Kostencontrolling im Projekt

Teil 1:
Systematik und Durchführung

Ein elementarer Bestandteil des Projektcontrollings ist das Kostencontrolling. Es hilft dabei, das Projekt im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu halten und liefert frühzeitig Hinweise, wenn etwas "aus dem Ruder" läuft. Cornelia Niklas erläutert im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags, welche Systematik dem Kostencontrolling zugrunde liegt und stellt anhand von anschaulichen Praxisbeispielen die wichtigsten Kenngrößen vor, die in der Praxis zum Einsatz kommen.

Kostencontrolling im Projekt

Teil 1:
Systematik und Durchführung

Ein elementarer Bestandteil des Projektcontrollings ist das Kostencontrolling. Es hilft dabei, das Projekt im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu halten und liefert frühzeitig Hinweise, wenn etwas "aus dem Ruder" läuft. Cornelia Niklas erläutert im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags, welche Systematik dem Kostencontrolling zugrunde liegt und stellt anhand von anschaulichen Praxisbeispielen die wichtigsten Kenngrößen vor, die in der Praxis zum Einsatz kommen.

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Für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. ist es nicht nur wichtig, die gesetzten inhaltlichen und zeitlichen Ziele zu erreichen, sondern auch, dabei im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu bleiben. Ein elementarer Bestandteil des Projektcontrollings ist deshalb das Kostencontrolling, das frühzeitig Indikatoren liefert, wenn etwas "aus dem Ruder läuft". Anhand von Ursachenanalysen kann der Projektleiter ggf. erkennen, worauf er den Fokus beim Gegensteuern richten muss. Darüber hinaus erlaubt ihm das Kostencontrolling Prognosen abzugeben, ob sich das Kostenziel des Projekts einhalten lässt und ob die Profitabilität gesichert ist.

Dieser zweiteilige Beitrag gibt einen Überblick über die Systematik des Kostencontrollings und die wichtigsten in der Praxis verwendeten Indikatoren und Kenngrößen. Projektleiter und Kostencontroller erhalten darüber hinaus eine ChecklisteChecklisteChecklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation. der häufigsten Ursachen von Kostenabweichungen sowie Empfehlungen zur systematischen Vorgehensweise bei deren Analyse.

Im ersten Teil erfahren Sie, wie sich der Kostencontrolling-Prozess in das Projektcontrolling einfügt und wie die Systematik des Kostencontrollings im Detail funktioniert.

Der Kostencontrolling-Prozess

Die Überwachung der Kostenentwicklung läuft parallel und gleichberechtigt zu der terminlichen und inhaltlichen Überwachung des Projekts. Dabei fügt sich der Prozess des Kostencontrollings nahtlos in den des Projektcontrollings ein (Bild 1). Die erforderlichen Daten liefert ein Projektcontroller bzw. Kostenrechner, sofern nicht der Projektleiter selbst die Rolle des Projektcontrollers inne hat und die Kostendaten des Projekts direkt aus der Buchhaltung oder der für Kostenrechnung zuständigen Abteilung erhält.

Optimal ist eine Kombination von Terminüberwachung, QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe, die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten. und Kostenüberwachung zu den Berichtszeitpunkten. Allerdings ist das in der Praxis oft schwierig umzusetzen, da projektbezogene Kosten meist verzögert erfasst werden, z.B. weil Rechnungen mit einem Nachlauf gebucht werden oder die Projektmitarbeiter ihre für das Projekt geleisteten Stunden erst verspätet melden. Der ermittelte Kostenstatus eines Projekts entspricht dann nicht dem tatsächlichen Status zu diesem Zeitpunkt. Dieser Problematik sollte sich der Projektleiter bewusst sein.

Voraussetzungen für das Kostencontrolling

Plandaten

Nur was geplantGeplantAttribut für alle Größen der Zeit- und Kostenplanung. Der englische Begriff "Scheduled" bezieht sich nur auf Größen der Zeitplanung. ist, kann später auch überwacht werden. Basis für das Kostencontrolling bilden daher Plankosten, die auf Basis der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. ermittelt oder geschätztGeschätztAttribut für alle messbaren Größen im Projekt, insbesondere Zeit- und Kostengrößen, das den Wert der Größe als Prognose kennzeichnet. Bei der Projektplanung sind die geschätzten Werte Basis für die Projektkalkulation und die Terminplanung. Aus ihnen entstehen dann die geplanten Werte, die im Basisplan die Vorgabe für die Projektabwicklung bilden. wurden (zur KostenplanungKostenplanungKostenplanung ist das Prognostizieren der voraussichtlichen Kosten eines Projekts strukturiert nach Projektkostenarten und Projektkostenträgern sowie zeitlich in der geforderten Genauigkeit aufgelöst. Ergebnis der Kostenplanung ist der Kostenplan des Projekts in den geforderten Darstellungen (z.B. Kostensummenlinie, Kostenstrukturplan usw.) siehe: Niklas, Projekt Magazin 1/2011). Für ein wirksames Kostencontrolling sind einerseits ein ausreichend hoher Detaillierungsgrad bei der Planung und andererseits eine korrekte Zuordnung der Kosten auf Arbeitspaketebene notwendig.

Plankosten Plankosten sind die in der Planung ausgewiesenen kumulierten Kosten zum Berichtszeitpunkt. Sie bilden die Ausgangsbasis zur Ermittlung der SOLL-Kosten, die der Projektcontroller für den Controllingprozess verwendet (s.u.)

Damit ausreichend detaillierte Plandaten für das Kostencontrolling zur Verfügung stehen, muss die Kostenplanung folgende Anforderungen erfüllen:

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