KI im PMO: Mit MS Copilot Berichte erstellen, Risiken erkennen und Entscheidungen vorbereiten

Veranstaltungsbeschreibung

Weniger Zeit für Berichte, mehr Zeit für die Projektsteuerung: Mit Microsoft Copilot Transparenz im Projektportfolio schaffen, Risiken früh erkennen und Entscheidungen besser vorbereiten. 

Warum dieses Seminar?

Statusdaten liegen verstreut in vielen Tabellen, Berichte entstehen von Hand und Risiken fallen oft zu spät auf. Microsoft Copilot kann Ihr PMO bei diesen Aufgaben deutlich entlasten: Es fasst Informationen zusammen, findet Lücken in Projektdaten und hilft Ihnen, Ihr Projektportfolio zu überblicken und Entscheidungen vorzubereiten. So bleibt mehr Zeit für Beratung und Steuerung. Wichtig: Die Verantwortung bleibt weiterhin beim Menschen!

Ihr Nutzen

• Sie sparen Zeit bei Statusberichten, Protokollen und Berichtsvarianten und haben mehr Zeit für Beratung und Steuerung.

• Sie prüfen mit Unterstützung von MS Copilot die Qualität Ihrer Projektdaten und spüren fehlende, widersprüchliche oder veraltete Angaben auf.

• Sie behalten Ihr Projektportfolio im Blick: Sie vergleichen Projekte, erkennen Risiken sowie Termin- und Kostenabweichungen früher, spielen Ressourcenszenarien durch und bereiten Priorisierungen vor.

• Sie bereiten Entscheidungen strukturiert vor und kennen die Grenzen von MS Copilot: Über Prioritäten, Ressourcenkonflikte und Risikoakzeptanz entscheidet weiterhin der Mensch.

Zielgruppe

• Projektmanager:innen
• Projektcontroller:innen
• PMO-Mitarbeitende mit Aufgaben in den Bereichen Reporting, Risiko- und Ressourcenmanagement
• Verantwortliche für das Projektportfolio
• Teilnehmende mit ersten Erfahrungen mit MS Copilot oder ChatGPT 

Ihre Referentin

Inhalte

1 Tag Live-Online-Workshop von 9:00 – 17:00 Uhr inkl. ca. 1,5 Stunden Pause

Ziel: Sicherer, praxisnaher Einsatz von Microsoft Copilot für PMO-Aufgaben wie Reporting, Risikoanalyse und Entscheidungsvorbereitung.

Ablauf

• Einstieg: Die Doppelrolle des PMO zwischen Kontrolle und Beschleunigung – wo kann KI unterstützen?
• Baustein 1: Schnelle Anwendungsfälle mit Copilot (Berichte, Protokolle, Recherche in Vorlagen) – Nutzung von Copilot Chat, Word, Excel etc.
• Hauptteil: Praktische Übungen  mit MS Copilot für anspruchsvollere PMO-Aufgaben. Anhand von Demodaten simulieren Sie ein Projektportfolio und untersuchen mit Copilot folgenden Fragen:
  • Welche Projekte brauchen aktuell die größte Aufmerksamkeit?
  • Wo drohen Termin- oder Kostenabweichungen?
  • Wo entstehen Ressourcenengpässe?
  • Was passiert, wenn ein Projekt später startet?
• Je nach Anwendungsfall kommen unterschiedliche Microsoft-365-Werkzeuge zum Einsatz, unter anderem Excel, Outlook oder Copilot-Agenten wie der Analyst.
• Roter Faden über den Tag: Governance, wo unterstützt KI und wo bleibt die Entscheidung beim Menschen
• Ausreichend Zeit für Fragen und Antworten

Teilnahmevoraussetzungen – für einen erfolgreichen Seminartag

• Erste Erfahrungen mit Microsoft Copilot oder einem vergleichbaren KI-Tool (z.B. ChatGPT) 
   

Technische Voraussetzungen

• Eigener, internetfähiger Laptop für die aktive Teilnahme
• Für die praktischen Übungen ist ein Zugang zu Microsoft Copilot mit Business-Add-on-Lizenz (Copilot für Microsoft 365) im eigenen Unternehmen zwingend erforderlich. Die kostenfreie Chat-Version reicht für die Übungen im Training nicht aus.

Durchführung: Die Workshops werden als Online-Schulung in Microsoft Zoom durchgeführt. Für die Teilnahme berücksichtigen Sie bitte die technischen Voraussetzungen.
 

Zertifizierung und Anerkennung als Weiterbildung

• Sie erhalten ein Teilnahmezertifikat des projektmagazins als PDF und als Link, das Sie in Bewerbungen anfügen oder in Ihren Social-Media-Profilen hinterlegen können.
• Die Veranstaltung wird als Weiterbildung anerkannt:
• Sie erhalten 1-2 PDUs für die Re-Zertifizierung (PMI) pro Teilnahmetag.  
• Es wird jede Stunde des Workshops, Seminar oder das Coaching als Weiterbildung für IPMA® angerechnet.