Plan und Realität effizient vergleichen: Projektcontrolling mit Earned Value Management

Wo steht das Projekt? Passt der ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value ManagementEarned Value ManagementEarned Value Management ist die Standardmethode des PMBOK(R) Guide für Projekt-Controlling. Sie wurde 1967 vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium verpflichtend für Auftragnehmer eingeführt. Im Dokument DODI 7000.2 (Department of Defence Instruction) "Performance Measurements for Selected Acquisitions" wurde sowohl die Projektstrukturierung (Contractual Work Breakdown Structure) als auch die Fortschrittsmessung mit Earned Value beschrieben. Der Inhalt von DODI 7000.2 ist auch bekannt unter den Bezeichnungen "Cost/Schedule Control System Criteria (C/SCSC)" bzw. "C-Spec"., der ProjektsteuerungProjektsteuerungProjektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten. nach FertigstellungswertFertigstellungswertDer Fertigstellungswert (Earned Value) ist der monetär bemessene Wert der zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistung eines Vorgangs, Arbeitspakets oder Elements des Projektstrukturplans. Bestimmt wird der Fertigstellungswert , indem man für die erbrachten Leistungen die geplanten Kosten ermittelt., ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.

 

Plan und Realität effizient vergleichen: Projektcontrolling mit Earned Value Management

Wo steht das Projekt? Passt der ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value ManagementEarned Value ManagementEarned Value Management ist die Standardmethode des PMBOK(R) Guide für Projekt-Controlling. Sie wurde 1967 vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium verpflichtend für Auftragnehmer eingeführt. Im Dokument DODI 7000.2 (Department of Defence Instruction) "Performance Measurements for Selected Acquisitions" wurde sowohl die Projektstrukturierung (Contractual Work Breakdown Structure) als auch die Fortschrittsmessung mit Earned Value beschrieben. Der Inhalt von DODI 7000.2 ist auch bekannt unter den Bezeichnungen "Cost/Schedule Control System Criteria (C/SCSC)" bzw. "C-Spec"., der ProjektsteuerungProjektsteuerungProjektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten. nach FertigstellungswertFertigstellungswertDer Fertigstellungswert (Earned Value) ist der monetär bemessene Wert der zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistung eines Vorgangs, Arbeitspakets oder Elements des Projektstrukturplans. Bestimmt wird der Fertigstellungswert , indem man für die erbrachten Leistungen die geplanten Kosten ermittelt., ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.

 

BCWP, AC, BCWS, CPI, SPI und viele andere Abkürzungen machen eine der einfachsten und anschaulichsten Controlling-Methoden im Projekt zur undurchsichtigen Buchstabensuppe. Gemeint ist das so genannte Earned Value Management, das sich in etwa mit "Projektsteuerung nach Fertigstellungswert" übersetzen lässt. Dabei ist das KonzeptKonzeptNach der Formulierung des Projektziels, das bewusst lösungsneutral gehalten werden soll, steht die Suche nach Lösungsmöglichkeiten für die Aufgabenstellung. Für die aussichtsreichsten Lösungen werden dann Konzepte entwickelt, die den konkreten Lösungsweg beschreiben. des Earned Value leicht zu verstehen: Nur Ergebnisse zählen. Aufwände sind Kosten, aber noch kein Ergebnis. Mit einer einfachen Rechenmethode erhalten wir eine Positionsbestimmung für das Projekt. Zu optimistische Einschätzungen in Bezug auf den wirklichen Projektfortschritt werden auf diese Weise schnell aufgedeckt.

Wo steht das Projekt?

Auf diese einfache Frage, die der Kunde dem Projektleiter zu Recht stellt, bekommen wir von jedem Projektbeteiligten eine andere Antwort.

Vom Buchhalter bzw. Controller erfahren wir: "Bis zum Ende des letzten Quartals wurden auf die ProjektkostenstelleProjektkostenstelleEine Projektkostenstelle ist eine Buchungseinheit im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Kostenstellenrechnung, auf die alle Projektkosten gebucht werden, die bei der betrieblichen Leistungserstellung von Projekten entstehen. 125.376,43 EUR gebucht. Das ProjektbudgetProjektbudgetDas Projektbudget bezeichnet die freigegebenen, maximal verfügbaren Kosten (betriebswirtschaftlich) oder Finanzmittel (finanzwirtschaftlich) im Projekt. Es wird durch Auftraggeber oder Lenkungsausschuss freigegeben. ist zu 68,5% ausgeschöpft. Wir sind mit einer akzeptablen Abweichung noch im KostenplanKostenplanKostenplan ist das Ergebnis der Projektkalkulation . Er gibt an, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt für welche Leistungen voraussichtlich anfallen.. Der hat zu diesem Zeitpunkt - ungenau wie die Planungen von euch Projektmanagern nun einmal sind - 125.000 EUR vorgesehen."

Von einem Arbeitspaketverantwortlichen ist zu hören: "Alles im grünen Bereich! Ich habe zwar noch das ProblemProblem1) Aufgabenstellung, für deren Erfüllung noch keine Arbeitsanweisung besteht und für die es eine neue Lösung zu entwickeln gilt (z.B. Produktinnovation). 2) Unerwünschte Abweichung der Ist-Situation von der Soll-Situation (z.B. Kostenüberschreitung). 3) Risikofolge, die Schaden verursachen kann (z.B. Patentklage eines Wettbewerbers). 4) Einschränkende Randbedingung zur Erfüllung von Aufgaben. (z.B. Verfügbarkeit einer Engpassressource). mit der Spannungsstabilität an der Endstufe des Verstärkers 0815, aber das bekommen wir sicher in den Griff."

Der Terminplaner wiederum demonstriert uns stolz sein Gantt-DiagrammGantt-DiagrammDas Gantt-Diagramm , benannt nach dem von Lawrence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung, stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. und berechnet uns auf Anfrage für drei Szenarien die freien Pufferzeiten.

Diese Aussagen haben zweifelsfrei ihren Wert und beruhigen für den Moment. Aber sie geben keine Antwort auf die beiden "Fragen aller Fragen" im Projektmanagement:

Vielleicht kennen Sie das 90%-Phänomen aus eigener Erfahrung: Die Mitarbeiter sagen nach den ersten Arbeiten schnell, dass sie mit ihrem Arbeitspaket schon fast fertig sind und nur noch Kleinigkeiten fehlen. So kann der Projektleiter sich lange in Sicherheit wiegen: Die Kosten bleiben im Rahmen, die Mitarbeiter kommen gut voran - was soll da groß passieren? Die unvermeidliche Katastrophe kommt gegen Projektende: Die QualitätssicherungQualitätssicherungQualitätssicherung ist im Rahmen des Qualitätsmanagements die übergeordnete Aufgabe , die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems einer Organisationseinheit zu gewährleisten. verweigert beispielsweise die AbnahmeAbnahmeDie Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, dass dieser das vereinbarte ↑Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat., weil eine ISO-Norm nicht erfüllt ist. Die scheinbare Kleinigkeit erweist sich als Funke für eine Kostenexplosion.

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Alle Kommentare (4)

Robert
Poensgen

Sehr guter Artikel. Das Thema "Vorhersage" (Estimate at Completion) wird leider nur kurz angeschnitten mit dem Verweis auf weiterführende Literatur. Schade!

 

Bettina
Freise

Hallo, ich finde den Artikel sehr anschaulich. Wenn ich mich nicht irre sind in Tabelle 3 letzte Zeile die Einträge für SPI und CPI vertauscht. Gruß Rainer Liebhart

 

Georg
Angermeier
Dr.

Hallo Herr Liebhart, vielen Dank für Ihren Hinweis, die Zahlen waren tatsächlich vertauscht. Wir haben den Fehler korrigiert.

 

Guest

Ich beschäftige mich gerade mit dem Thema EVM auch um es im Rahmen von Vorbereitungskursen weiterzugeben. Der Artikel war daher sehr hilfreich.