Hürden des Projektalltags

Texte für das Lesen am Bildschirm gestalten

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.
Hürden des Projektalltags

Texte für das Lesen am Bildschirm gestalten

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden, z.B. technische Konzepte, Berichte, Spezifikationen, Mitteillungen und Änderungsanforderungen. Da viele Projektdokumente jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen Empfänger, die ein versendetes Dokument erhalten und öffnen, leicht wichtige Informationen. Dieses Problem tritt besonders dann auf, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Im Folgenden werden typische Probleme mit Bildschirmtexten dargestellt. Sie erhalten Lösungen und Hinweise, wie Sie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellen, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und vor allem ihre Inhalte leichter erfassen können.

Bildschirmtexte in Projekten: Vielfältige Variationen

Texte, die in einem Textverarbeitungsformat vorliegen, bereiten dem Leser in der Regel kaum Probleme. Die heute am meisten genutzten Textverarbeitungsprogramme unterstützen mit vielfältigen Funktionen wie Lesezeichen, Kommentaren oder Überarbeitungsmodus das Arbeiten am Bildschirm.

Projektbezogene Texte liegen aber zum größten Teil in anderen Formaten vor, beispielsweise:

  • PDF, meist optimiert für den Druck
  • E-Mail, als Textformat, als HTML oder als durch das Mailprogramm umgewandeltes Format
  • Datenbankfeld (z.B. einer PM-Software)
  • HTML-Datei (z.B. aus einem Projektportal)
  • Feld oder Kommentar in einem Tabellenkalkulationsprogramm

Hier sind die Unterstützungsmöglichkeiten für den Leser oft sehr eingeschränkt oder fehlen völlig. Die Ersteller solcher Texte sollten deshalb besonders sorgfältig auf die Gestaltung achten, damit die Botschaft korrekt beim Empfänger ankommt.

Lesen am Bildschirm: Probleme und Lösungen

Insbesondere längere Bildschirmtexte können für den Leser erhebliche Nachteile mit sich bringen. Im Folgenden werden die Probleme mitsamt ihren Lösungen vorgestellt.

Orientierung im Text

In Bildschirmtexten kann sich der Leser oft schwer orientieren

  • Beim Medium Papier kann der Leser anhand der Dicke des sicht- und fühlbaren Blätterstapels wahrnehmen, wie viele Seiten er bereits bewältigt hat und wie viele noch vor ihm liegen. Bei Bildschirmtexten fehlt dieses Erlebnis, was die Orientierung im Text erschwert.
  • Ist eine Textseite länger als eine Bildschirmseite, verliert der Leser leicht die Orientierung darüber, wo im Text er sich gerade befindet ("Bildschirmseite" bezeichnet den Dokumentenausschnitt, der auf dem Bildschirm sichtbar ist).
  • Kopf- und Fußzeilen befinden sich bei der Bildschirmdarstellung nicht immer im Blickfeld des Lesers. Deshalb kann er nicht sofort erkennen, in welchem Text, auf welcher Seite, in welchem Kapitel er sich gerade befindet. Holt er das Fenster mit der Bildschirmseite nach einer Unterbrechung wieder in den Vordergrund, muss er sich erst neu orientieren bevor er die Lektüre an der entsprechenden Stelle fortsetzen kann.
  • Ist die Textgestaltung sehr einheitlich, ist es schwierig, nach einem Auf- und Abscrollen den richtigen Einsprungspunkt wiederzufinden.
  • Große, ungegliederte Textmengen machen das Lesen sehr mühsam. Lange Absätze und fehlende Markierungen erschweren es dem Leser, die Orientierung zu behalten und strengen ihn an.

So behält Ihr Leser die Orientierung

  • Gliedern Sie den Text in kurze Absätze. Es ist für den Leser angenehm, wenn jederzeit zwei Absatzwechsel auf dem Bildschirm zu sehen sind - auch bei einer stark vergrößerten Darstellung. Auf diese Weise bleiben "Beginn" und "Ende" des aktuellen Gedankens überschaubar und im Blickfeld. Kurze Absätze erleichtern das Lesen, wenn sich z.B. das Lastenheft gleichzeitig mit einer technischen Zeichnung den Bildschirm teilen muss.
  • Verwenden Sie Flattersatz statt Blocksatz. Die dadurch entstehenden unterschiedlichen Textumrisse tragen zur Wiedererkennung bei.
  • Gliedern Sie den Text optisch und inhaltlich, verwenden Sie dafür gut sichtbare Zwischenüberschriften.
  • Falls technisch möglich, setzen Sie Marginalien (Randbemerkungen) ein, um etwa durch prägnante Symbole die Wichtigkeit von Absätzen für unterschiedliche Projektbeteiligte zu kennzeichnen (z.B. ein stilisiertes Kalenderblatt für den Terminplaner)
  • Verwenden Sie maximal zwei Überschriftsebenen.
  • Bei längeren Texten kann es sinnvoll sein, die Abschnitte mit einer Nummerierung zu versehen.
  • Vermeiden Sie Leerseiten und Seiten, die fast leer sind.

Das Dokument beherrschen

Bildschirmtexte sind nicht intuitiv

  • Ein gezieltes Vor- und Zurückblättern auf ein bestimmtes Kapitel, das Inhaltsverzeichnis oder eine bestimmte Grafik ist für den Leser von Bildschirmtexten nicht einfach. Liest er ein papiergebundenes Format, mag er sich daran erinnern, dass auf der vorletzten Seite rechts oben eine Skizze zu finden war, bei Bildschirmtexten erinnert er sich, dass "irgendwo" eine Skizze war. Das Scrollen hilft nur bedingt - denn später muss er wieder umständlich seinen aktuellen Einsprungspunkt suchen.
  • Der Leser kann bei den meisten Bildschirmdarstellungen keinen "Finger reinlegen", um mal eben an anderer Stelle etwas nachzuschauen. Auch Lesezeichen gibt es nur bei bestimmten Formaten und entsprechender Software.
  • Ein Überfliegen oder Querlesen ist nicht so einfach wie auf Papier, wo man gezielt beim Durchblättern größere Abschnitte, Abbildungen, Kapitelüberschriften herausgreifen kann.

So ermöglichen Sie Ihrem Leser, das Dokument zu beherrschen

  • Erstellen Sie eine verständliche und konsequente Gliederung, wählen sie aussagekräftige Zwischenüberschriften und eine zweckmäßige Kapitelnummerierung.
  • Bei längeren Texten ist ein Inhaltsverzeichnis hilfreich, das mit Links in den Text und Rücklinks aus dem Text versehen ist. Wenn die…

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