Business Case
Der Business Case eines Projekts rechtfertigt die Investition in ein Projekt. Er liefert dem Lenkungsausschuss die wesentlichen Informationen, um über Genehmigung, Fortführung, Abbruch und Abschluss eines Projekts zu entscheiden. Unter anderem beschreibt er die Gründe für das Projekt, die untersuchten Handlungsoptionen, den angestrebten Nutzen, die erwarteten Kosten, die größten Gefahren und Chancen sowie die Rahmendaten des Projekts.
Autor
Business Case
Der Business Case eines Projekts rechtfertigt die Investition in ein Projekt. Er liefert dem Lenkungsausschuss die wesentlichen Informationen, um über Genehmigung, Fortführung, Abbruch und Abschluss eines Projekts zu entscheiden. Unter anderem beschreibt er die Gründe für das Projekt, die untersuchten Handlungsoptionen, den angestrebten Nutzen, die erwarteten Kosten, die größten Gefahren und Chancen sowie die Rahmendaten des Projekts.
Einsatzmöglichkeiten
- Beurteilung einer Projektidee hinsichtlich geschäftlicher Rechtfertigung
- Vergleich mehrerer Projektanträge, um ein optimales Verhältnis von Aufwand und Nutzen zu erzielen
- Bewertung eines laufenden Projekts, z.B. zur Entscheidung über die Freigabe weiterer Ressourcen
- Entscheidung über Fortführung oder Abbruch eines laufenden Projekts
- Analyse eines Projektportfolios
- Review eines abgeschlossenen Projekts
Ergebnisse
- Zusammenfassung in Form einer Entscheidungsvorlage (Executive Summary)
- Liste der Gründe, die das Ergreifen von Maßnahmen und insbesondere die Durchführung dieses Projekts erforderlich machen
- Darstellung und Bewertung der betrachteten Handlungsoptionen, mindestens des Projekts selbst
- Beschreibung der erwarteten Entwicklung, wenn die Situation unverändert fortgeschrieben wird
- Quantitative Beschreibung des erwarteten Nutzens
- Erwartete negative Nebeneffekte
- Liste der wichtigsten Risiken (Gefahren und Chancen) bei der Durchführung des Projekts und Beurteilung seiner Erfolgsaussichten
- Zeitrahmen mit den wesentlichen Meilensteinen
- erwartete Gesamtkosten des Projekts, ggf. strukturiert nach Projektkostenarten
- Projektfinanzierung
- Bewertung des Verhältnisses von Kosten und Nutzen des Projekts
Vorteile
Transparente Dokumentation der Gründe für die Durchführung eines Projekts und des erwarteten Nutzens
Verhindert Fehlinvestitionen in Vorhaben ohne ausreichenden Nutzwert oder mit zu geringen Erfolgsaussichten
Gewährleistet die Steuerung des Projekts im Sinne des Auftraggebers
Ermöglicht effektive Steuerung eines Projektportfolios
Grenzen, Risiken, Nachteile
Ein rein formell erstellter Business Case, z.B. durch einfaches Ausfüllen einer Vorlage, ist weder geeignet als Entscheidungsgrundlage für die Freigabe des Projekts noch als Referenz zur Steuerung eines Projekts
Der erwartete Nutzen des Projekts wird oft übertrieben, um die Projektgenehmigung zu erreichen
Ein Business Case ersetzt nicht die anderen Projektdokumente wie z.B. Ablaufplan, Risikoliste usw.
Bei mehreren beteiligten Organisationseinheiten, insbesondere mehreren Unternehmen, können für ein Projekt unterschiedliche, evtl. widersprüchliche Business Cases vorliegen.
Voraussetzungen
- Entscheidung der Trägerorganisation, den Business Case für eine Projektidee auszuarbeiten und Freigabe der dafür benötigten Mittel
- Bereitschaft der Trägerorganisation, ein Projekt hinsichtlich seines Nutzens zu bewerten
Qualifizierung
Vertrautheit mit den üblichen Planungsmethoden des Projektmanagements. Abhängig von der geforderten Detaillierung können Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Risikomanagement erforderlich sein.
Benötigte Informationen
Alle bisher vorliegenden Informationen über das Projekt. Dies können insbesondere sein:
- Informationen zum Hintergrund und zur Entstehung des Projekts
- Informationen über das Projektumfeld, z.B. aus einer Umfeldanalyse
- Ausformulierte Projektidee: Was soll erstellt werden (Leistungsumfang, Projektendprodukt)?
- Beschreibung, wie der Leistungsumfang erbracht werden soll (Lösungsansatz)
- Vorgaben des Auftraggebers, z.B. Lastenheft, Projektbeschreibungusw.
- Ergebnisse von Machbarkeitsstudienund Marktanalysen
- Erfahrungen bisheriger Projektemit ähnlichem Leistungsumfang oder ähnlichem Projektumfeld
- Bisher erstellte Pläne bzw. Planentwürfe (Ablaufpläne, Schätzung der Projektdauer, Aufwandsschätzungen, Budgetvorgaben usw.)
Benötigte Hilfsmittel
- Bürosoftware
- ggf. spezielle Finanzsoftware für Wirtschaftlichkeitsrechnungen
- ggf. Risikomanagement-Software zur Risikobeurteilung
Herkunft
Der Business Case ist ein betriebswirtschaftliches Standardinstrument zur Beurteilung von Investitionen. Da Projekte Investitionen darstellen, ist es sinnvoll, für sie einen Business Case zu erstellen. Die Richtlinien für Projektmanagement beziehen sich zwar alle auf einen Business Case, betrachten ihn jedoch unter verschiedenen Aspekten. Der PMBOK® Guide betrachtet den Business Case als vom Auftraggeber vorgegebenen Input und verwendet ihn im Laufe des Projekts nicht weiter. PRINCE2® fordert verpflichtend die Erstellung eines Business Cases für die Vorbereitung sowie Initiierung des Projekts und verwendet ihn als die wichtigste Referenz für die Projektsteuerung. Die ICB4 fordert im Kompetenzelement "Strategie" als Fähigkeit des Projektmanagers, ein Dokument zu erstellen, das die Begründung eines Projekts einschließlich des betriebswirtschaftlichen Nutzens oder des Nutzens für die Organisation dokumentiert. Den Begriff "Business Case" selbst erwähnt die ICB4 explizit nur bei der Entscheidung für Phasenübergänge und der Bewertung von Änderungen.
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen an den Business Case!
- Schritt 2: Stellen Sie alle benötigten Informationen und Ressourcen zusammen!
- Schritt 3: Identifizieren Sie die Stakeholder, die Sie einbeziehen müssen!
- Schritt 4: Identifizieren Sie die Gründe für das Projekt!
- Schritt 5: Beschreiben Sie die betrachteten Handlungsoptionen!
- Schritt 6: Schätzen Sie die Kosten des Projekts ab!
- Schritt 7: Beschreiben Sie die Finanzierung des Projekts!
- Schritt 8: Stecken Sie den Zeitrahmen des Projekts ab!
- Schritt 9: Quantifizieren Sie die angestrebten Nutzeffekte!
- Schritt 10: Identifizieren Sie die erwarteten negativen Auswirkungen des Projekts!
- Schritt 11: Identifizieren Sie die wichtigsten Risiken!
- Schritt 12: Bewerten Sie Kosten und Nutzen!
- Schritt 13: Erstellen Sie die Zusammenfassung!
- Schritt 14 : Dokumentieren Sie die Voraussetzungen und Annahmen
- Arbeiten Sie mit dem Business Case!
- Ergänzende / ähnliche Methoden
Durchführung: Schritt für Schritt
Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen an den Business Case!
Der Umfang eines Business Cases kann zwischen einer und mehreren hundert Seiten liegen. Dies hängt von mehreren Faktoren ab wie z.B. der Höhe des Projektbudgets, der Risikobelastung des Projekts oder dem Innovationsgrad des Projektgegenstands.
Klären Sie also als erstes mit den Adressaten des Business Cases, d.h. den Entscheidungsträgern über die Projektfreigabe, welche Anforderungen diese für welches Element des Business Cases haben. Dies betrifft insbesondere die folgenden Punkte:
- Welche und wie viele Handlungsoptionen neben dem Projekt selbst sollen in welchem Detaillierungsgrad dargestellt werden?
- Wie detailliert (z.B. Kostenarten, Kostengang) soll die Projektkalkulation durchgeführt werden?
- Wie und in welcher Detaillierung soll der erwartete Nutzen bestimmt werden? Sind z.B. Szenarien erforderlich?
- Auf welche Weise soll die Bewertung von Kosten und Nutzen durchgeführt werden – ist z.B. eine Amortisationsrechnung gewünscht oder eine einfache Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen?
- Wird eine Sensitivitätsanalyse für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit benötigt?
- Wie detailliert und nach welchem Standard soll die Risikoanalyse durchgeführt werden?
Schritt 2: Stellen Sie alle benötigten Informationen und Ressourcen zusammen!
Aus den Anforderungen ergeben sich die benötigten Informationen, die Sie zur Erstellung des Business Cases benötigen. Brauchen Sie z.B. Marktdaten von einer externen Quelle, dann kann es dauern, bis diese Ihnen zur Verfügung stehen. Sorgen Sie deshalb als erstes dafür, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen oder angefordert sind. Vorbereitend hierfür können Sie z.B. mit der M-A-C-H-T-Methode die wichtigsten Informationen über das Projekt zusammenstellen.
Gleiches gilt für die Ressourcen: Welche Experten benötigen Sie für bestimmte Aufgaben? Sind diese im eigenen Haus oder brauchen Sie externe Unterstützung (z.B. durch ein Marktforschungsinstitut)? Prüfen Sie die Verfügbarkeit dieser Ressourcen und bestimmen Sie ggf. die Wartezeiten, die sich daraus ergeben.
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Super Artikel! Wäre klasse…
15.12.2019
Super Artikel! Wäre klasse wenn es den auch auf Englisch gäbe, heutzutage habe ich soviele internationale Kollegen dass ich eure Artikel gerne mehr teilen würde.