Das Wesentliche auf einen Blick

Microsoft Excel – schnelle Formatierung für umfangreiche Daten

Die Kostenplanung zu Ihrem Projekt ist erstellt. Bevor Sie die zugehörige Excel-Datei jedoch z.B. an das Controlling weiterleiten, sollten Sie dafür sorgen, dass der Empfänger effizient damit arbeiten kann. Denn während Sie die Daten bestens kennen, hat der Empfänger oft Mühe, sich darin zurechtzufinden und die wesentlichen Informationen zu erfassen. Cornelia Niklas zeigt, wie Sie mit wenig Aufwand eine praxisgerechte Formatierung erzeugen und welche Grundprinzipien dabei wichtig sind. Die mitgelieferte Checkliste können Sie für die eigene Bearbeitung nutzen.

Als Projektcontrollerin erhalte ich häufig Excel-Dateien – von großen Kostenplanungsdateien über IST-Kostenaufstellungen bis hin zu verschiedenen Analysen und Auswertungen. Das Spektrum des Erscheinungsbilds ist dabei unglaublich breit. Manche Dateien sind stimmig formatiert und gut lesbar, bei anderen erschwert eine fehlende Formatierung die Lesbarkeit enorm. Während der Ersteller selbst die Daten bestens kennt und alles Wichtige auf einen Blick findet, habe ich als Empfänger oft Mühe, mich darin zurechtzufinden und die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen – von der Möglichkeit des Ausdrucks in einem sauberen Druckbild ohne aufwendige Nachformatierung ganz zu schweigen.

Ich spreche hier nicht vom fachlichen Inhalt der Daten – also deren Qualität –, sondern ausschließlich von der Brauchbarkeit der Dateien im Sinne einer schnellen und übersichtlichen Darstellung, einer guten Lesbarkeit und Druckbarkeit, der Sichtbarkeit des Erstelldatums, des Urhebers oder auch der Gültigkeit einer Datei, also der Angabe, ob es sich um eine zu überarbeitende Version oder um die finale Fassung handelt.

Eine professionelle Formatierung von Excel-Dokumenten kostet nicht viel Zeit. Mit den hier vorgestellten Formatierungshilfen und Funktionen erleichtern Sie dem Leser bzw. Empfänger die Handhabung sowie das Ausdrucken und ermöglichen eine effiziente Bearbeitung – was überflüssigen Aufwand und manchmal auch Ärger erspart.

Die Tücken unformatierter Excel-Tabellen

Es gibt eine Vielzahl von Stolpersteinen, welche die Bearbeitung umfangreicher Excel-Tabellen erschweren. Vielleicht kommt Ihnen ja die eine oder andere der nachfolgend beschriebenen Situationen bekannt vor.

Formatierung

Sie haben von einem Kollegen eine große Excel-Datei erhalten, die Sie verstehen oder sogar weiterbearbeiten sollen. Doch wenn Sie durch die Tabellen scrollen, verschwinden die Überschriftzeilen oder ‑spalten und Sie verlieren schnell den Überblick über die Einträge. Zahlen sind – teils in derselben Spalte – einmal mit und einmal ohne Nachkommastellen formatiert, so dass Sie große und kleine Werte auf den ersten Blick kaum unterscheiden können. Und Summenzeilen sind nicht hervorgehoben und damit auf den ersten Blick nicht erkennbar. Ohne Nachformatieren ist das Manövrieren in einer solchen Datei kaum möglich, und es fällt schwer zu erkennen, welche Daten nun berechnet sind und welche nicht.

Leerzeilen

Gerade bei umfangreichen Dateien ist es hilfreich, Daten mit der "Autofilter"-Funktion von Excel nach bestimmten Kriterien zu selektieren. Nachdem Sie die Datei einige Zeit unter Verwendung dieser Funktion bearbeitet haben, müssen Sie feststellen, dass in der Ausgangsdatei weit unten im Blatt Leerzeilen enthalten sind – was zu falschen Teilergebnissen führt. Oder Sie möchten eine Pivot

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