Komfortable Terminübersicht mit dem Microsoft Outlook Kalender

Teil 2:
Farben zuweisen
Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung – das gilt auch für Termine im Kalender. In Microsoft Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("privat", "geschäftlich", "Projekt A", "Projekt B", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgegebenen Erklärungstext zu jeder Farbe individuell anzupassen sowie die Zuweisung zu automatisieren. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in ihrem Tipp, wie es geht.

Komfortable Terminübersicht mit dem Microsoft Outlook Kalender

Teil 2:
Farben zuweisen
Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung – das gilt auch für Termine im Kalender. In Microsoft Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("privat", "geschäftlich", "Projekt A", "Projekt B", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgegebenen Erklärungstext zu jeder Farbe individuell anzupassen sowie die Zuweisung zu automatisieren. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in ihrem Tipp, wie es geht.

Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung - das gilt auch für Termine im Kalender. In Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("Projekt A", "Projekt B", "privat", "geschäftlich", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Wenn Sie z.B. eine bestimmte Farbe für alle Termine verwenden, die dasselbe Projekt betreffen, fallen Ihnen diese schneller ins Auge. Oder Sie können bestimmte Termine, wie z.B. die Sitzungen des Lenkungsausschusses, besonders hervorheben, damit sie diese auf den ersten Blick erkennen.

Farbe zuweisen

Es gibt zwei Wege, wie Sie einem Termin eine Farbe zuweisen können: zum einen über die Dialogbox "Termin" und zum anderen über das Kontextmenü.

Farbzuweisung in der Dialogbox Termin

Erstellen Sie einen neuen Termin bzw. öffnen Sie einen bestehenden Termin und wählen Sie eine passende Farbe im Dropdown-Feld "Beschriftung" aus (Bild 1). Danach speichern und schließen Sie Ihren Termin über die gleichnamige Schaltfläche.

Bild 1: Auswahl der Beschriftung und der Farbe in der Dialogbox Termin.

Farbzuweisung über das Kontextmenü

Öffnen Sie das Kontextmenü des betreffenden Termins, indem Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Termin klicken. Sie können jetzt über den Menüpunkt "Beschriftung" eine passende Farbe auswählen (Bild 2).

Bild 2: Auswahl der Beschriftung und der Farbe über das Kontextmenü.

Soweit so gut. Sie haben jetzt Ihre Termine farbig gekennzeichnet und sehen auf einen Blick, ob es sich bei einem bestimmten Termin um das Projekt A oder B handelt. Aber wissen Sie auch in drei Wochen noch, ob das Projekt A hellblau und das Projekt XY dunkelgrün war? Einfacher wäre es, wenn bei der Farbe hellblau "Projekt A" stehen würde statt des von Outlook vorgegebenen Texts (in diesem Fall "Anreise einplanen"). 

Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Beschriftungen zu ändern und an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf nachprüfen, welche Farbe Sie welchem Projekt zugeordnet haben.

Beschriftungen ändern

Um die Beschriftungen Ihren persönlichen Wünschen entsprechend zu definieren, klicken Sie auf einen Termin und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Beschriftungenbearbeiten". Alternativ gelangen Sie über den Menüpunkt Bearbeiten / Beschriftung / Beschriftungen bearbeiten zu dem entsprechenden Fenster (Bild 3). Hier können Sie jeder Farbe eine neue Beschriftung zuweisen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Eingaben zu übernehmen.

Bild 3:Über Beschriftungen bearbeiten können Sie die Kalenderbeschriftungen ändern.

Farbe automatisch zuweisen

Es ist sehr zeitaufwändig, die Termine manuell mit Farbe zu kennzeichnen. Zudem besteht die Gefahr, dass man in der Hektik des Alltags vergisst, Farben zuzuordnen. Sie können sich die Arbeit erleichtern, indem Sie die Farbzuweisung automatisieren.

Hierzu gibt es die Automatische Formatierung. Diese bewirkt, dass den Terminen aufgrund bestimmter Kriterien die richtige Farbe zugewiesen wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie im Kontextmenü (Bild 2) den Eintrag "Autom. Formatierung" oder wählen Sie alternativ den Menüpunkt Bearbeiten / Autom. Formatierung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und geben Sie im Feld "Name" einen aussagekräftigen Namen für die automatische Formatierung ein. Wählen Sie dann im Dropdown "Beschriftung" die gewünschte Farbe aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingung", um die Kriterien für die automatische Formatierung festzulegen (Bild 4).

Bild 4: Automatische Formatierungen im Menü Bearbeiten.

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