Mehrarbeit ist in Projekten oft unvermeidlich. Häufig wird sie zudem nicht finanziell honoriert. Von Angestellten erwarten die Vorgesetzten oft unbezahlte Mehrarbeit, bei Freiberuflern bestehen die Auftraggeber in der Regel darauf, dass das vereinbarte Honorar nicht überschritten wird. Wenn Sie in dieser Situation sind, dann drehen Sie den Spieß um! Machen Sie die unbezahlte Mehrarbeit zu einem Geschenk an das Projekt! Sie gelangen damit in die Rolle das aktiv Handelnden und können daraus Nutzen für Ihr berufliches Weiterkommen oder die Akquise von Aufträgen ziehen.

Mehrarbeit - ärgerlich aber unvermeidbar

Unvorhergesehene Ereignisse, zu geringe Aufwandsschätzungen oder zusätzliche Anforderungen ohne Budgeterhöhung führen in nahezu allen Projekten zu einem höheren Arbeitsaufwand als ursprünglich geplant. Es kommt immer wieder vor, dass daraus für die Projektbeteiligten unbezahlte Mehrarbeit erwächst.

Von Angestellten kann offiziell keine Mehrarbeit verlangt werden, ohne dass der Betriebsrat eingeschaltet wird und die Überstunden genehmigt werden. In der Realität erwarten die meisten Vorgesetzten aber unentgeltliche Mehrarbeit der Mitarbeiter als selbstverständlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Freiberufler können theoretisch jeden über den vereinbarten Rahmen hinausgehenden Mehraufwand entweder ablehnen oder eine entsprechende Nachforderung stellen. In der Praxis erwarten Auftraggeber aber, dass der vereinbarten Kostenrahmen nicht überschritten wird und der Freiberufler unentgeltliche Zusatzleistungen erbringt. Oft deuten Auftraggeber die Möglichkeit von Folgeaufträgen an - freilich ohne sich verbindlich festzulegen.

Vermiesen Sie nicht die Stimmung!

Wenn Sie für Ihr Projekt unbezahlte Mehrarbeit erbringen müssen, äußern Sie sich darüber auf keinen Fall negativ. Alle Projektbeteiligten sitzen in einem Boot. Wenn sich einer davon über seine besondere Belastung beschwert, führt dies nicht zu Verständnis oder Bewunderung, sondern zu Ausgrenzung.

Als Angestellter würden Sie mit Äußerungen wie "Was ich schon für dieses Projekt Überstunden gemacht habe, ohne einen Pfifferling dafür zu erhalten" bei Ihrem Vorgesetzten den Eindruck mangelnden Engagements oder mangelnder Solidarität mit dem Unternehmen erzeugen. Für einen Freiberufler sind solche Äußerungen noch verheerender: Er gefährdet damit Folgeaufträge und wird bestimmt auch nicht weiterempfohlen.

Reißen Sie die Initiative an sich!

Besser ist es, wenn Sie aus der Not eine Tugend machen und die Mehrarbeit als Ihren persönlichen Beitrag zum Gelingen des Projekts verstehen und darstellen. Beachten Sie hierzu Folgendes:

• Die Mehrarbeit sollte ein abgrenzbares und nachweisbares Ergebnis haben, z.B. eine aufwändige Präsentation, eine Marktrecherche oder eine Software-Funktion. Erforderliche Arbeiten ohne direkt vorlegbares Ergebnis sollten Sie immer innerhalb der regulären Arbeitszeiten durchführen.
• Versuchen Sie, zeitliche Engpässe in Ihrem Arbeitsbereich so früh wie möglich zu erkennen, damit Sie selbst rechtzeitig aktiv werden können bzw. sich auf die notwendige Mehrarbeit vorbereiten können. Z.B. sollten Sie sich vor wichtigen Meilensteinen Reservezeiten an den Wochenenden freihalten.
• Es ist riskant, absehbare Mehrarbeiten im Geheimen vorwegzunehmen. Möglicherweise stellt sich nämlich heraus, dass sie gar nicht erforderlich waren. Wenn Sie allerdings die benötigten Ergebnisse bei dringendem Bedarf "aus dem Hut zaubern" können, erzielen Sie großen Eindruck.

In die Offensive gehen

Wird deutlich, dass ein erhöhter Arbeitseinsatz nötig ist, sollten Sie in die Offensive gehen und Ihren Beitrag zur Problemlösung ohne Vorbedingungen anbieten. Beispielsweise können Sie sagen: "Dass unser Wettbewerber ABC GmbH jetzt doch vor uns auf dem Markt ist, gefährdet unseren Erfolg. Ich biete an, dass ich über das Wochenende deren Produkt so genau wie möglich analysiere. Dann können wir am Montag überlegen, womit wir unser Produkt abgrenzen."

Verdeutlichen Sie Ihre Leistung, aber protzen Sie nicht mit ihr!

Sobald Sie Ihre Arbeit vollbracht haben, müssen sie Ihren Beitrag "verkaufen". Überreichen Sie Ihrem Vorgesetzen oder Auftraggeber Ihr Arbeitsergebnis - das kann auch in Form eines E-Mail-Anhangs geschehen - und beschreiben Sie es als Ihren persönlichen Beitrag zum Projekterfolg, den Sie außerhalb des bestehenden Vertragverhältnisses unentgeltlich erbracht haben. Z.B. können Sie formulieren: "Sehr geehrter Herr XY, als meinen persönlichen Beitrag zur Bewältigung der neuen Situation sende ich Ihnen anbei die Präsentation über unser Projekt für die neuen Inhaber. Ich habe sie am Wochenende erstellt und hoffe, dass ich dadurch einen kleinen Beitrag zum Fortbestand unserer Abteilung leisten konnte."

Als Freiberufler können Sie ein wenig weiter gehen und Ihrem Auftraggeber z.B. einen Gutschein über die Zusatzleistung überreichen. Wie Sie Ihre Mehrarbeit kommunizieren und das Ergebnis übergeben, hängt von Ihrem persönlichen Verhältnis zum Auftraggeber bzw. zu Ihrer Kontaktperson ab.