Die formale Gesprächsnotiz verhindert Missverständnisse

Mit einem MEMO Gesprächsinhalte strukturiert dokumentieren

Kennen Sie das: Sie treffen am Kaffeeautomaten zufällig einen Mitarbeiter und nutzen die Chance, um mit ihm kurz das weitere Vorgehen im Projekt zu besprechen. Anschließend warten Sie vergeblich auf seine Arbeitsergebnisse – während Sie der Ansicht waren, Ihrem Mitarbeiter eindeutig eine Aufgabe übertragen zu haben, fasste dieser es ganz anders auf. Wie Sie solche Missverständnisse ganz einfach mit einem MEMO verhindern, zeigt Ihnen Dr. Tomas Bohinc in diesem Tipp.
Die formale Gesprächsnotiz verhindert Missverständnisse

Mit einem MEMO Gesprächsinhalte strukturiert dokumentieren

Kennen Sie das: Sie treffen am Kaffeeautomaten zufällig einen Mitarbeiter und nutzen die Chance, um mit ihm kurz das weitere Vorgehen im Projekt zu besprechen. Anschließend warten Sie vergeblich auf seine Arbeitsergebnisse – während Sie der Ansicht waren, Ihrem Mitarbeiter eindeutig eine Aufgabe übertragen zu haben, fasste dieser es ganz anders auf. Wie Sie solche Missverständnisse ganz einfach mit einem MEMO verhindern, zeigt Ihnen Dr. Tomas Bohinc in diesem Tipp.

Gespräche gehören, neben Besprechungen, zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten im Projektmanagement. Wie in Besprechungen werden Informationen eingeholt, Sachverhalte geklärt und Entscheidungen gefällt. Während man die Ergebnisse einer Besprechung im Protokoll nachlesen kann, fehlt bei Gesprächen jedoch meist eine vergleichbare Dokumentation.

MEMOS sind ein bewährtes Instrument, um Gesprächsergebnisse wie in einem Protokoll zu dokumentieren. Im Unterschied dazu ist ein MEMO jedoch weniger formal und daher rasch erstellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen eine einfache Struktur für ein MEMO und zeigt Ihnen, wie Sie damit Gespräche in der Praxis dokumentieren und aufbewahren können.

Gesprächssituationen im Projekt

Gesprächsanlässe gibt es viele im Projekt: Klärende Gespräche über Erwartungen an das Projekt mit Kunden oder anderen wichtigen Stakeholdern, Diskussionen mit Mitarbeitern über personelle Angelegenheiten wie Vereinbarungen über den Urlaub, oder mit Lieferanten zum Konkretisieren von vertraglichen Vereinbarungen. Die Gemeinsamkeit dieser Gespräche: Es werden Informationen eingeholt und Sachverhalte geklärt, die Auswirkungen auf das Projekt haben. Sie werden auch als "formell gesprochene Kommunikation" bezeichnet. Üblich ist, dass jeder Gesprächsteilnehmer in einem solchen Gespräch das mitschreibt, was für Ihn wichtig ist. Jeder nimmt aus dem Gespräch dann das mit, was er sich behalten oder notiert hat.

Unterschiedliche Bewertungen und Interpretationen

Nicht selten gibt es jedoch ein böses Erwachen, weil jeder Gesprächspartner die Ergebnisse des Gesprächs unterschiedlich bewertet und seine eigenen Schlüsse daraus zieht. Denn jeder Mensch nimmt die Inhalte eines Gesprächs so wahr, wie sie am besten in seinen Kontext und Erfahrungshorizont passen. Solche Missverständnisse können Sie vermeiden, indem Sie nach dem Gespräch die Ergebnisse festhalten und sich anschließend darüber austauschen.

Was wird in einem MEMO festgehalten?

Welche Inhalte in einem MEMO festgehalten werden, hängt vom Charakter des Gesprächs ab. Erfragen Sie z.B. als Projektleiter Informationen, dient das MEMO dazu, diese stichwortartig festzuhalten und Verweise zu den Informationsquellen aufzunehmen. Besprechen und lösen Sie Probleme oder Konflikte, dann hält das MEMO die getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen fest. Werden im Gespräch Maßnahmen besprochen, die von den Teilnehmern nach dem Gespräch durchgeführt werden müssen, werden diese ebenfalls als Maßnahmen im MEMO festgehalten. In diesem Fall könnte das MEMO auch einen kurzen Maßnahmenplan enthalten.

Ungeklärte Gesprächsinhalte im MEMO nachverfolgen

Mit einem MEMO können Sie auch Gesprächsinhalte nachverfolgen, die während des Gesprächs nicht geklärt werden konnten. Formulieren Sie diese als Aufgaben im MEMO. In Reaktion auf das MEMO können diese Inhalte dann ergänzt werden, Beispiel: "Herr Müller klärt, auf welcher Kostenstelle die Leistungen verbucht werden."

Was ist ein MEMO?

Laut Wikipedia ist MEMO die Abkürzung für Memorandum. Ein Memorandum hat drei Bedeutungen: Eine Denkschrift, eine kalendarische Notiz oder, wie in diesem Beitrag, eine Notiz, die etwas Wichtiges festhält. Im Prinzip ist ein MEMO eine formale Gesprächsnotiz, die von den Gesprächspartnern bestätigt wird. Ein MEMO ist weniger formell als ein Protokoll und wird formlos auf Papier, in einem Textdokument oder in einer E-Mail geschrieben. Wichtig ist, dass die besprochenen Inhalte so festgehalten werden, dass die Gesprächspartner ein gleiches Verständnis vom Gesprächsinhalt haben.

Die Bestandteile eines MEMOs

In einem MEMO sollten Sie die folgenden Inhalte festhalten:

  • Die Beteiligten am Gespräch:
    Kennen sich die Gesprächsteilnehmer so, reicht es, wenn Sie den Namen oder auch nur den Vornamen festhalten. Bei eher formellen Gesprächen, bei denen sich die Gesprächsteilnehmer nicht kennen, sollten Sie auch deren formelle Bezeichnung oder Rollen aufführen.
  • Der Gesprächsanlass oder das Thema:
    Benennen Sie kurz und knapp aber aussagekräftig das Thema. Schon beim Lesen des Themas sollten die Gesprächsteilnehmer sofort identifizieren können, um was es geht. Statt zu formulieren: "Terminverzögerung beim Arbeitspaket 0033" schreibt man konkreter: Verzögerung von 5 Tagen beim Modul Dokumentenverwaltung.
  • Tag und Uhrzeit des Gespräches:
    Mit diesen Informationen kann jeder Gesprächsteilnehmer das Gespräch leichter in seinem Kalender finden. Zudem identifizieren Sie damit das Gespräch eindeutig, wenn es zum gleichen Thema mehrere Gespräche gab.
  • Gesprächsinhalte:
    Ein MEMO sollte alle wichtigen Gesprächsinhalte enthalten, aber eben nur diese. Ein MEMO ist eine Gedächtnisstütze und soll den Gesprächsteilnehmern helfen, sich an Gesprächsinhalte zu erinnern. Wichtig ist jedoch, dass Sie Arbeitsaufträge, Entscheidungen oder Vereinbarungen konkret festhalten, damit es im Nachhinein möglichst wenig Interpretationsspielraum gibt.
  • Maßnahmenplan oder Aktivitätenliste (optional):
    Diese Liste fasst die nach dem Gespräch durchzuführenden Maßnahmen übersichtlich zusammen. Sie sollte die Maßnahme, den Verantwortlichen für die Maßnahme und einen Erledigungstermin enthalten.

Beziehung zum Gesprächspartner stärken

Ein MEMO dient vor allem dazu Gesprächsinhalte zu dokumentieren. Es kann vom Ersteller aber auch dazu genutzt werden, eine positive Beziehung zum Gesprächspartner zu verstärken. Dies geschieht durch die Einleitung und durch eine Schlussformel. Verlief das Gespräch in einer guten Atmosphäre, so kann dies in der Einleitung z.B. so hervorgehoben werden: "Vielen Dank für das informative und konstruktive Gespräch. Ich habe hier die wichtigsten Inhalte festgehalten…

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 4

Alle Kommentare

Rainer
Lingmann
Mich irritiert die Schreibung von "MEMO" in Versalien. Hat das eine Bedeutung? Wie Sie richtig schreiben, ist Memo eine Abkürzung von Memorandum, aber kein Akronym. Akronyme werden in Versalien geschrieben, beispielsweise UFO, Abkürzungen aber nicht.
Hallo Herr Lingmann,

danke für Ihre Nachfrage. Orthografisch gesehen haben Sie vollkommen Recht. Die Schreibung in Großbuchstaben war ein Vorschlag des Autors, der uns sinnvoll erschien, um den Begriff hervorzuheben.
Guest
Ein Memo als Email zu verteilen halte ich nur für bedingt geeignet. Die täglich Email-Flut wird dadurch nicht verkleinert und auch das Mitarbeiten der Teilnehmer funktioniert nicht effizient. Ich halte es für besser, das Memo an einem zentralen Ort abzulegen und per Mail höchstens diesen Ort zu versenden. Das kann allerdings noch besser schon in der Einladung geschehen (falls es ein geplantes Meeting war). Die beiden wichtigsten Vorteile der Ablage von nur einem Dokument sind die Möglichkeit der kollaborativen Arbeit an den Inhalten und die Vermeidung von digitalen Kopien in unterschiedlichsten Bearbeitungsständen.
Tomas
Bohinc
Dr.

Antwort auf von florian.thurne… (nicht überprüft)

Sehr geehrter Herr Thurner, vielen Dank für diesen Hinweis. In welcher Form ein MEMO versandt wird, hängt viel von den Gepflogenheiten im Unternehmen ab. In nicht jedem Unternehmen sind die Mitarbeiter gewohnt zentrale Datenablagen zu nutzen. Jedoch dort, wo es zentrale Ablagen gibt, hat eine zentrale Ablage drüber hinaus den Vorteil, dass die MEMOS an einer Stelle gefunden werden können.
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