Kommunikation mit Stakeholdern

Teil 1:
Projektbetroffene kennenlernen und verstehen
Eine gelungene Kommunikation mit den wichtigsten Stakeholdern ist eine große Herausforderung. Ein Projektleiter muss, um seine Ziele und die seines Projekts erfolgreich verfolgen zu können, Hunderte von Menschen managen, die ihre eigenen Überzeugungen und Ziele haben. Andreas Wolf gibt im ersten Teil seines Artikels Tipps, wie Sie Ihre Stakeholder finden und kennenlernen. Auch beschreibt er Techniken, mit denen Sie das Vertrauen gewinnen und Verständnis für die unterschiedlichen Standpunkte zeigen können, um die Bereitschaft der Stakeholder zur Unterstützung zu steigern.

 

Kommunikation mit Stakeholdern

Teil 1:
Projektbetroffene kennenlernen und verstehen
Eine gelungene Kommunikation mit den wichtigsten Stakeholdern ist eine große Herausforderung. Ein Projektleiter muss, um seine Ziele und die seines Projekts erfolgreich verfolgen zu können, Hunderte von Menschen managen, die ihre eigenen Überzeugungen und Ziele haben. Andreas Wolf gibt im ersten Teil seines Artikels Tipps, wie Sie Ihre Stakeholder finden und kennenlernen. Auch beschreibt er Techniken, mit denen Sie das Vertrauen gewinnen und Verständnis für die unterschiedlichen Standpunkte zeigen können, um die Bereitschaft der Stakeholder zur Unterstützung zu steigern.

 

Henry Ford sagte einmal "Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des anderen zu verstehen". Da ist viel Wahres dran. Wann immer wir auf andere Menschen treffen, haben diese eigene Ansichten und Ziele. Und genau wie wir verhalten sie sich danach. Stimmen unsere Ziele überein, werden wir am selben Strang ziehen, unterscheiden sich unsere Überzeugungen zu stark, haben wir möglicherweise gemeinsam Konflikte zu lösen.

Wer ein Projekt leitet, hat nicht nur seine eigenen Ansichten und verfolgt eigene Ziele und die des Projekts, er trifft dabei auf Hunderte von Menschen, die ihrerseits Überzeugungen und Ziele haben. Das Verstehen all dieser Standpunkte und das Management der Beziehungen und der Kommunikation zu diesen Menschen fassen wir unter dem Begriff "Stakeholdermanagement" zusammen.

Der englische Begriff "to have a stake in sth." bedeutet wörtlich übersetzt "Anteil, Beteiligung, Einfluss auf oder Interesse an etwas haben". Demzufolge sind alle Menschen Stakeholder, für welche die Auswirkungen unseres Projekts aus irgendeinem Grund von Bedeutung sind.

Die Kommunikation mit den Stakeholdern ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Gespür und Erfahrung erfordert. Mit wachsender Erfahrung gelingt sie Projektmanagern zunehmend besser und der erfolgreiche Projektmanager widmet ihr von Projektbeginn an dieselbe Aufmerksamkeit wie den übrigen Aspekten der Projektplanung. Der richtige Umgang mit Stakeholdern ist für den Projekterfolg so zentral, dass das Project Management Institute (PMI) das Stakeholdermanagement in der Neuauflage des Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide, 5th Edition) offiziell als 10. Wissensgebiet dem Standard hinzufügt.

Der erste Teil des Artikels zur Kommunikation mit Stakeholdern setzt sich mit folgenden Fragen auseinander: Wer sind meine Stakeholder? Wie gelingt es mir, ihre Standpunkte zu verstehen? Dabei hilft es, sich zunächst klar zu machen, dass in der Regel viel mehr Menschen Stakeholder sind, als es zunächst den Anschein hat.

Nehmen wir z.B. ein Projekt, bei dem eine Brücke gebaut wird. Stakeholder sind u.a. die Auftraggeber, die Bauarbeiter, die örtlichen Kommunen, die Anwohner, die späteren Nutzer, vielleicht sogar die Wettbewerber, die keinen Auftrag bekommen haben. Letztere könnten z.B. über wichtiges Spezialisten-Know-how verfügen und Subaufträge übernehmen oder als Gutachter bestellt werden.

Ob die Brücke nach der vorgesehenen Zeit tatsächlich steht, lässt sich leicht nachprüfen, und Gutachter werden das anhand unzähliger Richtlinien, Vorschriften, Toleranzgrenzen und Prüfmethoden sogar sehr genau untersuchen. Obwohl die Sicherheit für Sie als Nutzer der Brücke ebenfalls ein wichtiges Kriterium ist, werden Sie den Projektnutzen nicht nur danach beurteilen, ob die Brücke den Bauauflagen entspricht und rechtzeitig fertig wurde. Vielmehr werden Sie ihn daran messen, ob sich dadurch die Fahrzeit zu Ihrer Arbeitsstätte verkürzt.

Als Anwohner ist Ihnen vielleicht wichtig, dass die Brücke schön aussieht und sich gut in die Umgebung einfügt. Ebenso wie die Projektdurchführung werden Sie das Projektergebnis hauptsächlich danach beurteilen, wie rechtzeitig Sie über die Maßnahme informiert wurden, wie ernst Ihre (unvermeidbaren) Beeinträchtigungen während der Bauzeit genommen wurden und wie wahrnehmbar für Sie versucht wurde, diese Beeinträchtigungen möglichst gering zu halten, z.B. durch Lärmschutzmaßnahmen.

Jedes Projekt bedeutet für eine Vielzahl von Menschen etwas – nur eben für jeden etwas Anderes: eine wichtige Neuerung, die Chance, Kompetenz zu zeigen, die Chance auf Anerkennung, oder aber eine Konkurrenz für die eigenen Ziele, die vertane Chance auf mehr Umsatz und Sichtbarkeit, der mögliche Verlust von Verantwortung. Je besser wir die Sichtweisen der einzelnen Stakeholder kennen, ihre Hoffnungen, aber auch Befürchtungen, desto einfacher ist es, diese in der Projektplanung und ‑durchführung zu berücksichtigen.

Stakeholdermanagement überschneidet sich mit zwei anderen großen Teilbereichen des Projektmanagements: dem Kommunikationsmanagement und dem Risikomanagement.

  • Beim Kommunikationsmanagement geht es formal darum, allen Stakeholdern die Informationen zukommen zu lassen, die sie benötigen. Viel wichtiger ist jedoch, dass Sie dadurch Beziehungen zu den Stakeholdern entwickeln und Kommunikationskanäle (in beide Richtungen) schaffen und aufrechterhalten.
  • Beim Risikomanagement geht es um Chancen, die das Projekt zu nutzen plant, und Risiken, die es zu vermeiden gilt. Bei jedem Stakeholder besteht theoretisch die Chance, dass er über hilfreiche Informationen verfügt, die Abläufe oder Entscheidungen beschleunigen, oder die dazu beitragen, dass Gefahren rechtzeitig erkannt werden können. Projektrisiken ergeben sich auch aus Konflikten mit oder zwischen Stakeholdern und daraus, dass Sie möglicherweise wichtige Stakeholder zu spät erkennen.

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 6

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Konflikte bewältigen und sich mit vielen Beteiligten verständigen
Als Projektleiter werden Sie immer wieder mit Konflikten konfrontiert. Doch mit welchen sollten Sie sich auseinandersetzen, weil diese sonst den Erfolg Ihres Projekts gefährden?

Alle Kommentare (6)

Guest
Hervorragender Artikel, besten Dank.

 

Vanna
Breda
lic. oec. publ.
oberflächlich und schlicht und einfach common sense

 

Silvan
Hagmann
Hat einige Interessante Punkte drin.

 

Mike
Albien
Mit diesem Artikel rennen Sie bei mir eine offene Tür ein. In Projekten in denen Stakeholdermanagement vernachlässigt wird ist die Wahrscheinlichtkeit des Scheiterns überproportional groß. Und was noch erwähnt werden sollte ist, dass Wissen bzw. die Ermittlung der Anzahl der Stakeholder einem Projektleiter auch einen Wert vermitteln kann wieviel Kosten damit verbunden sind, die in die Kostenschätzung unbedingt mit berücksichtigt werden muss. (Und es ist GUT investiertes Geld!) Wenn in einem Vorhaben vier Mitarbeiter miteinander kommunizieren bestehen immerhin schon sechs Kommunikationskanäle ( n=(n*n-1)/2 ). Angenommen jeder dieser Kanäle beansprucht pro Tag nur 5 min., dann haben sie schon eine halbe Stunde "Aufwand" der nur für die Kommunikation in Anspruche genommen wird. Und da bekanntlich Zeit = Geld ist, kann man sich gut vorstellen wieviel "Aufwand" entsteht, wenn 10 Stakeholder mit einander kommunizieren. Die Summe beträgt bei angenommenen 5 min. pro Kanal immerhin schon ( 10*9/2 = 45 => 45*5min = 225 min. ) fast 4h pro Tag. Dieser Argumentation folgend wird klar, dass Stakholdermanagement und die dazugehörige Kommunikation auch "geplant", "strukturiert" und "eingeschätzt" werden muss, vor allem wenn in einem Projekt u.U. schon mal schnell 100 oder noch mehr Stakeholder betroffen sind. Ich freue mich schon auf den nächsten Teil dieser Artikelserie. Mein Credo: "Zuhören ist die bessere Hälfte der Kommunikation". Vielen Dank für diesen sehr gut gelungenen Artikel.

 

Kader
Diagne
Hervorragender Artikel. Er gibt einen sehr guten Überblick über das Thema und adressiert die Kernaspekte - und zwar treffend und leicht verständlich. Wer natürlich in die Tiefe tauchen will, sollte weiterführende Literatur konsultieren. Das kann man in so einem Artikel in dem gegebenen Kontext nicht verlangen. Einige Hinweise in dieser Hinsicht wären daher sehr hilfreich; insb. für diejenigen, die methodisch neu in diesem Gebiet sind - m.E. die Zielgruppe des Artikels.

 

Ludger
Fiedler
Der Artikel beinhaltet meiner Meinung nach wertvolle Tipps!