Es gibt im Wesentlichen zwei Interpretationen:

1. Projektlenkungsausschuss
   Oberstes beschlussfassendes Gremium der Organisation eines einzelnen Projekts. Im Lenkungsausschuss eines Projekts sollten die Interessen aller Projektbeteiligten in geeigneter Weise vertreten sein. Vorsitzender des Lenkungsausschusses ist stets der Auftraggeber des Projekts. Der Auftraggeber fällt auch die an den Lenkungsausschuss herangetragenen Entscheidungen, die anderen Mitglieder haben nur beratende Funktion.
2. Zentrales Gremium einer Organisation zur Steuerung des gesamten Projektportfolios
   In einem zentralen Lenkungsausschuss zur Projektportfoliosteuerung sind Verantwortliche der Unternehmensführung vertreten. Über die Aufgaben eines Lenkungsausschusses für ein einzelnes Projekt hinaus hat der zentrale Lenkungsausschuss Verantwortung für das Projektportfolio als Gesamtes.

1. Projektlenkungsausschuss: Lenkungsausschuss eines einzelnen Projekts

Handelt es sich um einen Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt, so ist dieser einerseits die höchste Entscheidungsinstanz innerhalb dieses Projekts, andererseits ist er der Unternehmensführung bzw. dem ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. untergeordnet. Die Minimalbesetzung des Lenkungsausschusses besteht aus dem Auftraggeber, in der Maximalbesetzung setzt er sich aus Vertretern aller Stakeholder dieses einen Projekts zusammen.

Verschiedene Definitionen von Projektlenkungsausschuss

Aufgaben und Befugnisse des Projektlenkungsausschusses

Die Rollenbeschreibung des Lenkungsausschusses kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein. Grundsätzlich sollte er für das einzelne Projekt folgende Aufgaben und Befugnisse haben:

• Sicherung der Qualität des Projektmanagements. Diese Aufgabe kann er auch an einen Qualitätsbeauftragten (bei PRINCE2: Projektsicherung) delegieren.
• Abnahme der Projektergebnisse.
• Anfordern und Prüfen von Projektstatusberichten
• Abnahme von abgeschlossenen und Freigabe noch nicht begonnener Projektphasen
• Überwachung und Freigabe von Kosten- und Ablaufplänen
• Unterbrechung oder Abbruch eines Projekts
• Entscheidung über Änderungsanträge, sofern sie extern vorgegebene Randbedingungen (z.B. Budget, Spezifikationen, Termine) nicht verletzen. Diese Aufgabe kann er auch an einen Änderungsausschuss (auch Change Control Board, PRINCE2: Change authority) delegieren.
• Überwachung externer Einflüsse auf das Projekt, z.B. Risiken, die aus veränderten Randbedinungen entstehen
• Beschlussfassung über eskalierte Entscheidungen innerhalb des Projekts, z.B. bei Ressourcenkonflikten
• Berichten des Projektfortschritts an das übergeordnete Programm- oder Projektportfoliomanagement
• Eskalieren von Entscheidungen aus dem Projekt an die Unternehmensführung oder das Projektportfoliomanagement
• Umsetzen von Entscheidungen der Unternehmensführung oder des Projektportfoliomanagements im Projekt

2. Zentraler Lenkungsausschuss für das ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein.

Im ProjektManager, einem der Standardwerke der GPM, wird der Lenkungsausschuss als zentrales Gremium der Unternehmensorganisation beschrieben, das nicht nur die strategischen Entscheidungen für die einzelnen Projekte trifft, sondern auch für das Projektportfolio zuständig ist. Bei dieser Interpretation des Lenkungsausschusses integriert er die Funktion des Lenkungsausschusses für das einzelne Projekt mit dem Projektportfoliomanagement. Er repräsentiert gegenüber dem einzelnen Projekt damit zugleich die Unternehmensführung.

Aufgaben und Befugnisse eines zentralen Lenkungsausschusses

Für die über ein einzelnes Projekt hinausgehenden Aufgaben und Befugnisse gibt es keine einheitlichen Regeln, sie müssen vielmehr im Einzelfall festgelegt werden. Mögliche weitergehende Aufgaben und Befugnisse können sein:

• Initiierung und Beauftragung von Projekten im Einklang mit der Unternehmensstrategie
• Ausrichten der einzelnen Projekte hinsichtlich Ergebnis, Budget und Termin auf die Unternehmensstrategie
• Überprüfung und Genehmigung von Projektanträgen
• Entscheidung über Änderungsanträge hinsichtlich spezifiziertem Projektergebnis, bewilligtem Budget und vereinbartem Termin.
• Abstimmung der Projekte innerhalb des Portfolios untereinander.
• Planung, Überwachung und Steuerung von Programmen

Erläuterungen und Kommentar

Es ist zu empfehlen, den Begriff "Lenkungsausschuss" ausschließlich im Sinne des obersten beschlussfassenden Gremiums eines einzelnen Projekts zu verwenden. Dies entspricht der am weitesten verbreiteten Interpretation und steht in Einklang mit den gängigen Richtlinien.

Ein Projekt ohne Lenkungsausschuss durchzuführen, wie es auch im PM3 als möglich erachtet wird, würde bedeuten, das Projekt ohne eine institutionalisierte Anbindung an die wesentlichen Stakeholder durchzuführen. An diesem Punkt wird auch ein Unterschied zwischen PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". und dem PMBOK Guide deutlich: Im PMBOK Guide gibt es keinen Lenkungsausschuss, statt dessen ausführliche Prozesse zum Stakeholdermangement. PRINCE2 hingegen beschreibt das Stakeholdermanagement nicht explizit, sondern definiert dies als Aufgabe des Lenkungsausschusses. Da bei PRINCE2 Auftraggeber, Benutzervertreter und Lieferantenvertreter obligatorische Mitglieder im Lenkungsausschuss sind, ist dadurch das Stakeholdermanagement für die meisten Projekte bereits durch die Projektorganisation erfüllt.

Von daher erscheint es sinnvoll, den Lenkungsausschuss zum Pflichtgremium zu machen und ein umfangreicheres Stakeholdermanagement nur bei tatsächlichem Bedarf einzurichten. Aus pragmatischer Sicht bedeutet dies: Verwendung der Projektorganisation wie bei PRINCE2 beschrieben und im Bedarfsfall Ergänzung des verwendeten Prozessmodells um die Stakeholdermanagement-Prozesse des PMBOK Guide. Welche der beiden PM-Systeme man dabei als führend betrachtet ist von untergeordneter Bedeutung.

Hinsichtlich der Projektorganisation enttäuscht die DIN 69901:2009. Sie grenzt die Ebene des Programm- und Projektportfoliomanagements vollständig aus und benennt lediglich, dass das Multi-Projektmanagement von einer übergeordneten Ebene geleistet werden muss.

Das Verhältnis von Lenkungsausschuss und Projektleiter wird in der Praxis äußerst unterschiedlich gehandhabt. So ist in KMUs mit flachen Hierarchien häufig anzutreffen, dass der Lenkungsausschuss eines internen Projekts aus dem Geschäftsführer und dem Projektleiter besteht. Bei PRINCE2 hingegen kann der Projektleiter unter keinen Umständen Mitglied im Lenkungsausschuss sein, da ja der Lenkungsausschuss die Funktion der Projektsicherung innehat und damit die Arbeit des Projektleiters überwacht. Projektorganisationen, bei denen die Tätigkeit des Projektleiters nicht überwacht wird, sind überaus kritisch zu bewerten: Es ist nicht gewährleistet, dass die Projektsteuerung in ausreichendem Maße den Business Case, d.h. die Interessen der Trägerorganisation, berücksichtigt.

Aus diesen Überlegungen heraus besteht die minimale Projektorganisation aus zwei Personen: Dem Auftraggeber, der gleichzeitig die Rolle des Lenkungsausschusses übernimmt und dem Projektleiter, der zugleich als Projektmitarbeiter die vereinbarten Ergebnisse erstellt.

Im Umkehrschluss bedeutet dies bei strenger Auslegung des Projektmanagementbegriffs: Ein Vorhaben, dessen Organisation keinen Lenkungsausschuss hat, kann auch nicht als Projekt bezeichnet werden, da die durchgeführten Managementtätigkeiten keiner Sicherung unterliegen.