Effiziente Vorbereitung, wirkungsvoller Vortrag Schluss mit dem PowerPoint-Dilemma

Wie erstellen Sie in kurzer Zeit eine wirkungsvolle Präsentation? Microsoft PowerPoint ist hier oft die erste Wahl. Anita Hermann-Ruess zeigt Ihnen, wann die Software sinnvoll ist und wie Sie damit effizient eine gute Präsentation erstellen, mit der Sie Ihre Zuhörer überzeugen. ...

 

Effiziente Vorbereitung, wirkungsvoller Vortrag Schluss mit dem PowerPoint-Dilemma

Wie erstellen Sie in kurzer Zeit eine wirkungsvolle Präsentation? Microsoft PowerPoint ist hier oft die erste Wahl. Anita Hermann-Ruess zeigt Ihnen, wann die Software sinnvoll ist und wie Sie damit effizient eine gute Präsentation erstellen, mit der Sie Ihre Zuhörer überzeugen. ...

 

Dass Microsoft PowerPoint ein effizientes Mittel für eine Präsentation im Projekt sein kann, wissen wir: Schnell können Satzfragmente zusammengeschrieben werden, lassen sich über Copy&Paste Versatzstücke aus anderen Dokumenten kopieren oder Folien aus anderen Präsentationen einfügen – mit ein paar Bildern dekoriert und siehe da, fertig ist eine 60-seitige Präsentation in nur zehn Minuten. Beim Vortrag lesen wir alles noch schnell ab – betreutes Lesen mit sprechendem Rücken und monotoner Stimme im abgedunkelten Raum.

Doch ist das wirklich wirkungsvoll? Wird es Mitarbeiter mitnehmen, Entscheider überzeugen und Kunden fesseln? Hier rächt sich nun unsere vermeintliche Effizienz: Statt Zeit und Energie zu sparen, müssen wir nun mühsam Einwände wiederlegen, Entscheidungen vertagen, immer wieder beim Kunden antanzen – oder gar unserem Projekt "tschüss" sagen. Und wie wirkt sich diese lauwarme PowerPoint-Präsentation auf unser Image aus? Sie führt sicher nicht zu spannenderen Aufgaben und besser dotierten Stellen.

Wie können wir dieses Dilemma lösen? Wie können wir einerseits unserer hektischen Zeit Rechnung tragen und schnell in der Vorbereitung sein und andererseits unserem immer anspruchsvoller werdenden Publikum gerecht werden und gleichzeitig wirkungsvoll im Vortrag sein? Ich habe folgende Erfahrung gemacht: Das wirkungsvollste PowerPoint-Konzept nützt nichts, wenn es nicht effizient ist. Denn unter Zeitdruck fallen wir alle gerne in die Effizienzfalle und ins "betreute Vorlesen" zurück.

Im Folgenden stelle ich Ihnen die 6 Tipps vor, die Sie dabei unterstützen, eine sowohl schnelle und effiziente als auch gute, wirkungsvolle PowerPoint Präsentation vorzubereiten und zu halten.

1. Presentation Landscape: Bestimmen Sie das richtige Format

Nach Jahren der PowerPoint-Schelte unter dem Stichwort "Death by PowerPoint" steht fest: PowerPoint ist nicht tot. Im Gegenteil: Es ist immer noch das wichtigste Medium, in dem wir uns selbst, unsere Arbeit, Ideen und Konzepte darstellen. Dennoch passt PowerPoint nicht immer.

Muss eine hohe Informationsdichte mit vielen Details transportiert werden, z.B. eine Arbeitsanweisung mit viel Fließtext, nutzen Sie besser eine Textdatei, die Ihr Empfänger in Ruhe lesen kann. Haben Sie eine niedrige Informationsdichte, wollen Sie also in kurzer Zeit einen Überblick geben, nutzen Sie besser das Gespräch ohne PowerPoint-Unterstützung. Wenn Sie aber Ihre Inhalte – ob Details oder Überblick – auch visualisieren wollen, z.B. beim Aufzeigen der Vorteile eines neuen Projekts oder bei einer Workshop-Dokumentation, nutzen Sie PowerPoint. Nutzen Sie die Software entweder als Dokument, um Inhalte zu schriftlich versenden (Doku-Slides) oder als Unterstützung Ihres Live-Auftritts (Live-Slides).

Während Doku-Slides sehr dicht mit Text beschrieben sein dürfen, dürfen Live-Slides genau das nicht. Live haben die Folien nicht die Aufgabe Inhalte zu transportieren, das macht die präsentierende Person. Sie sollten den Präsentierenden vielmehr unterstützen und seine Aussagen veranschaulichen, beweisen und emotional verstärken.

Wollen Sie im Nachgang die Präsentation als Dokumentation nutzen, verlinken Sie auf Details (Videos, Broschüren, Whitepaper). So sparen Sie Zeit und haben eine schlanke, wirkungsvolle Präsentation. Während des Vortrags gehen Sie auf Details nur mündlich auf Nachfragen ein. Somit langweilen Sie niemanden mit irrelevanten Details Ihres Fachgebiets – wirken aber kompetent, wenn jemand etwas wissen möchte.

2. Storyline: Schreiben Sie Text in die Titel, visualisieren Sie darunter die Belege

Der zweite große Fehler, den viele Live-Präsentierende machen, ist der, dass sie ihre Folien mit Text zukleistern. Dann lesen sie die Satzfragmente ab, meist indem sie sich zur Beamer-Leinwand drehen und dem Publikum den Rücken kehren. Begeisterung sieht anders aus – das weiß jeder, der schon mal Zuhörer solcher Bullet-Chart-Präsentationen war.

Die Lösung hier ist einfach, aber für viele erstmal überraschend: Schreiben Sie Ihren Text in die Titel. Das funktioniert, da wir in einer Live-Präsentation nur wichtige Inhalte (Kernbotschaften) zeigen und nur wenige Details. Reihen Sie die Botschaften in einer logischen Reihenfolge aneinander und schreiben Sie sie in ganzen Sätzen (mit Verb) in die Titel Ihrer Folien. Liest man alle diese sog. Actiontitle nacheinander, ergibt sich die Storyline Ihrer Präsentation. Dort, wo bisher der Text war (Bullet-Charts), haben Sie nun Platz, Ihre Titel-Botschaften zu visualisieren – mit dem Zweck, sie einleuchtend, nachvollziehbar und entscheidungsfördernd zu gestalten. Oben der Text, unten das Bild. Oben die Botschaft, unten Diagramme, Struktogramme, Fotos, Videos, Tabellen, Screenshots, Piktogramme, Skizzen, Cartoons, Animationen... (Bild 1).

Bild 1: Kernbotschaften stehen im Titel, Bullet-Point-Aufzählungen werden aufgelöst und ansprechend visualisiert.

Bild 1: Kernbotschaften stehen im Titel, Bullet-Point-Aufzählungen werden aufgelöst und ansprechend visualisiert.
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Bewertungen und Kommentare

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Birgit
Schultheiß

Sehr gut und auf den Punkt gebracht! Vielen Dank! Ich hätte noch eine ergänzende Best Practice aus meinem Präsentationsalltag, die ich seit Jahren anwende, um zu vermeiden, dass ich mit dem Rücken zum Publikum stehen muss: Der erweiterte Bildschirm. PowerPoint unterstützt den erweiterten Bildschirm insofern, dass die Präsentation auf dem Beamer abläuft, während Folien und(!) Notizen auf meinem Laptop-Bildschirm sichtbar sind. Beim Weiterklicken wechseln alle Ansichten auf die nächste Folie. Den Laptop stelle ich so vor mich, dass ich dem Publikum zugewandt präsentieren und meinen Bildschirm sehen kann. Zusätzlich benutze ich einen USB-Presenter, so dass ich mich frei im Raum bewegen und trotzdem die Präsentation steuern kann. All dies erfordert natürlich einige Übung. Insbesondere die Verwendung von zwei Bildschirmen ist gewöhnungsbedürftig, da man schnell mal den Mauszeiger aus dem Blick verliert, wenn man damit etwas zeigen oder aufrufen möchte.

 

Jens Ulrich
Hanisch

Super Artikel, ich hübsche regelmäßig Präsentationen von anderen auf und wende viele dieser Tipps auch an. Ich habe nur einen hinzuzufügen: Am Ende der Folien niemals eine normale "Thank you"/"Danke fürs Zuhören" Folie nehmen. Entweder sofort ausschalten, um den Dialog zu beflügeln, oder eine Folie auflegen, auf der nochmal das Wichtigste steht, z.B. die Kernbotschaften, oder die nächsten Maßnahmen und Entscheidungen. Manche machen auch einen Gag am Ende, z.B. habe ich mal einen Kardiologen kennengelernt, der als Abschluss von Fortbildungsvorträgen immer ein "Modern Talking" Video abspielte, damit die Zuhörer möglichst schnell aufstehen und den Raum verlassen... (edit) ich sehe gerade, die Autorin hat genau zu dem Thema auch schonmal publiziert: https://www.projektmagazin.de/artikel/praesentationen-wirkungsvoll-abschlieszen_918264

 

Ralf
Wilfert

Danke, sehr nützliche Tipps und Bestätigung zugleich. Auch vom Gesichtspunkt des Projektberichtswesens kann ich den Punkt Clean Visualisation aus eigener Erfahrung nur unterstreichen. Wenn ich mir manche Berichtsvorlage ansehe, kann ich nur über die verspielten Diagramme und bunten Tabellen staunen. Leider wird mit der Dekoration auch noch viel Zeit vergeudet, die besser genutzt werden könnte.

 

Oliver
Mann

Schöner Artikel und definitiv wert, die Anregungen für Powerpoint auch zu beherzigen. Mit erweitertem Bildschirm zu arbeiten kann ich aus meiner Praxis weniger empfehlen ... wenn das wirklich mein Thema ist, wenn ich mir wichtige Kern-Botschaften rüberbringe, dann kann ich jederzeit auch Details ergänzen. Das Publikum weiß ja nicht, was man selbst alles hätte und noch sagen möchte ... und in der Regel genügen doch genau die Kern-Botschaften, -Erkenntisse & -Aussagen. Da solche Vorträge oft zeitlich begrenzt sind, kann man nie alle Details & Infos dazu vermitteln. Braucht es ja auch nicht: Wer mehr wissen will oder muss >> dafür gibt´s den vortragenden Experten und ergänzend zur Live- die Doku-Präsi ,-) Mir persönlich hilft es zB mich auch genau so vorzubereiten: 1) Ich mache eine ausführliche Präsi mit relativ vielen, mir wichtigen Details 2) Ich überarbeite das Ding so, dass ich eine Light-Version mit den Kern-Botschaften habe Wer nun nach der Präsi Fragen hat, mehr Details haben möchte, etc ... bekommt die Doku-Präsi.