Tipp: Kommunikation – Erwartungen gemeinsam klären

So schaffen Sie ein einheitliches Rollenverständnis in Kundenprojekten

Eine klare Rollendefinition ist für eine reibungslose Zusammenarbeit im Projekt wichtig. Dennoch wird dieses Thema in Kundenprojekten oft stiefmütterlich behandelt: Aufgaben, Verantwortungen und Erwartungen werden zu Projektbeginn nicht ausreichend geklärt. Wie Sie mit der richtigen Kommunikation die einzelnen Rollen im Projekt eindeutig festlegen, erklärt Gero Lomnitz in diesem Tipp.

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert klare und gelebte Rollen – das gilt für die Projektleitung ebenso wie für Entscheidungsträger und Projektmitarbeiter. Doch nicht immer sind die rollenspezifischen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen formal geregelt und den Beteiligten hinreichend bekannt. In diesem Fall muss der Projektleiter mit den zuständigen Personen passend zum Projekt klären, wer welche Aufgaben hat, wer für welche Aufgaben die Verantwortung trägt und wer was entscheiden darf. Eine solche Rollenklärung ist z.B. oft bei Projekten mit Kunden und anderen Kooperationspartnern notwendig, um für eine reibungslose Zusammenarbeit zu sorgen. Dieser Tipp unterstützt Sie als Projektleiter dabei, die zum Projekt gehörenden Rollen schnell und eindeutig zu definieren.

Für eine umfassende Rollenklärung mit Kunden sollten Sie in den Gesprächen zwei Ebenen beachten:

  • Inhalte: Habe ich alle relevanten Punkte angesprochen?
  • Vorgehensweise: Habe ich klar genug kommuniziert?

Rollenklärung – welche Inhalte sind wichtig?

Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Beteiligten zu Projektbeginn das gleiche Rollenverständnis haben. Prüfen Sie die Ausgangslage und besprechen Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen gemeinsam. Ziel des Klärungsprozesses ist es, über folgende Punkte ein gemeinsames Verständnis zu erzielen:

  • Wer macht was? Wie grenzen sich die Aufgaben voneinander ab?
  • Wer trägt für welches Thema die Verantwortung?
  • Was darf ich als Projektleiter entscheiden und was nicht?
  • Wen spreche ich zu welchen Themen an?
  • Welche Erwartungen und Wünsche haben die Kooperationspartner an die Projektleitung?
  • Welche Erwartungen und Wünsche habe ich als Projektleiter an meine Kooperationspartner?

Legen Sie gemeinsame Spielregeln fest

Um die festgelegten Verantwortung zu konkretisieren, ist es sinnvoll, sich auf gemeinsame Spielregeln zu verständigen, wie z.B.:

  • Das Protokoll muss zwei Werktage nach dem Meeting verteilt sein. Dafür ist der jeweilige Protokollant verantwortlich.
  • Kann ein Projektmitarbeiter an einem Meeting nicht teilnehmen, so muss die Projektleiterin zeitnah informiert werden.
  • Präsentationen für den Lenkungsausschuss verabschieden der Kundenprojektleiter und der externe Projektleiter gemeinsam. Gibt es unterschiedliche Sichtweisen, so müssen die Unterschiede mit ihren Auswirkungen transparent gemacht werden.

Besprechen Sie den Informationsfluss im Projekt

Zur Rollenklärung gehört auch, den Informationsfluss im Projekt zu besprechen, z.B.:

  • Wer informiert wen über welches Thema?
  • Welche Reihenfolge ist bei Informationen einzuhalten?

Thematisieren Sie "Worst Case Szenarien"

Über "Worst Case Szenarien" offen zu sprechen kann sinnvoll sein, um Verantwortlichkeiten zu klären, z.B.:

  • Ergebnisse werden zu spät geliefert – Wie wollen wir damit umgehen?
  • Der Projektmitarbeiter des Kunden steht nicht mehr zur Verfügung – Was tun?

Klären Sie

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