Projektmanagement-Methode
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Business Case

Der Business Case eines Projekts rechtfertigt die Investition in ein Projekt. Er liefert dem Lenkungsausschuss die wesentlichen Informationen, um über Genehmigung, Fortführung, Abbruch und Abschluss eines Projekts zu entscheiden. Unter anderem beschreibt er die Gründe für das Projekt, die untersuchten Handlungsoptionen, den angestrebten Nutzen, die erwarteten Kosten, die größten Gefahren und Chancen sowie die Rahmendaten des Projekts.

Business Case

Business Case

Der Business Case eines Projekts rechtfertigt die Investition in ein Projekt. Er liefert dem Lenkungsausschuss die wesentlichen Informationen, um über Genehmigung, Fortführung, Abbruch und Abschluss eines Projekts zu entscheiden. Unter anderem beschreibt er die Gründe für das Projekt, die untersuchten Handlungsoptionen, den angestrebten Nutzen, die erwarteten Kosten, die größten Gefahren und Chancen sowie die Rahmendaten des Projekts.

Business Case

Einsatzmöglichkeiten

  • Beurteilung einer Projektidee hinsichtlich geschäftlicher Rechtfertigung
  • Vergleich mehrerer Projektanträge, um ein optimales Verhältnis von Aufwand und Nutzen zu erzielen
  • Bewertung eines laufenden Projekts, z.B. zur Entscheidung über die Freigabe weiterer Ressourcen
  • Entscheidung über Fortführung oder Abbruch eines laufenden Projekts
  • Analyse eines Projektportfolios
  • Review eines abgeschlossenen Projekts

Vorteile

  • Transparente Dokumentation der Gründe für die Durchführung eines Projekts und des erwarteten Nutzens
  • Verhindert Fehlinvestitionen in Vorhaben ohne ausreichenden Nutzwert oder mit zu geringen Erfolgsaussichten
  • Gewährleistet die Steuerung des Projekts im Sinne des Auftraggebers
  • Ermöglicht effektive Steuerung eines Projektportfolios

Grenzen, Risiken, Nachteile

  • Ein rein formell erstellter Business Case, z.B. durch einfaches Ausfüllen einer Vorlage, ist weder geeignet als Entscheidungsgrundlage für die Freigabe des Projekts noch als Referenz zur Steuerung eines Projekts
  • Der erwartete Nutzen des Projekts wird oft übertrieben, um die Projektgenehmigung zu erreichen
  • Ein Business Case ersetzt nicht die anderen Projektdokumente wie z.B. Ablaufplan, Risikoliste usw.
  • Bei mehreren beteiligten Organisationseinheiten, insbesondere mehreren Unternehmen, können für ein Projekt unterschiedliche, evtl. widersprüchliche Business Cases vorliegen.

Ergebnis

  • Zusammenfassung in Form einer Entscheidungsvorlage (Executive Summary)
  • Liste der Gründe, die das Ergreifen von Maßnahmen und insbesondere die Durchführung dieses Projekts erforderlich machen
  • Darstellung und Bewertung der betrachteten Handlungsoptionen, mindestens des Projekts selbst
  • Beschreibung der erwarteten Entwicklung, wenn die Situation unverändert fortgeschrieben wird
  • Quantitative Beschreibung des erwarteten Nutzens
  • Erwartete negative Nebeneffekte
  • Liste der wichtigsten Risiken (Gefahren und Chancen) bei der Durchführung des Projekts und Beurteilung seiner Erfolgsaussichten
  • Zeitrahmen mit den wesentlichen Meilensteinen
  • erwartete Gesamtkosten des Projekts, ggf. strukturiert nach Projektkostenarten
  • Projektfinanzierung
  • Bewertung des Verhältnisses von Kosten und Nutzen des Projekts

Voraussetzungen

  • Entscheidung der Trägerorganisation, den Business Case für eine Projektidee auszuarbeiten und Freigabe der dafür benötigten Mittel
  • Bereitschaft der Trägerorganisation, ein Projekt hinsichtlich seines Nutzens zu bewerten

Qualifizierung

Vertrautheit mit den üblichen Planungsmethoden des Projektmanagements. Abhängig von der geforderten Detaillierung können Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Risikomanagement erforderlich sein.

Benötigte Informationen

Alle bisher vorliegenden Informationen über das Projekt. Dies können insbesondere sein:

  • Informationen zum Hintergrund und zur Entstehung des Projekts
  • Informationen über das Projektumfeld, z.B. aus einer Umfeldanalyse
  • Ausformulierte Projektidee: Was soll erstellt werden (Leistungsumfang, Projektendprodukt)?
  • Beschreibung, wie der Leistungsumfang erbracht werden soll (Lösungsansatz)
  • Vorgaben des Auftraggebers, z.B. Lastenheft, Projektbeschreibungusw.
  • Ergebnisse von Machbarkeitsstudienund Marktanalysen
  • Erfahrungen bisheriger Projektemit ähnlichem Leistungsumfang oder ähnlichem Projektumfeld
  • Bisher erstellte Pläne bzw. Planentwürfe (Ablaufpläne, Schätzung der Projektdauer, Aufwandsschätzungen, Budgetvorgaben usw.)

Benötigte Hilfsmittel

  • Bürosoftware
  • ggf. spezielle Finanzsoftware für Wirtschaftlichkeitsrechnungen
  • ggf. Risikomanagement-Software zur Risikobeurteilung

Durchführung ...

Praxistipps ...

Herkunft

Der Business Case ist ein betriebswirtschaftliches Standardinstrument zur Beurteilung von Investitionen. Da Projekte Investitionen darstellen, ist es sinnvoll, für sie einen Business Case zu erstellen. Die Richtlinien für Projektmanagement beziehen sich zwar alle auf einen Business Case, betrachten ihn jedoch unter verschiedenen Aspekten. Der PMBOK® Guide betrachtet den Business Case als vom Auftraggeber vorgegebenen Input und verwendet ihn im Laufe des Projekts nicht weiter. PRINCE2® fordert verpflichtend die Erstellung eines Business Cases für die Vorbereitung sowie Initiierung des Projekts und verwendet ihn als die wichtigste Referenz für die Projektsteuerung. Die ICB4 fordert im Kompetenzelement "Strategie" als Fähigkeit des Projektmanagers, ein Dokument zu erstellen, das die Begründung eines Projekts einschließlich des betriebswirtschaftlichen Nutzens oder des Nutzens für die Organisation dokumentiert. Den Begriff "Business Case" selbst erwähnt die ICB4 explizit nur bei der Entscheidung für Phasenübergänge und der Bewertung von Änderungen.

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Formalien und Einstieg
Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann. PM-Standards fordern die Erstellung eines Business …
Teil 2:
Annahmen und Methoden
Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr. Marty Schmidt und Johannes …
Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen
Ein Business Case soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die …
Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …

Ein Projekt lohnt sich für ein Unternehmen nur, wenn es mehr Nutzen bringt als es Kosten verursacht. Um das zu beurteilen, benötigt das Management eine Reihe von Informationen, die bei PRINCE2 in einem so genannten "Business Case" zusammengefasst …
Teil 1:
Warum erfolgreiche Projekte noch lange nicht profitabel sein müssen
Auch wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, kann es unrentabel sein. Grund dafür ist ein fehlerhafter Business Case. Wurde dieser z.B. lückenhaft oder unrealistische kalkuliert, stimmt am Ende die Produktrendite nicht. Im ersten Teil …
Teil 2:
Mit Expertise den ROI von Projekten garantieren
Ein Projekt trägt nur dann zum Unternehmenserfolg bei, wenn sein Ergebnis mehr einbringt als dessen Erstellung insgesamt kostet. Ob dies der Fall ist, bewertet der so genannte Business Case (BC). Ein erfolgreiches Projektmanagement garantiert noch …

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