Risikoanalyse mit Mindjet MindManager

Ein solides Risikomanagement sollte in keinem Projekt fehlen. Dennoch scheuen viele Projektleiter den Aufwand, der damit verbunden ist. Eine einfache und dennoch effiziente Möglichkeit, Sie beim Risikomanagement zu unterstützen, bieten MindMapping-Tools. Marilla Bax zeigt in diesem Tipp, wie Mindjet MindManager 8 Ihnen dabei hilft, Risiken zu sammeln, zu bewerten und anschließend diejenigen Risiken herauszufiltern, für die Sie Maßnahmen zur Bewältigung entwickeln wollen. Ist die Risiko-Map erst einmal erstellt, lässt sich diese bei zukünftigen Projekten als Vorlage verwenden. Eine Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Risikoanalyse mit Mindjet MindManager

Ein solides Risikomanagement sollte in keinem Projekt fehlen. Dennoch scheuen viele Projektleiter den Aufwand, der damit verbunden ist. Eine einfache und dennoch effiziente Möglichkeit, Sie beim Risikomanagement zu unterstützen, bieten MindMapping-Tools. Marilla Bax zeigt in diesem Tipp, wie Mindjet MindManager 8 Ihnen dabei hilft, Risiken zu sammeln, zu bewerten und anschließend diejenigen Risiken herauszufiltern, für die Sie Maßnahmen zur Bewältigung entwickeln wollen. Ist die Risiko-Map erst einmal erstellt, lässt sich diese bei zukünftigen Projekten als Vorlage verwenden. Eine Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Risikomanagement sollte in keinem Projekt fehlen. Dennoch scheuen viele Projektleiter den Aufwand, der damit verbunden ist. Dieser Tipp zeigt, wie Sie das Risikomanagement mit Hilfe einer MindMapping-Software, wie dem Mindjet MindManager 8, einfach und dennoch effizient gestalten können. Wie Sie dazu in den einzelnen Phasen des Risikomanagements vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

(Nähere Informationen zum Thema Risikomanagement finden Sie auch in der Themenrubrik "Risikomanagement" des Projekt Magazins, Anm. d. Redaktion)

Risiken sammeln

In der ersten Phase des Risikomanagements geht es zunächst darum, sämtliche für das Projekt relevante Risiken zu sammeln - am besten gemeinsam mit dem Team. Legen Sie dazu im MindManager eine neue Map an und wählen Sie den Brainstorming-Modus (unter Extras / Brainstorming starten). In diesem Modus können Sie die Risiken zunächst einfach nur eingeben und sie dann erst später thematisch ordnen. Wichtig ist, sich in dieser Phase wirklich nur auf das Sammeln zu konzentrieren. Auch unwahrscheinliche Risiken können zur weiteren Analyse hilfreich sein, z.B. indem sie auf ein viel wahrscheinlicheres Risiko hinweisen.

Falls Sie häufiger Projekte durchführen, können Sie auch auf eine Vorlage zurückgreifen, die schon erste, typische Risiken enthält. Darauf basierend können Sie dann überprüfen, ob die genannten Risiken auch für das aktuelle Projekt zutreffen und ob eventuell noch weitere Risiken dazu kommen.

In einem zweiten Schritt ordnen Sie die ermittelten Risiken bestimmten Bereichen zu. Falls es in Ihrem Unternehmen keine Vorgaben dafür gibt, ist z.B. eine Unterscheidung nach folgenden Kategorien möglich:

  • Technische Risiken - alles, was mit dem zu entwickelnden Projektgegenstand zusammenhängt
  • Projektmanagement - alles, was mit der Art und Weise des Projektmanagements selbst zusammenhängt
  • Organisatorisch - in Bezug auf Rahmenbedingungen der Organisation z. B. Ressourcenknappheit durch parallel laufende Projekte
  • Extern - alles, was außerhalb der Firma liegt wie z. B. der Kunde, Partnerfirmen, Lieferanten oder auch generell der Markt usw.

Bild 1: Mögliche Unterteilung der Risiken in verschiedene Bereiche.
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Risiken bewerten

Haben Sie alle Risiken in der MindMap erfasst und nach Bereichen unterteilt, müssen Sie diese im nächsten Schritt bewerten. Dabei ist es wichtig herauszuarbeiten, welche Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten und welche negative Auswirkungen auf das Projekt haben werden. Dies lässt sich im MindManager gut über die sogenannten MapMarkierungen abbilden (Bild 2). So können Sie z.B. eine farbige Flagge für die Auswirkung verwenden und bunte Buchstaben für die Wahrscheinlichkeit. Dies hat den Vorteil, dass die Map später über einen Filter auf diejenigen Risiken reduziert werden kann, die sowohl negative Folgen haben als auch mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten.

Bild 2: Symbole für die Auswirkung und die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos.

Die im Beispiel verwendeten MapMarkierungen erzeugen Sie, indem Sie rechts im Aufgabenbereich den Reiter "Markierungen" anklicken, die neuen Symbolgruppen über den gleichnamigen Befehl hinzufügen und diese mit "Wahrscheinlichkeit" und "Auswirkungen" benennen. Fügen Sie dann die gewünschten Symbole ein, indem Sie auf den jeweiligen Gruppennamen klicken und im Kontextmenü über den Befehl "Neues Symbol" das entsprechende Symbol auswählen. Alternativ können Sie auch die Beispieldatei verwenden, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Dort sind die entsprechenden Symbolgruppen bereits vordefiniert.

Nachdem Sie alle benötigten Symbole eingerichtet haben, können Sie mit der Bewertung der Risiken beginnen, indem Sie jedem Risiko die passenden Symbole zuweisen.

Möchten Sie eine bereits zugewiesene MapMarkierung ändern (z.B. die Wahrscheinlichkeit von "ausgeschlossen" zu "unwahrscheinlich"), klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol, bis die gewünschte Markierung erscheint.

Die MindMap mit Ihren Risiken könnte dann z.B. so aussehen, wie in Bild 3 gezeigt.

Bild 3: Eine MindMap mit bewerteten Risiken.
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Risiken filtern

Haben Sie für alle Risiken die Auswirkung sowie die Eintrittswahrscheinlichkeit festgelegt, können Sie die Risiken nach bestimmten Kriterien filtern. Dafür eignet sich in MindManager der "Power-Filter", den Sie unter Ansicht / Filter / Power-Filter... erreichen (Bild 4). So können Sie sich z.B. nur die kritischen Risiken anzeigen lassen oder diejenigen, die eine Budgetüberschreitung zur Folge hätten. Der Vorteil dieses Filters ist, dass Sie damit die Kriterien "Auswirkung" und "Wahrscheinlichkeit" miteinander kombinieren können. Sie müssen eine Abfrage nur einmal einrichten und können diese dann immer wieder aufrufen.

Bild 4: Der "Power-Filter" in MindManager.
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Vorbereitungen im Power-Filter

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