13
Feb 2015
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Projektarbeit und Ehrenamt – eine wertvolle Kombination

Vor kurzem hatte ich die Gelegenheit, einen Fachbericht über Erfahrungen mit ehrenamtlichen Projektmitarbeitern zu hören; bei dem Projekt handelte es sich um die Organisation einer Großveranstaltung. Die Kernaussage des Berichts: Die Einbindung von Ehrenamtlichen in Teams von regulären – d.h. bezahlten – Projektmitarbeitern hat nicht nur einwandfrei funktioniert, sondern dem Team insgesamt Rückenwind verschafft, was Motivation und Begeisterung angeht. Ein beeindruckendes Beispiel dafür, wie gut sich Projektarbeit mit ehrenamtlicher Tätigkeit verbinden lässt.

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Doch die Herausforderungen dabei sind ebenfalls nicht zu unterschätzen: Aus der eigenen Erfahrung mit ehrenamtlichen Tätigkeiten kann ich diese Perspektive vor dem Hintergrund "Projektarbeit mit rein ehrenamtlichen Teams" nur bestätigen. Beispiele hierfür sind etwa die Organisation von Aktionstagen in Zusammenarbeit mit einer örtlichen Krankenkasse oder verschiedene Projekte in einem Sportverein.

Die größte Hürde: Verbindlichkeit herstellen

Besprechungen zur Projektplanung sind aus meiner Erfahrung heraus sehr angenehm: Es ist nicht schwer, die Teilnehmer für das Projektziel zu begeistern; die Motivation der Beteiligten ist zumeist sehr hoch – anders, als ich es in kommerziell orientierten Projekten kennen gelernt habe. Ideen zur Ausgestaltung kommen von allen Seiten, die Begeisterung "für die gute Sache" ist deutlich spürbar. Auch das Engagement der Beteiligten dafür, einen Teil der notwendigen Tätigkeiten zu übernehmen, ist groß. Zumindest zu Beginn der Planung.

Schwierig wird es dann, sobald es darum geht, verbindlich Arbeitspakete zu verteilen – hier ist es sehr wichtig, die oftmals herrschende Euphorie etwas zu "bremsen". Schließlich handelt es sich bei der Planung freiwilliger – also ehrenamtlicher – Projektarbeit, um die Freizeit der einzelnen Mitstreiter – und dies stellt ein bedeutendes Hindernis für eine verlässliche Ressourcenplanung dar. Es gilt, einerseits das richtige Gewicht zwischen eigener familiärer Planung und Projektarbeit zu finden und andererseits eine verlässliche, verbindliche Arbeitsteilung zu realisieren. Das "Aushandeln" von Terminen und Inhalten mit beteiligten Personen erfordert Einfühlungsvermögen – wenn nicht sogar echte Diplomatie.

Private Bedürfnisse gehen vor

Auch wenn in Planungssitzungen Termine besprochen und reserviert wurden, so können sich die privaten Bedürfnisse der Beteiligten im Laufe der Projektplanung ändern. Sei es nun die Krankheit von Familienangehörigen, ein unangemeldeter Besuch von Freunden, das Auftauchen schulischer Schwierigkeiten – es gibt viele Gründe, die ehrenamtliche Mitarbeiter daran hindern, für das Projekt die geplante Zeit zu investieren. Dann müssen Projektbelange zurücktreten, auch wenn es für das Team ein schnelles Umdisponieren bedeutet. Dies sind Bedingungen, die in der kommerziellen Projektarbeit so nicht vorkommen, da beruflich organisierte Ressourcenplanungen in der Regel belastbarer sind.

Der Respekt davor, dass Personen ihre Zeit freiwillig in ein Projekt investieren, spielt daher nicht nur beim Umgang miteinander eine Rolle – sondern darf auch bei der Ressourcenplanung nicht fehlen. In den gemeinnützigen Organisationen, die ich kenne, sind daher mehrfache Besetzungen für entscheidende Funktionen üblich; dies ist der Notwendigkeit geschuldet, sich auch bei plötzlichem Fernbleiben von ehrenamtlichen Mitarbeitern noch handlungsfähig zu erhalten. Die privaten Belange eines Projektmitarbeiters können eben jederzeit dazu führen, dass die Person kurzfristig nicht mehr zur Verfügung steht.

Voller Einsatz – volles Engagement

Die Begeisterung bei der Mitarbeit im Projekt, die oft spontane gegenseitige Unterstützung etwa bei Engpässen und unvorhergesehenen Problemen, der manchmal extrem hohe zeitliche Einsatz – dies sind große Vorteile in der Projektarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeitern, die ich kennenlernen durfte. Die einzige Entlohnung, die erwartet wird, ist Anerkennung und gemeinsame Freude über das, was auf die Beine gestellt wurde. Die hohe Identifikation mit dem Projektziel trägt dazu bei, dass sich eine hohe Eigendynamik im Projektteam entwickelt – was manchmal auch durchaus ein wenig "gebremst" werden muss, um nicht über das Ziel hinaus zu schießen.

Bei gemischten Teams – wenn also ehrenamtliche Mitarbeiter zusammen mit fest angestellten Teammitgliedern tätig werden – habe ich es ebenfalls erlebt, dass wachsende Begeisterung das Team schier "beflügelt"; etwa wenn im Sportverein jugendliche freiwillige Helfer mit in die Organisation und Durchführung von Sportveranstaltungen eingebunden werden.

Empfehlung: Motivation nutzen – aber nicht überfordern

Der freiwillige Einsatz von Menschen in Projekten erfordert meiner Erfahrung nach einen intensiven Kontakt im Projektteam und im Kreis der Beteiligten – um Termine, vereinbarte Arbeitsaufgaben und besonders die ursprüngliche Zielsetzung nicht aus den Augen zu verlieren. Und, um den ehrenamtlichen Mitarbeitern gebührende Anerkennung und Lob für ihren Beitrag zukommen zu lassen; denn auch während des Projektverlaufs lebt der freiwillige Einsatz durch das Gefühl, gebraucht zu werden und einen wertvollen Beitrag zu leisten. Das bedeutet bei weitem nicht übertriebene "Lobhudelei" – sondern einfach nur ehrliche Anerkennung und wertschätzendes Wahrnehmen der ehrenamtlichen Leistungen.

Auch gilt es, das manchmal überschießende Engagement einzelner Personen auf ein akzeptables Maß herunter zu regulieren oder zu hoch gesteckte persönliche Ziele zu relativieren, ohne die Menschen vor den Kopf zu stoßen. Denn auch durch freiwilligen hohen persönlichen Einsatz und länger andauernder ehrenamtliche Projekttätigkeit kann eine Überlastungssituation entstehen. Deshalb sind eine gute Lastenverteilung im Projektteam und ein waches Auge auf das Engagement einzelner Personen sehr empfehlenswert, um ehrenamtliche Projektressourcen nicht plötzlich ganz zu verlieren.

Bisher gibt es 2 Kommentare
Vielen Dank für den interessanten Artikel!
Profis in ehrenamtlichen Projekten, da gibt es ein interessantes Projekt dazu: http://blog.projektmensch.com/2010/07/28/mini-rock-festival-ein-lehrstuck-uber-unternehmertum/
Freundliche Grüße
Karolina Hentzschel
vor 1 Jahr 37 Wochen Karolina Hentzschel
Ich schließe mich Frau Hentzschel an - Vielen Dank für den interessanten Artikel!
Als Arbeitskreisleiterin des VDI FIB (Verein Deutscher Ingenieure, Frauen im Ingenieurberuf) freue ich mich zudem sehr, dass Sie Ihre Erfahrung im Vortrag "Ehrenamtliches Engagement Allergietreff Regensburg" am 26. November in Regensburg mit uns teilen werden. Ich würde mich sehr über reges Interesse auch von Nichtingenieuren freuen. Das Thema sollte für alle ehrenamtlich Engagierten sowie alle Menschen, die sich leider mit Allergien beschäftigen müssen, interessant sein.
Die Veranstaltung ist kostenfrei und wird unter den Veranstaltungshinweisen der Stadt Regensburg mindestens 1 Monat vor dem Termin sichtbar sein.
vor 1 Jahr 14 Wochen Annette Kempf
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