatz (z.B. Lagerhalle 7, Regal B, Lagerplatz 143).

Warum soll man Prozesse dokumentieren?

Eine Prozessdarstellung beantwortet die Frage: Wer macht was wann, wie und mit wem? Viele Handlungen im Arbeitsprozess sind so selbstverständlich, dass es unsinnig erscheint, sie zu dokumentieren. Doch für Unternehmen sind Prozessdokumentationen bzw. -visualisierungen aus unterschiedlichen Gründen nützlich:

  • Verkürzung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter: Fällt ein Mitarbeiter aus, kann die Vertretung dessen Aufgaben mithilfe eines dokumentierten Prozesses leichter übernehmen. Neue Mitarbeiter können sich schneller mit dem Unternehmen vertraut machen und einarbeiten.
  • Leichtere Fehlersuche: Fehlerursachen und unwirtschaftliche Verfahren können leichter identifiziert und korrigiert werden.
  • Klare Verantwortungsbereiche: Verantwortungen sind eindeutig definiert. Schnittstellen zwischen den Bereichen sind beschrieben und für alle erkennbar.
  • Verbesserungspotenziale nutzen: Bestehende Prozesse können verbessert werden.
  • Bessere Prozessplanung: Durch die Dokumentation gewinnen die Mitarbeiter ein Verständnis für die Prozesse. Die Prozesse sind dadurch besser zu beherrschen und leichter planbar.

Prozesse in fünf Schritten strukturiert dokumentieren

Beispiel

Sie arbeiten als Kundenbetreuer im Vertrieb eines Herstellers von Kühlschränken. Im Rahmen der Neueinführung eines ERP-Systems erhalten Sie vom zuständigen Projektleiter den Auftrag, sämtliche Geschäftsprozesse in Ihrem Bereich zu erfassen.

Bevor Sie sich voller Elan an die Arbeit machen, sollten Sie mit dem Projektleiter abklären, wie detailliert Sie die Prozesse dokumentieren sollen: Geht es darum, die Prozesse im groben Überblick darzustellen (

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