Kostencontrolling im Projekt

Teil 2: Analyse von Kostenabweichungen
Zeigt das Kostencontrolling Abweichungen vom Plan, ist es notwendig, die Ursachen dafür zu klären. Doch wann spricht man überhaupt von Kostenabweichungen und wie geht man diesen auf den Grund? Im zweiten und abschließenden Teil des Beitrags erläutert Cornelia Niklas, wie Sie Abweichungen erkennen und die Ursachen dafür systematisch analysieren, um Maßnahmen zur Kostendämmung entwickeln zu können. Eine zusätzliche Checkliste möglicher Ursachen unterstützt Sie bei der Analyse.

Ergibt das Controlling während des Projekts, dass sich die Kosten nach Plan entwickeln, braucht der Projektleiter nicht einzugreifen. Treten jedoch Planabweichungen auf, muss er reagieren und die Ursachen analysieren. Das alleine reicht allerdings nicht aus, denn er muss auch die Kostensituation in den Griff bekommen – andernfalls leidet die Profitabilität des Projekts.

Im Rahmen einer systematischen Analyse lassen sich die Ursachen in der Regel schnell und effizient eingrenzen. Dieser zweite und letzte Teil des Beitrags zeigt, wie Sie dabei vorgehen. Eine Checkliste mit häufig auftretenden Fällen von Kostenabweichungen und deren typische Ursachen unterstützt Sie dabei (siehe Anhang).

Wann spricht man überhaupt von Abweichungen?

Dass die Ist-Kosten exakt den Soll-Kosten entsprechen, ist eher unwahrscheinlich, da eine zeitlich zu 100% deckungsgleiche Erfassung der Kosten kaum möglich ist. Auch Planungsungenauigkeiten, wie sie z.B. in Forschungs- und Entwicklungsprojekten (F&E-Projekten) an der Tagesordnung sind, bewirken Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich. Der gleiche Effekt tritt bei Arbeitspaketen auf, deren Laufzeiten über mehrere Berichtsperioden reichen und bei denen Arbeitsmittel oder Material bereits im vollem Umfang zu Beginn der Laufzeit gebucht werden. Auch wenn ein Kostenplan Schätzwerte enthält, ist eine exakte Übereinstimmung der Ist- mit den Soll-Kosten auch bei planmäßiger Projektentwicklung eher unwahrscheinlich. Kleinere Abweichungen können also durchaus normal sein und lassen keine Rückschlüsse auf einen problematischen Projektverlauf zu.

Eine Abweichungsanalyse, die ausschließlich auf Zahlen basiert und keine Hintergrundinformationen berücksichtigt, ist somit wenig aussagekräftig. Daraus geht nicht hervor, ob die festgestellten Abweichungen ein schnelles Gegensteuern erfordern oder ob die Ursachen eher harmlos sind und keine weitere Aktion erfordern. Klarheit würde nur eine detaillierte Analyse schaffen – diese zu erstellen, ist jedoch aufwändig. Der Projektcontroller steckt also in einer Zwickmühle. Diese zu meistern, ist eine Herausforderung, die nicht unterschätzt werden sollte.

Projektcontroller haben es zwar meist mit Kostenüberschreitungen zu tun, dennoch gilt auch eine Unterschreitung als Kostenabweichung – auch wenn es auf den ersten Blick einen guten Eindruck macht, wenn die bisher entstandenen Kosten im Projekt unterhalb des vorgesehenen Budgets liegen. Eine Abweichung nach unten kann z.B. durch Fehler bei der Kostenzuordnung oder auch in der Planung bedingt sein. Es lohnt sich also, Zeit zu investieren, um die Gründe zu erforschen.

Kostenabweichungen in Form von Absolutwerten, z.B. einer Abweichung um 2.000 Euro, haben wenig Aussagekraft. Diese erhalten sie erst, wenn sie mit dem Projektvolumen

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