Wichtiges Kommunikationsmittel im Projekt Protokolle machen Meetings effizient!

Protokoll zu führen gehört sicher nicht zu Ihren Lieblingsaufgaben. In diesem Tipp zeigt Ihnen Lena Pritzl, warum Protokolle wichtige Kommunikationsinstrumente im Projekt sind und wie Sie ein Protokoll effizient erstellen.

Wichtiges Kommunikationsmittel im Projekt Protokolle machen Meetings effizient!

Protokoll zu führen gehört sicher nicht zu Ihren Lieblingsaufgaben. In diesem Tipp zeigt Ihnen Lena Pritzl, warum Protokolle wichtige Kommunikationsinstrumente im Projekt sind und wie Sie ein Protokoll effizient erstellen.

"Wer schreibt denn heute das Protokoll?" Diese Frage verdirbt in vielen Meetings schon am Anfang die Stimmung. Freiwillig meldet sich selten jemand. Wenn sich endlich ein Kollege (widerwillig) dazu bereit erklärt, sind alle anderen froh, dass sie noch einmal davon gekommen sind.

Oft sieht das anschließende Protokoll leider auch so aus: Schnell und lustlos zusammengeschrieben, in vielen Punkten unverständlich, mit unnötige Banalitäten, aber ohne die entscheidenden Informationen. So ist das Protokoll selten direkt nach der Sitzung fertig, sondern muss danach noch zeitaufwendig vervollständigt und in Form gebracht werden. Wer übernimmt da schon gern den Job des Protokollanten?

Wer schreibt's?

Jeder kann ein Protokoll schreiben. Oft ist es jedoch sinnvoll, dass ein Teammitglied protokolliert, das nicht maßgeblich an den Detailentscheidungen des jeweiligen Meetings beteiligt ist oder z.B. eine Präsentation hält. So hat der Protokollant die nötige Zeit und Ruhe, um die Ergebnisse festzuhalten. In gleichberechtigten Teams können die Rollen des Protokollführers und Gesprächsleiters auch rollierend gehandhabt werden: So ist jeder einmal dran. Als Belohnung leitet der Protokollführer dann das nächste Treffen. Nach ein paar Runden laufen die Meetings dadurch wesentlich disziplinierter und effizienter, da jeder weiß, was Gesprächsführung bedeutet.

Wozu ist ein Protokoll nötig?

Wichtiger als die Frage nach dem Protokollanten ist die Frage nach Sinn und Zweck des Protokolls. Gründe für ein Protokoll sind vor allem:

  • Informationen und beschlossene Ergebnisse festhalten, z.B. für Personen, die bei der Besprechung nicht anwesend waren
  • Fixieren und Veröffentlichen von Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten
  • Nachvollziehen der Gründe für getroffene Entscheidungen
  • Rekonstruierbarkeit des Projektverlaufs

Protokolle dokumentieren die Ergebnisse von (Projekt-)Besprechungen, den Verlauf hingegen nur in besonderen Fällen. Protokolle sind unabdingbar, wenn es darum geht, Entscheidungen zu dokumentieren und Aufgaben festzulegen. Nur mit einem schriftlichen Protokoll kann sich Ihr Projektteam auf die abgestimmten Ergebnisse berufen und Sie schieben den oft typischen unterschiedlichen Erinnerungen an eine Besprechung einen Riegel vor. Mängel in der Protokollführung können daher zu unmittelbaren Mängeln bei der Steuerung des Projekts führen.

Hier kommt dem Protokollführer auch eine besondere Verantwortung in der Besprechung zu: Er oder sie drängt darauf, dass eine Entscheidung klar und eindeutig formuliert ist und dass alle mit dieser Formulierung einverstanden sind.

Es ist keine Zeitverschwendung, wenn der Protokollführer auf einer eindeutigen und klaren Formulierung beharrt! Wenn diese nicht innerhalb weniger Sekunden gefunden wird, liegt dies nicht daran, dass ein Protokoll geschrieben wird, sondern daran, dass es noch keine echte Einigung gibt.

Bestandteile eines Protokolls

Die folgenden Punkte sollten in jedem Protokoll enthalten sein, je nach Zweck (s.o.) unterschiedlich detailliert:

  • Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
  • Teilnehmer (Namen und Organisationseinheiten) und ggf. ihre Funktion in der Besprechung (Besprechungsleiter, Protokollführer usw.)
  • Verteiler (Namen und Organisationseinheit)
  • Anlass und Thema (z.B. "Änderungsantrag Benutzeroberfläche")
  • Tagesordnung
  • Protokollnachlese (Protokoll des letzten Treffens)
  • Ergebnisse nach Tagesordnungspunkten gegliedert
  • Aufgabenliste (bzw. Liste der offenen Punkte/Project Issues)

Ggf. gehören auch noch die Auflistung der Anlagen, Unterschriften und rechtliche Hinweise (u.a. Widerspruchsfristen) zum Protokoll.

Der schlanke Weg: Ergebnisprotokoll

Meist reicht ein Ergebnisprotokoll völlig aus. Dabei werden die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit zusammengefasst sowie getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge festgehalten. Beiträge einzelner Anwesender werden hier nicht erfasst. Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Falls notwendig, können Wege zur Entscheidungsfindung, wichtige Meinungsäußerungen und Beiträge mit protokolliert werden.

Analog oder digital?

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
7 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 10
Kommentare 7

Alle Kommentare (7)

Nico
Fiebig

Ein sehr schöner Artikel. Ich bin der Meinung, dass auch auf einem Ereignisprotokoll die Projektnummer einzutragen ist. Somit erhält das Protokoll über die eingetragene Projektnummer einen festen Bezug zum Projekt. Die Erfahrung zeigte mir, dass die Angabe des Verteilers auf dem Protokoll sehr sinnvoll ist. Ob ich nun das Protokoll digital oder analog ablege, kann ich aus dem Protokoll nachvollziehen, wer dieses Protokoll in Persona erhalten hat.

 

Guest

Danke für die Anregung Herr Fiebig. Projektname und -nummer sind nun in der Vorlage aufgenommen. Es freut mich, Thomas, dass Euch der Tipp weiterhilft.

 

Guest

Ich kann es nur bestätigen: keiner hat so wirklich Lust den zu schreiben und alle sind im Nachhinein doch froh, dass es die Minutes gibt. Das mit Integration finde ich auch toll (haben wir leider nicht): "Auch viele Projektmanagement-Tools stellen Funktionen zur Dokumentation von Besprechungen zur Verfügung".

 

Marcus
Andrä

Sehr guter Artikel! Mangels (noch) fehlender PM-Software nutze ich für manche Projekte OneNote mit direkter Anbindung an SharePoint.

 

Urs
von Ballmoos

Gute Fotos von Flipcharts, Whiteboard etc. mit Erklärungen reduzieren den Schreibaufwand und erhöhen die Authentizität des Protokolls. Für die Fotos haben sich bei mir die Apps CamScanner und Office Lens von Microsoft bewährt, weil damit ein guter Weissabgleich möglich ist und Bild nicht grau wird. Zudem kann das Bild entzerrt werden, was die Lesbarkeit nochmals deutlich erhöht.

 

Achim
Schäfer

Vielen Dank für den Artikel. Ich fühle mich bestätigt in einem Umfeld, das Protokollen im Arbeitsumfeld keine große Bedeutung zumisst. Eine Anmerkung aus dem politischen Bereich: Protokolle zu schreiben bedeutet auch immer, die Interpretationshoheit über das Geschehen zu haben. Insofern: wenn ein Verlaufsprotokoll wichtig ist, weil die verschiedenen Standpunkte und Argumente wiedergegeben werden, sollte man als Projektleiter*in darauf Einfluss nehmen, wer das Protokoll schreibt. Im Zweifel muss man selbst in den sauren Apfel beißen, wenn man nicht will, dass das Protokoll tendenziös wird.