Das Wesentliche auf einen Blick Microsoft Excel – schnelle Formatierung für umfangreiche Daten

Die Kostenplanung zu Ihrem Projekt ist erstellt. Bevor Sie die zugehörige Excel-Datei jedoch z.B. an das Controlling weiterleiten, sollten Sie dafür sorgen, dass der Empfänger effizient damit arbeiten kann. Denn während Sie die Daten bestens kennen, hat der Empfänger oft Mühe, sich darin zurechtzufinden und die wesentlichen Informationen zu erfassen. Cornelia Niklas zeigt, wie Sie mit wenig Aufwand eine praxisgerechte Formatierung erzeugen und welche Grundprinzipien dabei wichtig sind. Die mitgelieferte Checkliste können Sie für die eigene Bearbeitung nutzen.

 

Das Wesentliche auf einen Blick Microsoft Excel – schnelle Formatierung für umfangreiche Daten

Die Kostenplanung zu Ihrem Projekt ist erstellt. Bevor Sie die zugehörige Excel-Datei jedoch z.B. an das Controlling weiterleiten, sollten Sie dafür sorgen, dass der Empfänger effizient damit arbeiten kann. Denn während Sie die Daten bestens kennen, hat der Empfänger oft Mühe, sich darin zurechtzufinden und die wesentlichen Informationen zu erfassen. Cornelia Niklas zeigt, wie Sie mit wenig Aufwand eine praxisgerechte Formatierung erzeugen und welche Grundprinzipien dabei wichtig sind. Die mitgelieferte Checkliste können Sie für die eigene Bearbeitung nutzen.

 

Als Projektcontrollerin erhalte ich häufig Excel-Dateien – von großen Kostenplanungsdateien über IST-Kostenaufstellungen bis hin zu verschiedenen Analysen und Auswertungen. Das Spektrum des Erscheinungsbilds ist dabei unglaublich breit. Manche Dateien sind stimmig formatiert und gut lesbar, bei anderen erschwert eine fehlende Formatierung die Lesbarkeit enorm. Während der Ersteller selbst die Daten bestens kennt und alles Wichtige auf einen Blick findet, habe ich als Empfänger oft Mühe, mich darin zurechtzufinden und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen – von der Möglichkeit des Ausdrucks in einem sauberen Druckbild ohne aufwendige Nachformatierung ganz zu schweigen.

Ich spreche hier nicht vom fachlichen Inhalt der Daten – also deren Qualität –, sondern ausschließlich von der Brauchbarkeit der Dateien im Sinne einer schnellen und übersichtlichen Darstellung, einer guten Lesbarkeit und Druckbarkeit, der Sichtbarkeit des Erstelldatums, des Urhebers oder auch der Gültigkeit einer Datei, also der Angabe, ob es sich um eine zu überarbeitende Version oder um die finale Fassung handelt.

Eine professionelle Formatierung von Excel-Dokumenten kostet nicht viel Zeit. Mit den hier vorgestellten Formatierungshilfen und Funktionen erleichtern Sie dem Leser bzw. Empfänger die Handhabung sowie das Ausdrucken und ermöglichen eine effiziente Bearbeitung – was überflüssigen Aufwand und manchmal auch Ärger erspart.

Die Tücken unformatierter Excel-Tabellen

Es gibt eine Vielzahl von Stolpersteinen, welche die Bearbeitung umfangreicher Excel-Tabellen erschweren. Vielleicht kommt Ihnen ja die eine oder andere der nachfolgend beschriebenen Situationen bekannt vor.

Formatierung

Sie haben von einem Kollegen eine große Excel-Datei erhalten, die Sie verstehen oder sogar weiterbearbeiten sollen. Doch wenn Sie durch die Tabellen scrollen, verschwinden die Überschriftzeilen oder ‑spalten und Sie verlieren schnell den Überblick über die Einträge. Zahlen sind – teils in derselben Spalte – einmal mit und einmal ohne Nachkommastellen formatiert, so dass Sie große und kleine Werte auf den ersten Blick kaum unterscheiden können. Und Summenzeilen sind nicht hervorgehoben und damit auf den ersten Blick nicht erkennbar. Ohne Nachformatieren ist das Manövrieren in einer solchen Datei kaum möglich, und es fällt schwer zu erkennen, welche Daten nun berechnet sind und welche nicht.

Leerzeilen

Gerade bei umfangreichen Dateien ist es hilfreich, Daten mit der "Autofilter"-Funktion von Excel nach bestimmten Kriterien zu selektieren. Nachdem Sie die Datei einige Zeit unter Verwendung dieser Funktion bearbeitet haben, müssen Sie feststellen, dass in der Ausgangsdatei weit unten im Blatt Leerzeilen enthalten sind – was zu falschen Teilergebnissen führt. Oder Sie möchten eine Pivot-Tabelle erzeugen, was nicht funktioniert, weil Leerzeilen existieren bzw. Spalten keine Überschrift besitzen. Bei Dateien mit hunderten von Zeilen sieht dies der Betrachter nicht auf den ersten Blick.

Bezeichnung der Tabellenblätter

Der Versender der Datei erwartet dringend Ihr Feedback – doch in der Eile übersehen Sie wichtige Daten, auf die der Ersteller der Datei nicht gesondert hingewiesen hatte und die in Tabellenblättern mit nichtsagenden Registerbezeichnungen ("Tabelle 1", Tabelle 2" …) "versteckt" sind.

Automatische Berechnung und externe Bezüge

Noch mehr Freude kommt auf, wenn in einer Excel-Datei aufwendige Formeln enthalten sind, die sich beispielsweise mit einem "SVERWEIS"-Befehl auf andere Tabellenblätter beziehen. Dann müssen Sie sich – falls Sie in Excel nicht so versiert sind und die Berechnungsoptionen nicht schon vorher im Menüpunkt Formeln auf "manuell" geschaltet haben – schon beim Öffnen der Datei in Geduld üben, bis alles neu berechnet wurde. Ebenso passiert dies bei einer Ergänzung, da das Programm die Formelergebnisse nach jeder Änderung neu berechnet und dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Noch schlimmer: Beziehen sich die Formeln auf nicht mitgesendete Dateien, erscheint bereits beim Öffnen eine entsprechende Fehlermeldung, die beim Empfänger Verwirrung stiften kann. Bei ungeschickter Handhabung kann der Bezug zu den fehlenden externen Daten verloren gehen oder es können Formeln überschrieben werden.

Bild 1: Negativbeispiel für die Darstellung einer Projektauswertung.
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Drucken

Auch beim Druckvorgang erleben Sie bei umfangreichen Tabellen gelegentlich böse Überraschungen: Sie klicken auf das Druckersymbol, um schnell einen Ausdruck einer Datei – etwa als Besprechungsunterlage – zu erzeugen, und der Drucker liefert etliche, teils halb bedruckte Seiten, mit leeren Seiten dazwischen, ohne Nummerierung, ohne Titelzeilen – ganz zu schweigen von Informationen, wie Dateinamen, Urheber oder Speicherort.

Kryptische oder fehlende Informationen

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Hans-Jürgen
Seitz

Sehr gute und hilfreiche Zusammenfassung!