Finanzielle und personelle Ressourcen auf Vorhaben beziehungsweise auf Projekte eines Unternehmens zu verteilen, ist oft eine große Herausforderung. Eine strukturierte und standardisierte Vorhabenplanung sorgt für den optimalen Ausgleich zwischen Ressourcenbedarf und -angebot. Vorhaben, wie sie im vorliegenden Beitrag verstanden werden, sind die Vorstufe zum Projekt. Sie sind aber hinsichtlich ihrer Ausgestaltung weniger konkret. Erst mit der Projektplanung werden beispielsweise die Inhalte und einzelnen Aktivitäten ausgearbeitet oder Termine aufgrund von Mitarbeiterzuweisungen und -verfügbarkeiten ermittelt.

Aufgaben der Vorhabenplanung

Um Ressourcen optimal einplanen zu können, ist es notwendig, die Gesamtheit aller Vorhaben zu betrachten. Nur so ist es möglich,

• verschiedene Interessen zusammenzubringen,
• Synergien zu nutzen und
• eine einheitliche und konsistente Datengrundlage zu erstellen.

Die Planung muss in einen strukturierten Prozess gefasst werden. Dabei dient die Unternehmensstrategie als Orientierungsmarke, damit die operativen Vorhaben zu den strategischen Zielen des Unternehmens passen.

Vorhabenplanung in drei Stufen

Ein typischer Planungsprozess besteht aus drei Stufen:

Stufe 1: Strategische Ziele festlegen, priorisieren und gewichten

Stufe 2: Konkretisieren der Zieldefinition im Rahmen der Maßnahmenplanung

Stufe 3: Jahresplanung: Planung und Priorisierung von Vorhaben

• Dezentrale Erhebung der Vorhabenvorschläge in den einzelnen Organisationseinheiten und eine erste Abstimmung und Konsolidierung.
• Aufteilung in Muss- und Kann-Vorhaben.
• Vorauswahl der Kann-Vorhaben (nach K.o. Kriterien).
• Priorisierung der verbliebenen Kann-Vorhaben nach strategischem und ökonomischem Nutzen sowie nach Risiko.
• Abgleich der ausgewählten Vorhaben mit den strategischen Zielen. Falls diese nicht übereinstimmen ggf. Neugewichtung der Ziele bzw. Neukombination der Vorhaben.
• Festlegung der Vorhaben.

Ein solcher Planungsprozess ist in Bild 1 dargestellt. Das Geschäftsjahr deckt sich in dieser Darstellung mit dem Kalenderjahr, kann aber genauso gut ein anderer Zeitraum sein (z.B. 1.10. bis 30.09.). Ferner sind die Phasen nicht strikt getrennt voneinander zu sehen, sondern können sich überlappen.

Bild 1: Dreistufiger Prozess der Vorhabenplanung.

Strategische Ziele

Zu Beginn der Vorhabenplanung definiert die Unternehmensführung bzw. der erweiterte Führungskreis strategische Ziele und gewichtet sie. Beispiele sind die Erschließung eines neuen Markts, eine höhere Umsatzrendite für ein bestimmtes Produkt oder eine Produktgruppe, die Neuausrichtung beziehungsweise Neustrukturierung der Projektlandschaft oder mehr Kundenzufriedenheit. Strategien aus den vorigen Planungsperioden werden in diese Phase mit aufgenommen, überprüft und angepasst oder durch neue Strategien ersetzt. Ebenfalls sehr sinnvoll ist die Verzahnung mit der Drei-, Fünf- oder Zehnjahresplanung des Unternehmens. Auf diese Weise wird ein Rahmen für den gesamten Planungsprozess geschaffen; die Vorhaben können auf die festgelegten Ziele ausgerichtet werden. Charakteristisch für strategische Ziele ist ein hoher Abstraktionsgrad, daraus resultiert große Unsicherheit über die Chancen, diese Ziele zu erreichen.