Mehr Struktur & Motivation im Arbeitstag

So planen Sie Ihren Tag mit der ALPEN-Methode

ALPEN-Methode
Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz häufiger mit dem Gefühl, heute nicht viel geschafft oder etwas Wichtiges vergessen zu haben? Dann empfehlen wir Ihnen die ALPEN-Methode: Mit täglich nur 15 Minuten verleihen Sie Ihrem Arbeitstag mehr Struktur und gewinnen mehr Sicherheit und Motivation. Dr. Tomas Bohinc stellt Ihnen die Methode vor.
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Wissen Sie am Ende Ihres Arbeitstages oft nicht genau, was Sie heute geschafft haben? Oder gehen Sie manchmal mit dem Gefühl nach Hause, etwas Wichtiges vergessen zu haben? Dann sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihren Arbeitstag effizienter und effektiver gestalten. Mit der ALPEN-Methode stellen ich Ihnen eine leicht umsetzbare Vorgehensweise vor, mit der Sie innerhalb weniger Minuten Ihre tägliche Aufgabenplanung erstellen.

Wann sollten Sie Ihren Arbeitstag mit der ALPEN-Methode planen?

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt, dem bekanntesten Experten im Zeitmanagement. Er veröffentlichte sie 1984 in seinem Buch "Mehr Zeit für das Wesentliche". Sie lässt sich schnell erlernen und erfordert wenig Aufwand. In der Regel reichen insgesamt 10 bis 15 Minuten für die Tagesplanung und die abschließende Kontrolle. Damit sparen Sie ein Mehrfaches an Arbeitszeit ein, denn Sie verschaffen sich einen Überblick über die Aufgaben, der es Ihnen erleichtert, die wichtigen konzentriert abzuarbeiten. Sie werden sehen, dass z.B. ein Springen zwischen Aufgaben – das jedes Mal wieder ein sich Hineindenken in die Aufgabe erfordert – Ihnen mit der ALPEN-Methode seltener passiert.

Eine Tagesplanung lohnt sich für jeden, der viel Spielraum zur Gestaltung des eigenen Arbeitstags hat, Projektleiter gehören in der Regel dazu, aber auch Teammitglieder besitzen diesen häufig – außer Ihre Führungskraft neigt zu Mikromanagement (siehe dazu den Tipp "Vom richtigen Umgang mit Mikromanagern"). Gerade wenn Sie viele Aufgaben abzuarbeiten haben, gibt Ihnen die Tagesplanung Sicherheit: Sie wissen bereits zu Beginn des Arbeitstages, ob Sie all das schaffen können, was auf Ihrem Schreibtisch liegt. So können Sie frühzeitig delegieren und im Zweifelsfall eskalieren.

So gehen Sie bei der ALPEN-Methode vor

Die ALPEN-Methode dient nicht nur zur Verteilung der anstehenden Arbeiten auf den Tag, sondern vor allem dem Erkennen und Priorisieren der wichtigen Aufgaben. ALPEN ist ein Acronym für die folgenden Schritte der Tagesplanung:

  1. Aufgaben sammeln
  2. Länge der benötigten Zeiten schätzen
  3. Pufferzeiten reservieren
  4. Entscheidungen über die Priorisierung treffen
  5. Nachkontrolle und Übertragen der unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag.

1. Sammeln Sie die zu erledigenden Aufgaben

Im ersten Schritt notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an dem Arbeitstag erledigen wollen bzw. müssen. Dabei brauchen Sie keine Rücksicht auf die Reihenfolge nehmen. So entsteht eine einfache unsortierte Aufgabenliste. Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben konkret beschreiben. Ab Besten geht dies, wenn Sie dies in der Form von Subjekt und Tätigkeit tun, z.B. "Telefonat vorbereiten durch Sammeln von Projektideen". Damit ist klar, was Sie tun müssen und wie Sie dies tun.

2. Schätzen Sie den Aufwand

Je mehr Aufgaben Sie haben, umso größer ist die

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