Wie finde ich den passenden Anbieter von Standardsoftware?

Wer Standardsoftware einführen will, sollte nicht nur auf deren Leistungsfähigkeit achten, sondern auch auf die des Anbieters – vor allem hinsichtlich des Projektmanagements bei der Software-Einführung. Diese kostet schließlich oft mehr als die Software selbst, insbesondere, wenn man den Arbeitsaufwand der eigenen Mitarbeiter mit einrechnet. Dr. Christoph Zahrnt erklärt in seinem Tipp, welche Qualitätsindikatoren Sie überprüfen sollten.

Wer Standardsoftware einführen will, sollte nicht nur auf deren Leistungsfähigkeit achten, sondern auch auf die des Anbieters - vor allem hinsichtlich des Projektmanagements bei der Software-Einführung. Diese kostet schließlich oft mehr als die Software selbst, insbesondere, wenn man den Arbeitsaufwand der eigenen Mitarbeiter mit einrechnet. Dieser Tipp erklärt, welche Qualitätsindikatoren Sie überprüfen sollten.

Erste Auswahlkriterien

Der richtige Auftragnehmer für Software-Einführungsprojekte lässt sich wie folgt charakterisieren:

  • Die angebotenen Produkte sind auf Ihre Branche hin ausgerichtet und bieten die benötigte Funktionalität weitgehend schon in der Standardversion.
  • Der Anbieter kennt sich in Ihrer Branche aus (das ist oft wichtiger als die Softwaretechnik selbst). Wenn er die passenden Produkte selbst entwickelt, ist das meist automatisch der Fall.
  • Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt, so dass Sie diese auch nach vielen Jahren noch nutzen können.
  • Der Anbieter sollte sich im Projektmanagement auskennen. Sie sind bei der Software-Einführung auf seine Hilfe angewiesen.
  • Der Anbieter ist wirtschaftlich stark. Falls das Projekt scheitert, sollte er in der Lage sein, erhaltene Zahlungen zurückzuzahlen.

Bei der Softwareauswahl müssen Sie abwägen, ob Sie sich für ein bereits bewährtes Produkt oder für ein neues entscheiden wollen. Im ersten Fall verringern Sie das Risiko, dass Sie eine unausgereifte Software erhalten, lassen gleichzeitig aber auch die Chance ungenutzt, etwas besonders Passendes, Preisgünstiges oder Zukunftsorientiertes zu bekommen. Im zweiten Fall sollten Sie das Risiko nicht unterschätzen, dass eine Neuentwicklung nicht termingerecht fertig gestellt werden wird.

Weitere Qualitätsindikatoren

Wenn Sie anhand der bisher genannten Kriterien eine Vorauswahl getroffen haben, können Sie diese im nächsten Schritt weiter verfeinern. Dazu sind folgende Qualitätsindikatoren (die zugleich Qualitätsmerkmale sind) geeignet, die Sie abfragen können:

  • Gibt es eine "Blaupause" für die Projektdurchführung, d.h. ein Dokument, das den Inhalt und den Ablauf der Einführung beschreibt und das auf die konkrete Situation angepasst werden kann?
  • Sieht der Auftragnehmer eine Risikoanalyse für die Durchführung des Projekts und speziell für die Aufnahme des Echtbetriebs vor? Hat er sich ggf. sogar bemüht (mit der nötigen Höflichkeit), die Risiken in Ihrem Bereich zu analysieren?
  • Wird eine branchenorientierte Standardparametrierung geliefert, die als Basis für die Feinparametrierung dienen kann?
  • Wird ein Testbett geliefert, d.h. werden auch Testdaten zur Verfügung gestellt und spezielle Programme zum Testen installiert?
  • Hat der Auftragnehmer Maßnahmen entwickelt, die die Installation und die Parametrierung beim Anwender dokumentieren?
  • Gibt es spezielle Schulungsunterlagen? Sind diese ggf. sogar online-basiert zum Selbststudium?
  • Gibt es einen Laien- und einen Expertenmodus für die Dialogverarbeitung?

Ob ein Zertifikat nach DIN ISO 9001 ein Qualitätsindikator ist, möchte ich persönlich dahingestellt sein lassen. Ich habe nicht den Eindruck bekommen, dass zertifizierte Anbieter wirklich besser organisiert sind als nicht zertifizierte.

Die Endauswahl

Bei der Endauswahl geht es um Punkte, die sich - anders als die bisher genannten - nicht so leicht klären lassen. Hier müssen Sie einiges tun. Deswegen sollten

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