Layout-Wildwuchs vermeiden

PowerPoint – So führen Sie Folien aus unterschiedlichen Quellen zusammen

Eine neue PowerPoint-Präsentation ist schnell erstellt: Ein paar Folien aus vorhandenen Präsentationen kopiert, angepasst und wo nötig neue Folien ergänzt – fertig! Doch oft fängt die Arbeit damit erst an. Plötzlich stehen mehrere Folienmaster, zusätzliche Layouts und andere Farben zur Auswahl. Um einen solchen Layout-Wildwuchs einzudämmen und das Corporate-Design zu erhalten, sind oft umfangreiche manuelle Nacharbeiten erforderlich. Dieter Schiecke zeigt, wie sich das mit dem richtigen Vorgehen vermeiden lässt.

Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Präsentation erstellen müssen? Optimal wäre es, wenn Sie die Folien für die Präsentation jeweils komplett neu anlegen. Und zwar in einer Präsentation, die tatsächlich auf der Vorlage beruht, die aktuell im Unternehmen als Standard festgelegt ist. Doch die Praxis sieht meist anders aus: Nahezu immer werden Folien aus vorhandenen Präsentationen in die aktuelle Präsentation hineinkopiert, bei Bedarf angepasst und einige neue Folien ergänzt.

Was viele Anwender nicht wissen: Das Einfügen von Folien aus anderen Präsentationen führt oft ungewollt dazu, dass Folienlayouts in Ihre aktuelle Präsentation gelangen, die vom festgelegten Firmenstandard abweichen.

Hier nur einige der Folgen:

  • Stehen in der aktuellen Präsentation auf einmal mehr Layouts als vorher zur Verfügung, stellt sich beim Erzeugen weiterer Folien die Frage, welche Layouts korrekt sind.
  • Noch gravierender ist es, wenn plötzlich mehrere Folienmaster, zusätzliche Layouts und andere Farben als gewohnt zur Auswahl stehen. Wer nicht allzu oft mit PowerPoint arbeitet und daher mit den Standards nicht vertraut ist, wird die angebotenen Möglichkeiten nutzen. So entstehen neue Folien, die definitiv von den Firmenvorgaben abweichen. Mit anderen Worten: Die Mühe, die andere aufgewandt haben, um das Corporate Design in PowerPoint umzusetzen, wird damit zunichte gemacht.
  • Geben Sie eine solche Präsentation mit fremden Layouts oder zusätzlichem Folienmaster an andere Kollegen weiter, erhalten diese ein "falsches Fundament" für ihre Präsentation.

Bild 1 zeigt typische Szenarien, bei denen Folien aus anderen Quellen übernommen werden.

Bild 1: Eine Auswahl typischer Szenarien, die beim Zusammenstellen einer Präsentation möglich sind.
Foto: © Janina Dierks - Fotolia.com
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Auch wenn Sie nur ab und zu eine Präsentation erstellen und kein PowerPoint-Spezialist sein wollen, ist es durchaus sinnvoll, näher zu betrachten, was PowerPoint im Hintergrund macht, wenn Sie Folien aus "alten" Dateien einfügen. Dieser Artikel liefert einen Leitfaden, wie Sie in PowerPoint 2007, 2010 und 2013 Folien aus unterschiedlichen Quellen mit möglichst wenig manueller Nacharbeit in einer Präsentation zusammenstellen.

Sie erfahren:

  • welche drei Wege es gibt, um Inhalte aus anderen Präsentationen zu übernehmen,
  • wie Sie verhindern, dass sich versehentlich zusätzliche Folienmaster in Ihre Präsentation schmuggeln,
  • wie Sie ungewollt eingefügte Fremdlayouts entdecken und entfernen,
  • wie Sie Ärger mit Fußzeilen vermeiden,
  • wie Sie vorgehen, um Folien mit einem anderen Seitenformat (4:3, 16:9) zu übernehmen und
  • warum Sie sich
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