Die formale Gesprächsnotiz verhindert Missverständnisse

Mit einem MEMO Gesprächsinhalte strukturiert dokumentieren

Kennen Sie das: Sie treffen am Kaffeeautomaten zufällig einen Mitarbeiter und nutzen die Chance, um mit ihm kurz das weitere Vorgehen im Projekt zu besprechen. Anschließend warten Sie vergeblich auf seine Arbeitsergebnisse – während Sie der Ansicht waren, Ihrem Mitarbeiter eindeutig eine Aufgabe übertragen zu haben, fasste dieser es ganz anders auf. Wie Sie solche Missverständnisse ganz einfach mit einem MEMO verhindern, zeigt Ihnen Dr. Tomas Bohinc in diesem Tipp.

Gespräche gehören, neben Besprechungen, zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten im Projektmanagement. Wie in Besprechungen werden Informationen eingeholt, Sachverhalte geklärt und Entscheidungen gefällt. Während man die Ergebnisse einer Besprechung im Protokoll nachlesen kann, fehlt bei Gesprächen jedoch meist eine vergleichbare Dokumentation.

MEMOS sind ein bewährtes Instrument, um Gesprächsergebnisse wie in einem Protokoll zu dokumentieren. Im Unterschied dazu ist ein MEMO jedoch weniger formal und daher rasch erstellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen eine einfache Struktur für ein MEMO und zeigt Ihnen, wie Sie damit Gespräche in der Praxis dokumentieren und aufbewahren können.

Gesprächssituationen im Projekt

Gesprächsanlässe gibt es viele im Projekt: Klärende Gespräche über Erwartungen an das Projekt mit Kunden oder anderen wichtigen Stakeholdern, Diskussionen mit Mitarbeitern über personelle Angelegenheiten wie Vereinbarungen über den Urlaub, oder mit Lieferanten zum Konkretisieren von vertraglichen Vereinbarungen. Die Gemeinsamkeit dieser Gespräche: Es werden Informationen eingeholt und Sachverhalte geklärt, die Auswirkungen auf das Projekt haben. Sie werden auch als "formell gesprochene Kommunikation" bezeichnet. Üblich ist, dass jeder Gesprächsteilnehmer in einem solchen Gespräch das mitschreibt, was für Ihn wichtig ist. Jeder nimmt aus dem Gespräch dann das mit, was er sich behalten oder notiert hat.

Unterschiedliche Bewertungen und Interpretationen

Nicht selten gibt es jedoch ein böses Erwachen, weil jeder Gesprächspartner die Ergebnisse des Gesprächs unterschiedlich bewertet und seine eigenen Schlüsse daraus zieht. Denn jeder Mensch nimmt die Inhalte eines Gesprächs so wahr, wie sie am besten in seinen Kontext und Erfahrungshorizont passen. Solche Missverständnisse können Sie vermeiden, indem Sie nach dem Gespräch die Ergebnisse festhalten und sich anschließend darüber austauschen.

Was wird in einem MEMO festgehalten?

Welche Inhalte in einem MEMO festgehalten werden, hängt vom Charakter des Gesprächs ab. Erfragen Sie z.B. als Projektleiter Informationen, dient das MEMO dazu, diese stichwortartig festzuhalten und Verweise zu den Informationsquellen aufzunehmen. Besprechen und lösen Sie Probleme oder Konflikte, dann hält das MEMO die getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen fest. Werden im Gespräch Maßnahmen besprochen, die von den Teilnehmern nach dem Gespräch durchgeführt werden müssen, werden diese ebenfalls als Maßnahmen im MEMO festgehalten. In diesem Fall könnte das MEMO auch einen kurzen Maßnahmenplan enthalten.

Ungeklärte Gesprächsinhalte im MEMO nachverfolgen

Mit einem MEMO können Sie auch Gesprächsinhalte nachverfolgen, die während des Gesprächs nicht geklärt werden konnten. Formulieren Sie diese als Aufgaben im MEMO. In Reaktion auf das MEMO können diese Inhalte dann ergänzt werden, Beispiel: "Herr Müller klärt, auf welcher Kostenstelle die Leistungen verbucht werden."

Was ist ein MEMO?

Laut Wikipedia

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