Voll im Bild Videokonferenzen vorbereiten und durchführen

Videokonferenzen sind eine gute Alternative zu Präsenzmeetings – insbesondere wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Denn Videokonferenzen ermöglichen zum einen eine persönliche Atmosphäre und zum anderen lassen sich Reisekosten einsparen. Nicolai Rathmann erklärt, wann Videokonferenzen sinnvoll sind und worauf Sie bei Vorbereitung, Technik und Durchführung achten sollten.

 

Voll im Bild Videokonferenzen vorbereiten und durchführen

Videokonferenzen sind eine gute Alternative zu Präsenzmeetings – insbesondere wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Denn Videokonferenzen ermöglichen zum einen eine persönliche Atmosphäre und zum anderen lassen sich Reisekosten einsparen. Nicolai Rathmann erklärt, wann Videokonferenzen sinnvoll sind und worauf Sie bei Vorbereitung, Technik und Durchführung achten sollten.

 

Projektarbeit erfolgt oft über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg. Die beteiligten Standorte, Firmen oder Partner sind teilweise weit voneinander entfernt – und gleichzeitig werden die Budgets für Dienstreisen vielerorts gekürzt. Die Unternehmensberatung A.T. Kearney geht davon aus, dass die Bedeutung von Videokonferenzen aufgrund des Kostendrucks bei Geschäftsreisen und der erweiterten technischen Möglichkeiten zukünftig deutlich steigen wird. Die Studie "Successful Video Communication" des auf Geschäftspsychologie spezialisierten Unternehmens Pearn Kandola kommt sogar zu dem Schluss, dass Videokonferenzen zum Abbau von Kommunikationshemmnissen in den Unternehmen beitragen können.

Im Folgenden erfahren Sie, wann Videokonferenzen sinnvoll sind und worauf bei Vorbereitung, Technik und Durchführung zu achten ist.

Videokonferenzen – guter Ersatz für Präsenzmeetings

Videokonferenzen sind Besprechungen, die mit Hilfe spezieller Videokonferenzsysteme durchgeführt werden. Die Teilnehmer sind dabei über eine Telefon- oder Internetleitung miteinander vernetzt, sodass alle Teilnehmer sich gegenseitig hören und sehen können. Außerdem ist es möglich, PC-Inhalte auf die Bildschirme der Teilnehmer zu übertragen und so für alle sichtbar zu machen. Der persönliche Aspekt ist bei Videokonferenzen relativ stark, sie können – beispielsweise für verteilt arbeitende Projektteams – eine gute Alternative zu persönlichen Treffen sein. Sie sparen zudem Zeit und Geld, da die Teilnehmer für das Meeting nicht extra anreisen müssen.

Für einige Arten von Besprechungen sind Videokonferenzen gut geeignet, für andere weniger gut. Meiner Erfahrung nach lassen sich folgende Besprechungen sehr gut per Videoübertragung abhalten:

  • (Regelmäßige) Treffen des Projektmanagement-Teams (Projektleiter, Teilprojektleiter usw.). Im Idealfall werden die Videokonferenzen durch regelmäßige Präsenzmeetings ergänzt.
  • (Regelmäßige) Meetings zu bestimmten Themen oder Arbeitspaketen (z.B. Jour fixe).
  • Besprechung von Themen, bei denen das Ziel relativ klar ist.

Für folgende Arten von Besprechungen sind Videokonferenzen eher nicht geeignet:

  • Neuartige Themen, die einer intensiven Bearbeitung bedürfen. Die Teilnehmer sollten diese Themen am besten persönlich vor Ort in Workshops besprechen.
  • Heikle Themen wie persönliche Konflikte. Ein persönliches Gespräch bzw. ein Präsenzmeeting sind besser geeignet, um diese Themen zu klären.
  • Komplexe Themen. Die Bearbeitung komplexer Sachverhalte gestaltet sich in Videokonferenzen wegen der eingeschränkten Medienunterstützung schwierig. Präsenzmeetings sind hier besser geeignet. Falls das komplexe Thema dennoch in einer Videokonferenz behandelt werden soll, ist dafür eine intensive Vorbereitung der Teilnehmer erforderlich.

In Videokonferenzen gelten dieselben Regeln wie in Präsenzmeetings (klares Ziel festlegen, Agenda erstellen, pünktlich beginnen, Moderator bestimmen usw.) – diese Regeln sollten allerdings besonders konsequent eingehalten werden, weil Abweichungen davon die Teilnehmer viel stärker stören und irritieren als bei Präsenzmeetings.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf so genannte "Raumlösungen". Hierbei sind in einem eigens dafür eingerichteten Besprechungszimmer idealerweise zwei Bildschirme (bei älteren Systemen nur ein Bildschirm) aufgebaut, außerdem die Videokonferenzanlage und ein oder mehrere Spezialmikrofone. Eine Installation mit zwei Bildschirmen bietet den Vorteil, dass sich während der Besprechung z.B. zusätzlich vom PC gelieferte Inhalte anzeigen lassen oder dass bei einer Konferenz mit zwei zusätzlichen Standorten diese jeweils auf getrennten Bildschirmen zu sehen sind. Steht hingegen nur ein Bildschirm zur Verfügung, muss der Bildschirm ggf. in vier Bereiche geteilt werden. Dies verursacht jedoch ein sehr kleines Bild oder die Teilnehmer müssen zwischen den verschiedenen Anzeigen hin- und herschalten, was viel Unruhe erzeugt.

Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase für eine Videokonferenz sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Prüfen Sie, ob die Besprechung tatsächlich erforderlich ist. Vielleicht kann das gewünschte Ergebnis auch anders erreicht werden, z.B. durch persönliche Gespräche, ein Telefonat oder eine E-Mail.
  • Planen Sie eine möglichst kurze Besprechung. Eine Faustregel besagt, dass nach 45 Minuten die Aufmerksamkeit in Meetings nachlässt, nach 90 Minuten lassen sich keine guten Ergebnisse mehr erzielen. Ist eine lange Besprechung unumgänglich, dann planen Sie Pausen ein.
  • Laden Sie möglichst wenige Teilnehmer ein. Fragen Sie sich bei jeder Person, ob deren Anwesenheit wirklich notwendig ist, um das Ziel zu erreichen. In vielen Unternehmen wird zu einer Besprechung jeder eingeladen, der zu dem betreffenden Thema eine Meinung haben könnte. Bei zu vielen Teilnehmern gleitet eine Besprechung dann leicht ins Chaos ab oder zieht sich unnötig in die Länge. Halten Sie die Runde klein. So erzielen Sie bessere Ergebnisse.
  • Beschränken Sie die Anzahl der teilnehmenden Standorte. Sollte an allen Standorten eine Videokonferenzanlage mit zwei Bildschirmen vorhanden sein, sollten nur in Ausnahmefällen mehr als drei Standorte an der Videokonferenz teilnehmen; bei einem Bildschirm möglichst nur zwei Standorte. Mehr Teilnehmer sind zwar technisch möglich, für die Teilnehmer jedoch äußerst anstrengend, was den Besprechungserfolg oftmals deutlich mindert.
  • Wenn Sie Termin, Orte, Dauer und Ablauf der Videokonferenz planen, berücksichtigen Sie nicht nur die Terminkalender der Teilnehmer, sondern auch die Verfügbarkeit von Videokonferenzräumen an den betreffenden Standorten zu diesem Zeitpunkt.
  • Definieren Sie das Ziel bzw. das…

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