Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen an den Business Case!

Der Umfang eines Business Cases kann zwischen einer und mehreren hundert Seiten liegen. Dies hängt von mehreren Faktoren ab wie z.B. der Höhe des Projektbudgets, der Risikobelastung des Projekts oder dem Innovationsgrad des Projektgegenstands.

Klären Sie also als erstes mit den Adressaten des Business Cases, d.h. den Entscheidungsträgern über die Projektfreigabe, welche Anforderungen diese für welches Element des Business Cases haben. Dies betrifft insbesondere die folgenden Punkte:

• Welche und wie viele Handlungsoptionen neben dem Projekt selbst sollen in welchem Detaillierungsgrad dargestellt werden?
• Wie detailliert (z.B. Kostenarten, Kostengang) soll die Projektkalkulation durchgeführt werden?
• Wie und in welcher Detaillierung soll der erwartete Nutzen bestimmt werden? Sind z.B. Szenarien erforderlich?
• Auf welche Weise soll die Bewertung von Kosten und Nutzen durchgeführt werden – ist z.B. eine Amortisationsrechnung gewünscht oder eine einfache Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen?
• Wird eine Sensitivitätsanalyse für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit benötigt?
• Wie detailliert und nach welchem Standard soll die Risikoanalyse durchgeführt werden?

Schritt 2: Stellen Sie alle benötigten Informationen und Ressourcen zusammen!

Aus den Anforderungen ergeben sich die benötigten Informationen, die Sie zur Erstellung des Business Cases benötigen. Brauchen Sie z.B. Marktdaten von einer externen Quelle, dann kann es dauern, bis diese Ihnen zur Verfügung stehen. Sorgen Sie deshalb als erstes dafür, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen oder angefordert sind. Vorbereitend hierfür können Sie z.B. mit der M-A-C-H-T-Methode die wichtigsten Informationen über das Projekt zusammenstellen.

Gleiches gilt für die Ressourcen: Welche Experten benötigen Sie für bestimmte Aufgaben? Sind diese im eigenen Haus oder brauchen Sie externe Unterstützung (z.B. durch ein Marktforschungsinstitut)? Prüfen Sie die Verfügbarkeit dieser Ressourcen und bestimmen Sie ggf. die Wartezeiten, die sich daraus ergeben.