Eine regelmäßige und passgenaue Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern bzw. Stakeholdergruppen gehört mit zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters. Sie trägt wesentlich dazu bei, dass die relevanten Stakeholder zur richtigen Zeit das Projekt unterstützen.

Nachdem Sie im ersten Artikelteil erfahren haben, wie Sie als Projektleiter Ihre Stakeholder ausfindig machen, deren Standpunkte verstehen lernen und ihr Vertrauen gewinnen, zeigt Ihnen der zweite und abschließende Artikelteil:

• welche Arten von Konflikten es im Projektumfeld gibt und wie Sie konstruktiv mit diesen umgehen – besonders wenn es sich um nicht lösbare Konflikte handelt.
• wie Sie vorgehen können, um Ihre Kommunikation erfolgreich auf ein Projekt mit hunderten von Stakeholdern zu übertragen und wie Sie sicherstellen, dass diese auch funktioniert, so wie Sie sich das vorstellen, und
• wie Sie selbst mit gutem Vorbild vorangehen können, um eine offene und vertrauensvolle Kommunikationskultur in Ihrem Projekt zu etablieren, bei der alle "an einem Strang ziehen" und das gemeinsame Ziel vor Augen haben.

Konflikte konstruktiv managen

Manchmal lassen sich die Ziele des Projekts nicht mit den Zielen aller Stakeholder in Einklang bringen. Und manchmal widersprechen sich die Ziele unterschiedlicher Stakeholder – ganz unabhängig vom Projekt. So sind Konflikte zwischen Ihnen und Stakeholdern sowie zwischen Stakeholdern untereinander alltäglich, gelegentlich notwendig und manchmal unvermeidbar. Auch im Projektalltag lohnt es sich daher, dass Sie als Projektleiter eine gewisse Routine im Umgang mit Konflikten entwickeln.

Ein Konflikt resultiert in der Regel aus unterschiedlichen Überzeugungen, Interessen und Zielen. Diese verleiten die Konfliktparteien zu Handlungen, durch die sie sich gegenseitig beeinträchtigen. Der Konflikt eskaliert.

Konfliktarten

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Konflikten, die im Umfeld eines Projekts auftreten können:

1. Konflikte, die auch unabhängig von diesem Projekt bestehen
2. Konflikte, die durch das Projekt selbst verursacht werden

Als Projektleiter haben Sie in der Regel andere Prioritäten, als alle Konflikte in Ihrem Projektumfeld zu lösen (einschließlich derer, die Sie gar nicht verursacht haben). Dennoch kann es sinnvoll oder notwendig sein, sich mit einzelnen Konflikten zu befassen. Dabei sollten Sie sich als Erstes bewusst entscheiden, mit welchen Konflikten Sie sich wie befassen wollen, um zu vermeiden, dass diese Ihr Projekt behindern.

Bei Konflikten unterscheiden wir zwischen

• Missverständnissen: Dies sind scheinbare und vermeidbare Konflikte.
• lösbaren Konflikten: Wenn z.B. zwei Teil-Teams im Projekt unterschiedliche Arbeitsweisen haben, welche die Zusammenarbeit erschweren, oder es mehrere Projektauftraggeber gibt, die unterschiedliche Ansichten haben, welches Projektziel Priorität haben sollte, handelt es sich um einen lösbaren Konflikt. Dieser sollte immer in eine Win-win-Situation beigelegt werden. Ein Kompromiss ist keine echte Lösung. Eine Win-win-Situation herbeizuführen, kann allerdings sehr aufwendig sein. (Wie eine Win-win-Situation erreicht werden kann, siehe "Partnerschaftlich verhandeln im Projekt. Teil 1: Die Grundsätze des Harvard-Konzepts", Projekt Magazin 12/2010, und "Partnerschaftlich verhandeln im Projekt. Teil 2: Harvard-Konzept – Techniken zur Umsetzung", Projekt Magazin 13/2010.)
• unlösbaren Konflikten: Als Projektleiter sollten Sie sich bewusst sein, dass es Konflikte gibt, die nicht lösbar sind. Dennoch tragen Sie Verantwortung dafür, dass es zu keinen Handlungen kommt, die dem Projekt oder den Betroffenen schaden. In einem unlösbaren Konflikt zwischen Angehörigen verfeindeter Religionsgruppen können Sie z.B. entweder an diese appellieren, das gemeinsame Projektziel über den Konflikt zu stellen, oder eine Kooperation durch die Androhung von Sanktionen sicherstellen.

Sie sollten in Ihrem Projekt immer genug Kapazität eingeplant haben, um Missverständnisse auszuräumen. Am besten natürlich, bevor daraus Konflikte entstehen. Und am allerbesten verhindern Sie die Entstehung von Missverständnissen von Anfang an.

Missverständnisse: scheinbare und vermeidbare Konflikte

Erstaunlich viele Konflikte basieren auf Missverständnissen, z.B. weil die Gesprächspartner einander nicht richtig zugehört haben, auf Unkenntnis, falschen Annahmen und spontanen Antipathien. Diese Konflikte lassen sich vergleichsweise einfach lösen und die Erleichterung auf beiden Seiten ist dann oft groß. Die Möglichkeit, dass es gar keinen "echten" Konflikt gibt, sollten Sie immer zuerst in Betracht ziehen, wenn Sie versuchen, einen Konflikt zu lösen.

Beispiel: Antipathie

Karl und Thomas waren sich "vom Fleck weg" unsympathisch. Obwohl er vorher noch nie mit seinem Kollegen zusammengearbeitet hatte, fühlte sich Karl in der Gegenwart von Thomas sofort unwohl. "Hoffentlich werden wir in diesem Projekt nicht viel miteinander zu tun haben", dachte Karl sich. Als sich herausstellte, dass er gemeinsam mit Thomas das Design-Team für die grafische Benutzeroberfläche des neuen Warenwirtschaftssystems bilden sollte und sie so über Monate eng zusammenarbeiten würden, war Karls Motivation für das Projekt dahin.