Befragung

English
Opinion Poll, Survey, Poll

Mit Befragungen werden durch eine formalisierte Kommunikation systematisch zuverlässige und valide Informationen über einen Sachverhalt erhoben. In der Befragung werden die Befragten (auch "Zielpersonen" oder "Untersuchungsteilnehmer" genannt) aufgefordert, Informationen über sich oder über eine ihnen bekannte Sache zu geben. Qualitative Befragungen erheben Daten zu einem genau festgelegten Thema mit Hilfe von offenen Fragen, wie z.B. die Befragung von Experten zu möglichen Ursachen eines Problems. Quantitative Befragungen verwenden standardisierte Verfahren, wie z.B. Fragebögen, um statistisch auswertbare Daten zu erhalten, wie z.B. eine Zufriedenheitsbefragung bei den Anwendern eines Projektergebnisses.

Befragung

Befragung

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Opinion Poll, Survey, Poll

Mit Befragungen werden durch eine formalisierte Kommunikation systematisch zuverlässige und valide Informationen über einen Sachverhalt erhoben. In der Befragung werden die Befragten (auch "Zielpersonen" oder "Untersuchungsteilnehmer" genannt) aufgefordert, Informationen über sich oder über eine ihnen bekannte Sache zu geben. Qualitative Befragungen erheben Daten zu einem genau festgelegten Thema mit Hilfe von offenen Fragen, wie z.B. die Befragung von Experten zu möglichen Ursachen eines Problems. Quantitative Befragungen verwenden standardisierte Verfahren, wie z.B. Fragebögen, um statistisch auswertbare Daten zu erhalten, wie z.B. eine Zufriedenheitsbefragung bei den Anwendern eines Projektergebnisses.

Befragung

Einsatzmöglichkeiten

Befragungen können zur Gewinnung jeder Art von Informationen eingesetzt werden. Beispiele für Befragungen im Rahmen von Projekten sind unter anderem:

  • Marktforschung im Rahmen von Produktentwicklungen
  • Mitarbeiterbefragung, z.B. bei Organisationsentwicklungsprojekten
  • Expertenbefragungen, um Informationen zu anspruchsvollen Themen zu gewinnen
  • Vorbereitung von Workshops, um die Informationen über das Thema beim Auftraggeber des Workshops und den Teilnehmern einzuholen.
  • Kundenbefragung, z.B. zur Zufriedenheit mit dem Service

 

Ergebnisse
  • Rohdaten der Befragung
  • Befragungsbericht (Systematisch aufbereitete Antworten der Befragten, quantitative und qualitative Informationen über den abgefragten Sachverhalt)
Vorteile
Zugang zu Informationen, die auf andere Weise nicht verfügbar sind
Informationen werden systematisch erhoben, sodass die Gefahr von Verfälschungen reduziert ist.
Informationserhebung ist dokumentiert und nachvollziehbar, sodass die Validität der Informationen überprüfbar ist.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Befragungen erfolgen über Kommunikation und unterliegen daher bei der Informationsgewinnung den bekannten Grenzen von Kommunikationsprozessen.
Rahmenbedingungen wie Ort und Zeitpunkt des Interviews oder die Anwesenheit Dritter können das Ergebnis beeinflussen.
Bei persönlichen Befragungen durch einen Interviewer können sowohl die Person des Interviewers (Erscheinungsbild, Kompetenz usw.) als auch sein Verhalten (Suggerieren von Antworten durch Mimik und Gestik) die Antworten verfälschen.
Die Befragten können dazu tendieren, scheinbar erwünschte Antworten oder unabhängig von der Frage eine systematische Antwort zu geben (z.B. mittlere Wertung).
Voraussetzungen
  • Es steht eine ausreichende Anzahl von Personen zur Verfügung, die bezüglich des Gegenstands der Befragung kompetent sind.
  • Die Befragten akzeptieren die Befragung und sind bereit, Auskunft zu geben.
  • Die Befragten verfügen über die erforderliche Sprachkompetenz, um die Informationen adäquat zu beschreiben. Dies ist insbesondere bei Befragungen in einer Fremdsprache relevant.
Qualifizierung

Vertrautheit mit den Grundlagen der Kommunikationstheorie und der Statistik; die Interviewer müssen in non-direktiver Gesprächsführung schult sein.

Benötigte Informationen
  • Definierter Informationsbedarf über einen Sachverhalt (Fragestellungen)
  • Qualitätskriterien für die Umfrage, z.B. Zahl der befragten Teilnehmer oder Umfang von Validierungsfragen
  • Wissen und Erfahrung der Zielgruppe
Benötigte Hilfsmittel

Abhängig von Umfang und Setting der Befragung werden entsprechende Hilfsmittel benötigt, z.B. ausgedruckte Fragebögen, Räumlichkeiten zur Durchführung der Befragung usw. Grundsätzlich sind folgende Kategorien von Hilfsmittel erforderlich:

  • Liste der Untersuchungsteilnehmer oder Beschreibung ihrer Gewinnung (z.B. öffentliche Umfrage)
  • Hilfsmittel zur Durchführung der Befragung (z.B. Online-Tool, Fragebogen, Aufzeichnungsgeräte)
  • Werkzeuge zur Auswertung (z.B. Statistik-Software)
  • Medien und Werkzeuge zur Dokumentation (z.B. Tool zur Erstellung von Infografiken)
Herkunft

Die Methode der Befragung ist aus der sozialwissenschaftlichen Forschung abgeleitet und hier für den Einsatz im Projektmanagement adaptiert. Die Soziologen Noelle-Neumann und Petersen (Noelle-Neumann, Elisabeth und Petersen, Thomas: Alle, nicht Jeder. Einführung in die Methoden der Demoskopie, dtv, München, 1996) datieren den Ursprung der sozialwissenschaftlichen Befragung auf das Ende des 18. Jahrhunderts.

Durchführung: Schritt für Schritt

Unabhängig von ihrer Art, folgt jede Befragung den gleichen Regeln. In der praktischen Durchführung unterscheiden sich Befragungen vor allem durch die eingesetzten Verfahren und Kommunikationswege. Im Folgenden werden die allen Befragungen gemeinsamen Aspekte beschrieben. Bild 1 gibt einen Überblick über die Durchführung einer Befragung mit den wichtigsten durchzuführenden Tätigkeiten.

Bild 1: Überblick über die Schritte bei der  Durchführung einer Befragung

Bild 1: Überblick über die Schritte bei der Durchführung einer Befragung
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Im Projektmanagement können Befragungen eingesetzt werden, um unter anderem die folgenden Typen von Informationen zu ermitteln:

  • Technisches Wissen zu Prozessen, Methoden und Techniken des Projektmanagements
    Beispiel: Befragung von Experten zum Methodeneinsatz im Projekt.
  • Daten und Fakten für die Planung des Projekts und zu Kosten und Nutzen des Projekts
    Beispiel: Befragung von Experten zu Kosten und Dauer von Arbeitspaketen (Aufwandsschätzung)
  • Erhebung von Anforderungen für die zu erbringende Leistung
    Beispiel: Befragung von Bestandskunden zur Weiterentwicklung eines Produkts
  • Erfahrungen mit der Durchführungen von Prozessen, Methoden und Techniken des Projektmanagements und Erfahrungen mit der Benutzung des Projektergebnisses
    Beispiel: Befragung von Experten aus vergleichbaren Projekten
  • Subjektive Einschätzungen zu vergangen, aktuellen und künftigen Projektsituationen und subjektive Einschätzungen zum Projektergebnis
    Beispiel: Befragung der Projektmitglieder über die Zusammenarbeit im Projekt als Grundlage für einen Teamworkshop oder Befragung der Anwender zu Erfahrungen mit dem Einsatz einer Anwendungssoftware

Schritt 1: Legen Sie das Ziel der Befragung fest!

Legen Sie fest, welche Informationen Sie mit der Befragung ermitteln wollen. Formulieren Sie das Ziel der Befragung möglichst schriftlich:

Beispiele für Befragungsziele

  • Erfragen, wie eine Projektplanung durchgeführt wird
  • Ermitteln von Vorgangsdauern für die Projektplanung
  • Erheben der Erfahrung mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Software
  • Bestimmen der Zufriedenheit mit der Anwendung einer entwickelten Software
  • Identifizieren von relevanten Konkurrenzprodukten

Ausgehend vom Ziel der Befragung definieren Sie das Informationsbedürfnis (Fragestellungen, zu behandelnde Themen) und dokumentieren Sie dieses. Dazu können Sie z.B. die Methode Mind Mapping verwenden. Gliedern Sie das Informationsbedürfnis in Themenblöcke. Aus diesen können Sie dann die Struktur der Befragung ableiten.

Prüfen Sie, ob es für die gesammelten Informationsbedürfnisse oder Teile davon andere Informationsquellen gibt, die Sie zusätzlich zur oder statt der Befragung verwenden können.

Schritt 2: Ermitteln Sie die Zielgruppe der Befragung (Sampling)!

Beim sogenannten "Sampling" geht es darum, die Personen zu finden, die relevant zur Erfüllung des Informationsbedürfnisses beitragen können.

Beispiele für Zielgruppen

  • Experten im Projektmanagement (Wissen und Erfahrungen zu Projektmanagement)
  • Experten im Thema des Projekts (Wissen und Erfahrungen zum Thema des Projekts)
  • Mitglieder der Projektorganisation (Anforderung und Wünsche an das Projekt, subjektive Einschätzungen zum Projektverlauf)
  • Anwender (Anforderungen und Wünsche an das Projektergebnis, Erfahrungen mit dem Projektergebnis)

Die Befragung kann alle relevanten Personen einschließen (Vollbefragung) oder eine Stichprobe. Bei der Befragung einer Stichprobe muss diese möglichst repräsentativ für die Gesamtheit der Zielgruppe sein. Die Repräsentativität der Stichprobe kann durch ein Zufallsverfahren oder die Übereinstimmung von Merkmalen der Stichprobe mit den Merkmalen der Gesamtheit sichergestellt werden.

Beispiele für Auswahlverfahren zur Bestimmung der Stichprobe

  • Zufallsverfahren: Alle Anwender des Projektergebnisses werden durchnummeriert. Ein Zufallsgenerator wählt eine bestimmte Anzahl von Nummern aus. Die Anwender mit diesen Nummern werden dann interviewt.
  • Auswahl nach der Übereinstimmung von Merkmalen: Typische Merkmale der Anwendergruppe (Alter, Funktion, Geschlecht etc.) werden ausgewählt. Dann wird die Verteilung der Merkmale in der Gesamtgruppe der Anwender ermittelt. Die Stichprobe wird dann so zusammengestellt, dass sie dieselbe Verteilung der Merkmale hat wie die Gesamtgruppe.
  • Klumpenstichprobe: Eine repräsentative Gruppe von Anwendern (z.B. eine Abteilung oder Anwender an einem Ort) werden ausgewählt. Die Befragung erfolgt dann bei allen Anwendern dieser Gruppe.
  • Schneeballsystem: Bei der Befragung werden die Teilnehmenden nach weiteren Experten befragt, die kompetente Auskunft zum Thema der Befragung geben können.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Umfeldanalyse

Identifizieren Sie unterstützende und bedrohende Einflussfaktoren Ihres Projekts, indem Sie die Wechselwirkungen mit seinem Umfeld analysieren! Mit der Umfeldanalyse verfügen Sie über ein wirkungsvolles Werkzeug zur systemischen Projektsteuerung.

Zirkuläre Fragen

Erweitern Sie die Perspektive von Gesprächspartnern und Arbeitsgruppen! Brechen Sie festgefahrene Antwortmuster auf und finden Sie so zu überraschenden Lösungen!

Delphi-Methode zur Aufwandsschätzung

Nutzen Sie das Fachwissen und die verschiedenen Perspektiven mehrerer Experten, um möglichst belastbare Schätzungen für Arbeitsaufwände, Dauern und Kosten zu erhalten!

Kano-Modell

Finden Sie heraus, welche Qualitätsmerkmale für ein Produkt unverzichtbar sind und welche Ihre Kunden begeistern! Priorisieren Sie auf diese Weise die Kundenanforderungen zielgerichtet für das optimale Produkt!

Voice of the Customer

Finden Sie heraus, was der Kunde wirklich will! Erstellen Sie eine strukturierte Liste quantifizierter und priorisierter Kundenanforderungen als Input für den Produktentwicklungsprozess. Ihre Kunden werden vom neuen Produkt begeistert sein.

Fachartikel zur Methode

Es ist oft schwierig, herauszufinden, was ein Kunde will. Viele Kunden verwenden Fachbegriffe falsch, machen widersprüchliche Angaben, überschätzen die technischen Möglichkeiten oder wissen nicht genau, was sie wollen.

Bei der Projektdurchführung konzentrieren sich Projektleiter zu oft nur auf die Umsetzung der Inhalte. Das Teammanagement vernachlässigen sie dagegen.

Recherche-Tätigkeiten gehören für Sie als Projektmanager zum Arbeitsalltag: Welche Urheberrechte müssen beachtet werden? Was sind aktuelle Trends auf dem Markt etc.? Um bei der Informationssuche möglichst effizient und gezielt vorzugehen, …

Probleme im Projekt kommen selten aus heiterem Himmel. Ein Indikator für unterschwellig brodelnde Konflikte oder Unzufriedenheit ist die Stimmung der Beteiligten.

Aufgabengebiete

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