Unabhängig von ihrer Art, folgt jede Befragung den gleichen Regeln. In der praktischen Durchführung unterscheiden sich Befragungen vor allem durch die eingesetzten Verfahren und Kommunikationswege. Im Folgenden werden die allen Befragungen gemeinsamen Aspekte beschrieben. Bild 1 gibt einen Überblick über die Durchführung einer Befragung mit den wichtigsten durchzuführenden Tätigkeiten.

Bild 1: Überblick über die Schritte bei der Durchführung einer Befragung
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Im Projektmanagement können Befragungen eingesetzt werden, um unter anderem die folgenden Typen von Informationen zu ermitteln:

• Technisches Wissen zu Prozessen, Methoden und Techniken des Projektmanagements
  Beispiel: Befragung von Experten zum Methodeneinsatz im Projekt.
• Daten und Fakten für die Planung des Projekts und zu Kosten und Nutzen des Projekts
  Beispiel: Befragung von Experten zu Kosten und Dauer von Arbeitspaketen (Aufwandsschätzung)
• Erhebung von Anforderungen für die zu erbringende Leistung
  Beispiel: Befragung von Bestandskunden zur Weiterentwicklung eines Produkts
• Erfahrungen mit der Durchführungen von Prozessen, Methoden und Techniken des Projektmanagements und Erfahrungen mit der Benutzung des Projektergebnisses
  Beispiel: Befragung von Experten aus vergleichbaren Projekten
• Subjektive Einschätzungen zu vergangen, aktuellen und künftigen Projektsituationen und subjektive Einschätzungen zum Projektergebnis
  Beispiel: Befragung der Projektmitglieder über die Zusammenarbeit im Projekt als Grundlage für einen Teamworkshop oder Befragung der Anwender zu Erfahrungen mit dem Einsatz einer Anwendungssoftware

Schritt 1: Legen Sie das Ziel der Befragung fest!

Legen Sie fest, welche Informationen Sie mit der Befragung ermitteln wollen. Formulieren Sie das Ziel der Befragung möglichst schriftlich:

Beispiele für Befragungsziele

• Erfragen, wie eine Projektplanung durchgeführt wird
• Ermitteln von Vorgangsdauern für die Projektplanung
• Erheben der Erfahrung mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Software
• Bestimmen der Zufriedenheit mit der Anwendung einer entwickelten Software
• Identifizieren von relevanten Konkurrenzprodukten

Ausgehend vom Ziel der Befragung definieren Sie das Informationsbedürfnis (Fragestellungen, zu behandelnde Themen) und dokumentieren Sie dieses. Dazu können Sie z.B. die Methode Mind Mapping verwenden. Gliedern Sie das Informationsbedürfnis in Themenblöcke. Aus diesen können Sie dann die Struktur der Befragung ableiten.

Prüfen Sie, ob es für die gesammelten Informationsbedürfnisse oder Teile davon andere Informationsquellen gibt, die Sie zusätzlich zur oder statt der Befragung verwenden können.

Schritt 2: Ermitteln Sie die Zielgruppe der Befragung (Sampling)!

Beim sogenannten "Sampling" geht es darum, die Personen zu finden, die relevant zur Erfüllung des Informationsbedürfnisses beitragen können.

Beispiele für Zielgruppen

• Experten im Projektmanagement (Wissen und Erfahrungen zu Projektmanagement)
• Experten im Thema des Projekts (Wissen und Erfahrungen zum Thema des Projekts)
• Mitglieder der Projektorganisation (Anforderung und Wünsche an das Projekt, subjektive Einschätzungen zum Projektverlauf)
• Anwender (Anforderungen und Wünsche an das Projektergebnis, Erfahrungen mit dem Projektergebnis)

Die Befragung kann alle relevanten Personen einschließen (Vollbefragung) oder eine Stichprobe. Bei der Befragung einer Stichprobe muss diese möglichst repräsentativ für die Gesamtheit der Zielgruppe sein. Die Repräsentativität der Stichprobe kann durch ein Zufallsverfahren oder die Übereinstimmung von Merkmalen der Stichprobe mit den Merkmalen der Gesamtheit sichergestellt werden.

Beispiele für Auswahlverfahren zur Bestimmung der Stichprobe

• Zufallsverfahren: Alle Anwender des Projektergebnisses werden durchnummeriert. Ein Zufallsgenerator wählt eine bestimmte Anzahl von Nummern aus. Die Anwender mit diesen Nummern werden dann interviewt.
• Auswahl nach der Übereinstimmung von Merkmalen: Typische Merkmale der Anwendergruppe (Alter, Funktion, Geschlecht etc.) werden ausgewählt. Dann wird die Verteilung der Merkmale in der Gesamtgruppe der Anwender ermittelt. Die Stichprobe wird dann so zusammengestellt, dass sie dieselbe Verteilung der Merkmale hat wie die Gesamtgruppe.
• Klumpenstichprobe: Eine repräsentative Gruppe von Anwendern (z.B. eine Abteilung oder Anwender an einem Ort) werden ausgewählt. Die Befragung erfolgt dann bei allen Anwendern dieser Gruppe.
• Schneeballsystem: Bei der Befragung werden die Teilnehmenden nach weiteren Experten befragt, die kompetente Auskunft zum Thema der Befragung geben können.