So schreiben Sie einen Business Case

Teil 2:
Annahmen und Methoden
Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter beschreiben im zweiten Teil dieser Serie, wie Sie für die Leser eines Business Cases nachvollziehbar die Zuverlässigkeit der Daten sowie die Plausibilität der Prognosen begründen. Dies ist die Grundlage dafür, dass die im nächsten Teil der Serie behandelte Präsentation der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse die Adressaten überzeugt.

So schreiben Sie einen Business Case

Teil 2:
Annahmen und Methoden
Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter beschreiben im zweiten Teil dieser Serie, wie Sie für die Leser eines Business Cases nachvollziehbar die Zuverlässigkeit der Daten sowie die Plausibilität der Prognosen begründen. Dies ist die Grundlage dafür, dass die im nächsten Teil der Serie behandelte Präsentation der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse die Adressaten überzeugt.

Für die Entscheidung, ob ein Projekt genehmigt oder abgelehnt werden soll, sind vor allem die finanziellen Ergebnisse des Business Cases ausschlaggebend. Dessen Glaubwürdigkeit und damit seine Wirkung hängen aber sehr stark davon ab, ob der Autor einleuchtend erklären kann, woher die Daten und Ergebnisse stammen. Hierzu dient in erster Linie die Beschreibung der Annahmen und Methoden, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Die einzelnen hier beschriebenen Abschnitte dienen dazu, den Lesern des Business Cases nachvollziehbar offenzulegen, auf welche Weise die Ergebnisse und Empfehlungen zustande gekommen sind.

Außerdem lässt sich mit Hilfe der hier gegebenen Informationen später schnell überprüfen, ob der Business Case noch gültig ist: Wenn die angenommenen Entwicklungen eingetroffen sind bzw. die Annahmen weiterhin gültig sind, spricht alles dafür, dass der Business Case immer noch zutrifft. Falls hingegen die Entwicklungen anders verliefen als angenommen, ermöglicht es die Dokumentation der Annahmen und Methoden, den Business Case mit neuen Daten zu aktualisieren und schnell eine aktuelle Entscheidungsgrundlage zu Fortführung oder Abbruch des Projekts zu erhalten.

Die Beschreibung der Annahmen und Methoden kann an verschiedenen Stellen im Business Case aufgeführt werden:

  • Die erste Möglichkeit ist unmittelbar nach der Einführung (Block A) und vor dem Abschnitt zu den finanziellen Ergebnissen und anderen betriebswirtschaftlichen Einflüssen (Block C) (vgl. Gliederung des Business Cases in Teil 1 dieser Serie).
  • Ist das Material allerdings sehr umfangreich, kann es in zwei Abschnitte geteilt werden: Ein wichtiger und kompakter Abschnitt, der "Hauptannahmen" und "Überblick über die Methodik" umfasst, kann vor den finanziellen Ergebnissen aufgeführt werden. Er übermittelt nur Informationen, die für das Verständnis der folgenden Blöcke erforderlich sind. Der andere Abschnitt, der z.B. genaue Definitionen der Daten für das Kostenmodell und ihre Quellen enthält, kann in einen Anhang ausgegliedert oder in die Kalkulationsdatei des Kostenmodells eingebunden werden.

Verwendete Finanzkennzahlen

Bevor sich die Leser die Finanzergebnisse ansehen, wollen sie wissen, auf welche Weise die betriebswirtschaftliche Analyse durchgeführt wurde und anhand welcher Kriterien die Ergebnisse zu beurteilen sind. Diese Frage wird zum Großteil durch die verwendeten Finanzkennzahlen (finanzielle Messgrößen) beantwortet. Es ist nicht besonders hilfreich, wenn lediglich gesagt wird, dass die Investitionsrechnung eine Analyse "aller Kosten und Nutzen" enthält, die mit dem Vorschlag verbunden sind. Die Autoren sollten die Leser am besten möglichst früh darüber informieren, dass Entscheidungen und Planungen, die aus den Ergebnissen des Business Cases resultieren, z.B. auf einer oder mehrerer der folgenden Kennzahlen basieren:

  • Netto Cashflow
  • Diskontierter Cashflow
  • Kapitalwert = Net Present Value (NPV)
  • Interner Zinsfuß = Internal Rate of Return (IRR)
  • Amortisationsdauer
  • Total Cost of Ownership (TCO) / Gesamtbetriebskosten
  • Return on Investment (ROI)
  • Return on Assets (ROA)

Eventuell haben Sie statt dieser gebräuchlichen Finanzkennzahlen auch spezifische Kennzahlen gebildet, die absolute Größen zueinander ins Verhältnis setzen, wie z.B.:

  • Kosten pro Mitarbeiter
  • Kosten pro Transaktion
  • Kosten pro Kunde

Setzen Sie die Leser von Anfang an darüber in Kenntnis, aus welchen Gründen diese Kennzahlen verwendet werden. So können Sie beispielsweise angeben, dass Vorschläge zur Kapitalverwendung als Voraussetzung für die Vergabe finanzieller Mittel eine Amortisationsdauer von zwei Jahren oder weniger aufweisen müssen und einen internen Zinssatz von 20% oder mehr. Oder Sie können darauf hinweisen, dass konkurrierende Vorschläge vorrangig auf der Grundlage der Gesamtbetriebskosten (TCO) bewertet werden.

Annahmen

Ein Business Case basiert stets auf Annahmen, denen eine gewisse Unsicherheit anhaftet. Wir unterscheiden drei Arten von Annahmen:

  • Voraussagen: Annahmen über zukünftige Entwicklungen
  • Vereinfachung: Angemessene Reduktion komplexer Zusammenhänge
  • Verdeutlichung: Konkrete Wahl von bestimmten Parametern für Berechnungen

Voraussagen

Analysen, die zukünftige finanzielle Ergebnisse voraussagen, basieren auf Faktoren, die sich im Laufe der Zeit verändern: Umsatz, Preise, Gehälter, die Kostenstruktur des Unternehmens usw. Angenommen, Ihr Business Case schätzt den Kauf von Heizöl, Immobilien oder Computer-Hardware für mehrere Jahre im Voraus: Welche Preise setzen Sie in der Rechnung für zukünftige Käufe an? Sie können die heutigen Preise zugrunde legen oder versuchen, die künftigen Preise auf der Grundlage aktueller Trends vorherzusagen. Welche Möglichkeit Sie wählen, müssen Sie deutlich als Annahme artikulieren. Wichtig dabei ist, dass dann auch alle anderen Investitionsrechnungen, die mit dieser verglichen werden sollen, auf denselben Annahmen basieren müssen.

Beispiel

Wir nehmen an, dass Flugticketpreise in den nächsten fünf Jahren um jährlich 5% steigen werden.
Diese Annahme stützt sich auf folgende Faktoren:

  • Fluggesellschaften reagieren auf steigende Kerosinkosten mit steigenden Flugticketpreisen. Analysten dieser Industrie prognostizieren, dass der Ölpreis in den nächsten fünf Jahren um mehrere Prozent jährlich steigen wird.
  • Wir glauben, dass die Marktdurchdringung von Billigfliegern ihr Maximum erreicht hat und es zukünftig keinen weiteren Druck auf die Flugticketpreise durch solche Billigflieger geben wird.
  • Abgesehen von unvorhersehbaren Ereignissen, welche die Nachfrage nach Flugreisen ernsthaft senken könnte, gehen wir davon aus, dass die großen Fluggesellschaften weiter nah am Maximum ihrer…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Formalien und Einstieg
Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann. PM-Standards fordern die Erstellung eines Business …
Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen
Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …
Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …

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