Hilfreiche Neuerungen in PowerPoint 2007

Teil 2:
Zeit sparen mit individuellen Folienlayouts
Ein sehr nützliches Hilfsmittel, um Präsentationen zeitsparend und mit einheitlichem Aussehen in PowerPoint zu erstellen, sind die Folienlayouts. Mit ihren vorgefertigten Platzhaltern sorgen sie dafür, dass eingefügte Inhalte automatisch in der richtigen Größe und Position in der Folie angeordnet werden. In früheren Versionen waren die mitgelieferten Layouts nicht für jeden Anwender geeignet, da sie sich nicht anpassen ließen. Mit der Version 2007 von PowerPoint ist es nun möglich, eigene Layout-Varianten zu erstellen, in der Vorlage zu speichern und sie für häufig wiederkehrende Präsentationsaufgaben zu verwenden. Wie Sie dazu vorgehen, zeigen Dieter Schicke und Susanne Walter im zweiten Teil dieser dreiteiligen Artikelfolge.

 

Hilfreiche Neuerungen in PowerPoint 2007

Teil 2:
Zeit sparen mit individuellen Folienlayouts
Ein sehr nützliches Hilfsmittel, um Präsentationen zeitsparend und mit einheitlichem Aussehen in PowerPoint zu erstellen, sind die Folienlayouts. Mit ihren vorgefertigten Platzhaltern sorgen sie dafür, dass eingefügte Inhalte automatisch in der richtigen Größe und Position in der Folie angeordnet werden. In früheren Versionen waren die mitgelieferten Layouts nicht für jeden Anwender geeignet, da sie sich nicht anpassen ließen. Mit der Version 2007 von PowerPoint ist es nun möglich, eigene Layout-Varianten zu erstellen, in der Vorlage zu speichern und sie für häufig wiederkehrende Präsentationsaufgaben zu verwenden. Wie Sie dazu vorgehen, zeigen Dieter Schicke und Susanne Walter im zweiten Teil dieser dreiteiligen Artikelfolge.

 

Ein nützliches Hilfsmittel zum zeitsparenden Erstellen einheitlich aussehender Präsentationen sind in PowerPoint die Folienlayouts (Bild 1). Mit ihren verschiedenen, vorgefertigten Platzhaltern für Titel, Text, Tabellen, Diagramme und Bilder versetzen sie auch ungeübte Anwender in die Lage, Folien leicht und schnell mit Texten und Bildern zu versehen. In die Platzhalter einfügte Inhalte werden automatisch in der richtigen Größe und Position auf der Folie angeordnet. Präsentationen erhalten damit (fast) ohne weiteres Zutun ein professionelles und übersichtliches Layout.

Allerdings konnten viele PowerPoint-Nutzer in der Vergangenheit mit den mitgelieferten Folienlayouts nur bedingt etwas anfangen. Der Grund: Bisher war es nicht möglich, die Layouts an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Mit der Version 2007 von PowerPoint hat sich das geändert: Jetzt ist es möglich, eigene Layout-Varianten anzulegen und in der PowerPoint-Vorlage zu speichern. Damit werden die Folienlayouts zu einem wertvollen Hilfsmittel, vor allem für häufig wiederkehrende Präsentationsaufgaben. Das umständliche Mitführen von Musterfolien in der Vorlage bzw. die Suche nach wiederverwendbaren Folien aus einer anderen Präsentation erübrigt sich in vielen Fällen.

Bild 1: Links die neun Standard-Layouts; rechts individuelle Layouts einer angepassten PowerPoint-Vorlage.

Erfahren Sie anhand von drei Beispielen, wie Sie eigene Folienlayouts in PowerPoint 2007 anlegen und verwenden. Bereits der Blick auf die in Bild 1 rechts gezeigte Lösung zeigt, wie speziellen Folienlayouts dabei helfen können, die Präsentationsaufgaben in der Projektarbeit zu vereinfachen und auch zu vereinheitlichen.

Beispiel 1: Projektaufgaben in Info-Kästen übersichtlich auflisten

Der Verteilung von Projektaufgaben auf das Team oder die zeitliche Einordnung in die einzelnen Projektphasen lässt sich am übersichtlichsten in Info-Kästen aufzeigen. Ein speziell für diesen Zweck angefertigtes Folienlayout ist vielseitig verwendbar. Auch die Formatierung von Aufzählungszeichen, Schriftgröße und Zeilenabstand lässt sich im Layout hinterlegen, so dass Sie diese nicht wie bei gezeichneten Formen jedes Mal neu definieren müssen. Im hier gezeigten Beispiel sind im Layout zusätzlich Füll- und Grafikeffekte hinterlegt (Bild 2).

Bild 2: Links das Folienlayout mit Platzhaltern, rechts die fertige Folie. Überzählige Platzhalter können Sie bei Bedarf unmittelbar auf der Folie entfernen und die Anordnung der übrigen ändern.

Die Vorarbeiten: Nicht benötigte Layouts löschen

Je weniger Layout-Möglichkeiten Ihnen beim Einfügen von Folien zur Verfügung stehen, desto schneller finden Sie die passende Variante. Daher empfiehlt es sich, vor dem Anlegen eigener Folienlayouts alle nicht benötigten Standard-Layouts zu löschen. Wenn Sie später feststellen sollten, dass Sie die gelöschten Platzhalter doch benötigen, klicken Sie in der Registerkarte Start (Gruppe Folien) auf Zurücksetzen. Damit stellen Sie das Layout in seiner ursprünglichen Form wieder her. Bereits vorhandene Inhalte bleiben erhalten.

So löschen Sie nicht benötigte Layouts:

  • Öffnen Sie die Folienmasteransicht, indem Sie in der Registerkarte Ansicht die Schaltfläche Folienmaster anklicken. Dort sehen Sie am linken Bildschirmrand die etwas größere Miniaturansicht des Folienmasters und – unterhalb davon – die etwas kleineren Miniaturansichten der Folienlayouts.
  • Um ein Layout zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Miniaturansicht und wählen im Kontextmenü den Befehl Layout löschen.

Wenn der Befehl Layout löschen deaktiviert ist, bedeutet dies, dass eine Folie der aktuellen Präsentation dieses Layout verwendet. Wenn Sie das Layout trotzdem löschen möchten, müssen Sie zuerst in die Normalansicht zurückkehren (Masteransicht schließen) und der betreffenden Folie über Layout in der Registerkarte Start, Gruppe Folien, ein anderes Layout zuweisen

Ein eigenes Layout einfügen und bearbeiten

Beim Anlegen eines eigenen Folienlayouts gilt das Gleiche wie beim Zeichnen komplexer Schaubilder: Erstellen Sie zunächst einen Prototypen, für den Sie alle Formatierungen vornehmen. Setzen Sie die fertige Lösung dann aus Kopien dieses Prototyps zusammen. Ganz wichtig dabei: Sie können komplette Folienlayouts oder auch einzelne Platzhalter kopieren, nicht jedoch die Platzhalter für Titel, Untertitel und Fußzeile. Diese würden durch das Kopieren ihre Platzhaltereigenschaft verlieren und könnten auf der Folie weder bearbeitet noch entfernt werden.

Um ein neues Layout zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Folienmasteransicht auf Layout einfügen (in der Gruppe Master bearbeiten). PowerPoint erstellt daraufhin ein neues, leeres Layout, das lediglich die Platzhalter für den Folientitel und die Fußzeile enthält.
  • Klicken Sie auf den unteren Teil der zweigeteilten Schaltfläche Platzhalter einfügen (in der Gruppe Masterlayout) und wählen Sie für die Info-Kästen aus der Liste den Platzhalter Text aus (Bild 3).
  • Zeichnen Sie den ersten Platzhalter - wie eine Form - auf das Layout.

Bild 3: Platzhalter einfügen.

Für jedes Infokästchen benötigen Sie zwei unterschiedliche Textplatzhalter - einen ohne Aufzählung für die Titelleiste und einen mit Aufzählung und einer Gliederungsebene für den Inhalt. Da PowerPoint den Textplatzhalter zunächst immer als Aufzählung mit fünf vorformatierten Gliederungsebenen erstellt, müssen Sie diesen entsprechend anpassen.

Beginnen Sie mit dem Platzhalter für den Inhalt:

  • Passen Sie bei Bedarf die Formatierung der ersten Gliederungsebene (Aufzählungszeichen, Einzug, Schriftgröße, Zeilenabstand) an und löschen Sie die vier weiteren Gliederungsebenen.…

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