Hürden des Projektalltags

Texte für das Lesen am Bildschirm gestalten

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden, z.B. technische Konzepte, Berichte, Spezifikationen, Mitteillungen und Änderungsanforderungen. Da viele Projektdokumente jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen Empfänger, die ein versendetes Dokument erhalten und öffnen, leicht wichtige Informationen. Dieses Problem tritt besonders dann auf, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Im Folgenden werden typische Probleme mit Bildschirmtexten dargestellt. Sie erhalten Lösungen und Hinweise, wie Sie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellen, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und vor allem ihre Inhalte leichter erfassen können.

Bildschirmtexte in Projekten: Vielfältige Variationen

Texte, die in einem Textverarbeitungsformat vorliegen, bereiten dem Leser in der Regel kaum Probleme. Die heute am meisten genutzten Textverarbeitungsprogramme unterstützen mit vielfältigen Funktionen wie Lesezeichen, Kommentaren oder Überarbeitungsmodus das Arbeiten am Bildschirm.

Projektbezogene Texte liegen aber zum größten Teil in anderen Formaten vor, beispielsweise:

  • PDF, meist optimiert für den Druck
  • E-Mail, als Textformat, als HTML oder als durch das Mailprogramm umgewandeltes Format
  • Datenbankfeld (z.B. einer PM-Software)
  • HTML-Datei (z.B. aus einem Projektportal)
  • Feld oder Kommentar in einem Tabellenkalkulationsprogramm

Hier sind die Unterstützungsmöglichkeiten für den Leser oft sehr eingeschränkt oder fehlen völlig. Die Ersteller solcher Texte sollten deshalb besonders sorgfältig auf die Gestaltung achten, damit die Botschaft korrekt beim Empfänger ankommt.

Lesen am Bildschirm: Probleme und Lösungen

Insbesondere längere Bildschirmtexte können für den Leser erhebliche Nachteile mit sich bringen. Im Folgenden werden die Probleme mitsamt ihren Lösungen vorgestellt.

Orientierung im Text

In Bildschirmtexten kann sich der Leser oft schwer orientieren

  • Beim Medium Papier kann der Leser anhand der Dicke des sicht- und fühlbaren Blätterstapels wahrnehmen, wie viele Seiten er bereits bewältigt hat und wie viele noch vor ihm liegen. Bei Bildschirmtexten fehlt dieses Erlebnis, was die Orientierung im Text erschwert.
  • Ist eine Textseite länger als
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