Es gibt zwei wesentliche Aspekte des Wissensmanagements. Einerseits soll das einmal erworbene Wissen bewahrt werden, so dass es anderen Projekten und Teams zur Verfügung steht und ein einmal durchlaufener Lernprozess nicht wiederholt werden muss. Andererseits geht es darum, während eines Projekts das Wissen zu erwerben, das für den erfolgreichen Abschluss benötigt wird, aber noch nicht zur Verfügung steht. Dieses Wissen erhält der Projektleiter z.B., indem er Experten einkauft oder befragt oder indem sich die Mitarbeiter gezielt weiterbilden. Neues Wissen entsteht aber auch durch "Trial and Error", durch Kommunikation im Team sowie durch den Umgang mit unerwarteten Situationen und Anforderungen - wenn das Projektteam also Probleme löst, Hindernisse überwindet und Aufgaben bewältigt.

Die folgenden Ausführungen behandeln den zweiten Aspekt des Wissensmanagements, also den Erwerb von Wissen und den Umgang mit Wissen während der Projektabwicklung. Ist Wissen immer dort im Team vorhanden, wo es benötigt wird, kann ein Projekt zügig vorangetrieben werden. Um das zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter schnell auf das Wissen zugreifen können, das sie für ihre Arbeit brauchen. Auf diese Weise ist es einem Team möglich, auch unerwartete Situationen zu meistern und es hat bessere Chancen auf Erfolg.

Anhand eines Beispiels aus der Elektronikbranche wird aufgezeigt, wie Wissen im Projekt den Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden kann, so dass Wissenslücken schnell aufgefüllt werden können. Die Fähigkeit eines Projektteams, das Wissen seiner Mitglieder zu vernetzen und unerwartete Situationen während des Projektverlaufs zu bewältigen, ist ein wesentliches Merkmal eines so genannten "Lernenden Projekts".

Lernende Projekte

Überraschungen können in jedem Projekt auftreten: Anforderungen werden geändert, ein Lieferant sagt kurzfristig ab oder neue technische Abhängigkeiten werden entdeckt. Solche Überraschungen können ein Projekt in Bedrängnis bringen oder sogar zu seinem Abbruch führen. Ist das Projekt jedoch "robust", kann es Überraschungen bewältigen. Lernende Projekte sind Projekte, deren Teams mit Überraschungen umgehen können. Die Mitarbeiter reagieren als Team erfolgreich auf unerwartete Situationen und finden gemeinsam Lösungen für Probleme. Flexibilität, Teamgeist, Kommunikationsstärke und Einfallsreichtum sind dafür wesentliche Voraussetzungen. Die Mitarbeiter vernetzen ihr Wissen, lernen aus Fehlern und Erfolgen und suchen nach pragmatischen Lösungen - auch außerhalb vorgegebener Denkmuster.

Grundvoraussetzungen für ein solches Lernendes Projekt sind:

• Kooperations- und Konfliktfähigkeit im Team
  Die Mitarbeiter müssen willens sein, zusammen zu arbeiten und zu kooperieren. Fragen sind ausdrücklich erlaubt, Meinungsverschiedenheiten werden offen gelegt und sachlich ausgetragen.
• Fehlertoleranz und die Fähigkeit zur Reflexion
  Fehler sind zulässig, da man sie ohnehin nie ganz vermeiden kann. Damit Fehler zur Lernchance werden können, darf es keine Schuldzuweisungen geben. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, unbeeinträchtigt über Fehler und die daraus entstandene Situation nachdenken können. Nur so lassen sich Lösungen für Probleme finden und weitere Fehler in Zukunft vermeiden.
• Gemeinsame Zielorientierung des Teams
  Alle Mitarbeiter müssen den Willen zum gemeinsamen Erfolg haben. Einzelkämpfer können die Zielerreichung des Projekts gefährden, denn nicht alles, was für den Einzelnen von Vorteil ist, ist auch für das Projekt als Ganzes von Nutzen. Ein Fachexperte beispielsweise, der die Fragen anderer Projektmitarbeiter nicht oder nur unzulänglich beantwortet, hat zwar mehr Zeit für seine eigenen Aufgaben. Das Projekt als Ganzes würde aber mehr profitieren, wenn er die Fragen umfassend beantworten würde, so dass die anderen Projektmitglieder ihre Aufgaben korrekt bearbeiten können.
• Reaktionsfähigkeit auf Überraschungen
  In unerwarteten Situationen kann das Team eigene Ideen entwickeln, auch wenn sie abseits von bisher gültigen Regeln liegen.

Die Idee eines Lernenden Projekts ist mehr als "Lessons Learned", also das strukturierte Sammeln von Erfahrungen am Projektende. Bei Lernenden Projekten werden Lernprozesse schon frühzeitig in die Arbeit des Projektteams integriert. Die Mitarbeiter erwerben das Wissen, das sie benötigen, um das Projekt voran zu treiben. Außerdem stellen sie ihr Wissen dem gesamten Team zur Verfügung. Für einen solchen Lernprozess ist methodische Unterstützung nötig. Im Beispielprojekt, das im Folgenden beschrieben wird, wurden zwei Methoden aus dem Wissensmanagement eingesetzt: Ein Projekt-Wiki und eine Wissenslandkarte. Diese Methoden sind allerdings nur Beispiele; in anderen Projekten können andere Tools und Methoden verwendet werden, um den Lernprozess zu fördern.

Das Beispielprojekt

In einem Unternehmen mit über 1.500 Mitarbeitern, das elektronische Kartensysteme fertigt, sollte die Produktsparte "Personalisierte Smartcards“ um einen neuen Leistungsbereich erweitert werden. Personalisierte Smartcards werden individuell für den Karteninhaber gefertigt, enthalten dessen persönliche Daten und fungieren als Zutrittsberechtigung. Die neuen Smartcards sollten über zusätzliche Funktionen verfügen, ähnlich einer EC-Karte mit Geldkartenfunktion. Diese Erweiterung machte es erforderlich, die persönlichen Daten der Karteninhaber über eine Software zu verarbeiten. Mit Hilfe dieser Software sollten die Zusatzfunktionen konfiguriert und verwaltet werden. Die Software war der Kern des neuen Leistungsbereichs. An die Prozesse der Smartcard-Produktion war sie bisher nur probehalber angebunden worden. In dem neuen Leistungsbereich…