Das Ergebnis: Überlastete Teams, Doppelarbeit, Zielkonflikte und ein ständiges Reagieren statt proaktivem Steuern – hohe Aufwände im unternehmensweiten Projektcontrolling. Führungskräfte sehen zwar viele Fortschrittsberichte, aber selten ein klares Gesamtbild. Spätestens dann, wenn Ressourcen knapp werden oder Prioritäten unklar sind, zeigt sich: Einzelprojektmanagement allein reicht nicht aus.

Multiprojektmanagement – mehr als die Summe einzelner Projekte

Multiprojektmanagement bedeutet, Projekte nicht isoliert zu betrachten, sondern als Teil eines größeren Gesamtsystems. Es schafft die Verbindung zwischen Strategie und operativer Umsetzung. Statt nur Termine und Budgets einzelner Projekte zu überwachen, geht es darum, alle laufenden Vorhaben aufeinander abzustimmen und Ressourcen optimal einzusetzen.

Das Ziel: Die richtigen Projekte zur richtigen Zeit durchzuführen und – so hart es klingt – nicht erfolgsversprechende Projekte so früh wie möglich zu erkennen und einzustellen, immer mit Blick auf den Gesamtnutzen für das Unternehmen. Dafür braucht es klare Entscheidungsstrukturen, Transparenz über Abhängigkeiten und verlässliche Informationen.

Doch genau hier liegt die Herausforderung: In vielen Organisationen gibt es keine einheitliche Sicht auf Projekte. Jede Abteilung arbeitet mit eigenen Excel-Listen, Tools oder Methoden. So entsteht kein Gesamtbild, sondern ein Flickenteppich an Informationen.

Drei typische Stolperfallen im Multiprojektmanagement

Fehlende Transparenz
Oft weiß niemand genau, wie viele Projekte eigentlich aktiv sind. Statusberichte liegen in unterschiedlichen Formaten vor, Meilensteine sind nicht synchronisiert, und Risiken werden lokal bewertet, statt zentral gesteuert. Entscheidungen basieren dann auf unvollständigen oder veralteten Daten.

Überlastete Ressourcen
Besonders Fachabteilungen geraten schnell an ihre Grenzen. Projektleitungen fordern dieselben Schlüsselpersonen an – und erst im Nachhinein wird sichtbar, dass diese längst überlastet sind. Die Folge: Verzögerungen, Qualitätsprobleme und Frustration im Team.

Fehlende Priorisierung
Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Ohne ein zentrales Portfoliomanagement werden Projekte oft aus Gewohnheit oder politischen Gründen gestartet – unabhängig davon, ob sie wirklich strategisch relevant sind.

Diese Stolperfallen lassen sich nur vermeiden, wenn Organisationen Projektmanagement als Ganzes betrachten: Von der Auswahl der Projekte über die Ressourcenplanung bis hin zur Steuerung auf Portfolio- oder Programmebene.

Standardisierung als Schlüssel zur Steuerung

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Multiprojektmanagement ist die Standardisierung von Prozessen und Berichtswesen sowie die Verankerung einer Projektorganisationen in der Unternehmensstruktur.

Einheitliche Vorlagen, definierte Projektlebenszyklusmodelle und klare Rollen, mit einer Unterscheidung zwischen Linien- und Projektrollen, schaffen Vergleichbarkeit und Transparenz.

Das bedeutet nicht mehr Bürokratie, sondern weniger Chaos: Wenn alle Projekte demselben PM-Standard einer Organisation folgen, lassen sich Statusberichte konsolidieren, Risiken vergleichen und Trends erkennen. Auch neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, weil sie mit bekannten Strukturen arbeiten.

Bewährte Standards wie IPMA oder PMI liefern dafür den methodischen Rahmen. Sie definieren klare Prozesse und Verantwortlichkeiten, die Unternehmen an ihre Bedürfnisse anpassen können. So entsteht ein professionelles Multiprojektmanagement, das strategische Steuerung und operative Effizienz verbindet.

Transparenz durch Digitalisierung – wie Software den Überblick ermöglicht

Digitale Werkzeuge spielen eine entscheidende Rolle, um Komplexität beherrschbar zu machen. Eine Multiprojektmanagement-Software wie pm-smart bietet hier einen entscheidenden Mehrwert: Sie schafft einen zentralen Ort, an dem alle Projekte, Programme und Portfolios sichtbar werden.

Mit wenigen Klicks sehen Führungskräfte:

• Welche Projekte laufen aktuell?
• Wo gibt es Risiken oder Verzögerungen?
• Wie sind Ressourcen und Budgets ausgelastet?
• Welche Projekte tragen am meisten zur Strategie bei?

Durch standardisierte Statusberichte, Dashboards und Portfoliosichten entsteht ein umfassendes Lagebild – aktuell, konsistent und verlässlich. So können Unternehmen Prioritäten fundiert setzen und Engpässe frühzeitig erkennen.

Ein weiterer Vorteil: Die methodische Basis von pm-smart orientiert sich an IPMA und PMI. Damit verbindet die Lösung bewährte Standards mit praxisnaher Umsetzung. Anwender:innen profitieren von klaren Prozessen, automatisierten Berichten und einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die Transparenz schafft, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist, dass Organisationen den Einsatz von PM-Methoden aufgrund von Komplexität und Projektart steuern können, um keine unnötige Bürokratie aufzubauen. So wird beispielsweise ein Unternehmen bei einem strategisch wichtigen Projekt alle PM-Methoden anwenden. Bei Kleinprojekten kann man erfahrungsgemäß auf gewisse Methoden verzichten und auch das Berichtswesen auf ein Mindestmaß – in Hinblick auf Effizienz in der Projektabwicklung – beschränken. Mit pm-smart wird dies alles möglich.

Gerade im Multiprojektumfeld, wo Projekte häufig miteinander verknüpft sind, wird diese Transparenz zum Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die ihre Projektlandschaft ganzheitlich steuern, treffen bessere Entscheidungen, reduzieren Risiken und setzen Ressourcen dort ein, wo sie den größten Nutzen bringen.

Vom Projektchaos zur strategischen Steuerung – ein Praxisbeispiel

Unser Kunde – ein international tätiger Industriekonzern mit mehr als 200 Produktionsstandorten und über 20.000 Mitarbeitenden stand in der IT-Abteilung vor der Herausforderung, ca. 100 laufende Projekte parallel zu koordinieren. Die Folge: Verschiedene Tools, fehlender Überblick und unklare Prioritäten.

Durch die Einführung von pm-smart als zentrale Multiprojektmanagement-Plattform und die Vereinheitlichung der Projektprozesse entstand erstmals ein vollständiger Überblick über alle Projekte – das heißt darüber, welche Projekte laufen, welcher Fortschritt verzeichnet wurde und wie es um die Kosten/Budgets steht.

Das Ergebnis: Engpässe werden früh erkannt, Prioritäten abgestimmt und Entscheidungen faktenbasiert getroffen. Gleichzeitig stieg die Sensibilität und Akzeptanz zum Thema Projektmanagement, sowohl beim Top-Management als auch im Team.

Fazit: Komplexität braucht Struktur und Transparenz

Je mehr Projekte gleichzeitig laufen, desto wichtiger wird der Blick aufs Ganze. Multiprojektmanagement ist keine Zusatzdisziplin, sondern eine Notwendigkeit, um Unternehmensziele effektiv umzusetzen.

Der Weg dorthin führt über Standardisierung, klare Prozesse und digitale Unterstützung. Denn nur wer seine Projektlandschaft kennt, kann sie auch steuern.

pm-smart als Single Source of Truth zeigt, wie das in der Praxis gelingen kann: Durch zentrale Transparenz, klare Strukturen und ein methodisches Fundament, das den Fokus auf das Wesentliche richtet – erfolgreiche Projekte im Einklang mit der Unternehmensstrategie.

Mehr darüber, wie Sie Ihre Projektlandschaft effizient steuern und den Überblick behalten, erfahren Sie unter www.pm-smart.com.

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