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Methoden des modernen Portfoliomanagements

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Es gibt im Wesentlichen zwei Interpretationen:

  1. Projektlenkungsausschuss
    Oberstes beschlussfassendes Gremium der OrganisationOrganisationDer Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: Organisation als System Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. Die Struktur eines solchen Systems eines einzelnen Projekts. Im Lenkungsausschuss eines Projekts sollten die Interessen aller Projektbeteiligten in geeigneter Weise vertreten sein. Vorsitzender des Lenkungsausschusses ist stets der AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. des Projekts. Der Auftraggeber fällt auch die an den Lenkungsausschuss herangetragenen Entscheidungen, die anderen Mitglieder haben nur beratende Funktion.
  2. Zentrales Gremium einer Organisation zur SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. des gesamten Projektportfolios
    In einem zentralen Lenkungsausschuss zur Projektportfoliosteuerung sind Verantwortliche der Unternehmensführung vertreten. Über die Aufgaben eines Lenkungsausschusses für ein einzelnes Projekt hinaus hat der zentrale Lenkungsausschuss VerantwortungVerantwortungVerantwortung besteht aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht. Es ist also nicht möglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein (sog. Kongruenzprinzip). Ebenso bedeutet Verantwortung, dass aus falschem Handeln oder Nicht-Handeln Konsequenzen wie z.B. Vertragsstrafen oder disziplinarische Strafen erwachsen. für das Projektportfolio als Gesamtes.

 

1. Projektlenkungsausschuss: Lenkungsausschuss eines einzelnen Projekts

Handelt es sich um einen Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt, so ist dieser einerseits die höchste Entscheidungsinstanz innerhalb dieses Projekts, andererseits ist er der Unternehmensführung bzw. dem ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. untergeordnet. Die Minimalbesetzung des Lenkungsausschusses besteht aus dem Auftraggeber, in der Maximalbesetzung setzt er sich aus Vertretern aller StakeholderStakeholderStakeholder (synonym: Projektbeteiligte, Interessensgruppen, Interessierte Parteien) sind: Personen, Personengruppen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder durch den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst werden die gegebenenfalls den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflussen dieses einen Projekts zusammen.

Verschiedene Definitionen von Projektlenkungsausschuss

 

PMBOK(R) Guide

Der PMBOK(R) Guide kennt keinen Lenkungsausschuss, da in der US-amerikanischen Norm weder Rollenbeschreibungen noch die Aufbauorganisation des Projekts behandelt werden. Verantwortungen und Befugnisse, die in anderen Richtlinien dem Lenkungsausschuss zugeordnet werden, haben im PMBOK Guide der Projektsponsor, der Projektmanager und die Linienorganisation inne.

DIN 69901-5

Die DIN 69901-5 definiert den Lenkungsausschuss als "übergeordnetes Gremium, an das der Projektleiter berichtet und das ihm als Entscheidungs- und Eskalationsgremium zur Verfügung steht". Die Norm legt dabei nicht fest, ob der Lenkungsausschuss nur für ein einzelnes Projekt oder für mehrere Projekte zuständig ist.

PM3

Im PM3 empfehlen Kremer und Rohde (PM3, S. 307), den Begriff Lenkungsausschuss für das oberste Entscheidungsgremium eines Projekts oder Programms zu verwenden. Für das permanente Gremium zur Steuerung des Projektportfolios schlagen sie die Begriffe Steuerungsgremium, Portfolio-Board oder Steering Committee vor. Verbindliche Vorgaben für Zusammensetzung und Arbeitsweise des Lenkungsausschusses geben die Autoren allerdings nicht.

PRINCE2

PRINCE2 beschreibt als einziger Standard detailliert Zusammensetzung, Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Lenkungsausschusses. Dabei geht PRINCE2 vom Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt aus. Gemäß PRINCE2 müssen im Lenkungsausschuss die Interessen des Auftraggebers, der späteren Benutzer des Projektprodukts und der Lieferanten von Leistungen für das Projekt vertreten sein. Zentrale Aufgabe des Lenkungsausschusses ist, den Business Case des Projekts zu überwachen. Anhand des Business Cases entscheidet der Lenkungsausschuss z.B. über Änderungsanträge oder über den Abbruch bzw. die Fortführung des Projekts. Bei PRINCE2 ist der Projektmanager nicht Mitglied des Lenkungsausschusses, da er diesem unterstellt ist. Da "Management by Exception" das Führungsprinzip von PRINCE2 ist, trifft sich der Lenkungsausschuss nur nach Bedarf, z.B. um den Projektplan bzw. Phasenplan zu genehmigen oder um den Projektabschluss zu bestätigen. Regelmäßige Sitzungen lehnt PRINCE2 explizit ab.

Bei Projekten, die nicht nach PRINCE2 gemanaget werden, sind auch andere Formen des Lenkungsausschusses möglich. Beispielsweise kann der Projektmanager Mitglied des Lenkungsausschusses sein, der sich regelmäßig trifft, um den Projektstatus zu beurteilen. Rolle und Funktion des Lenkungsausschusses müssen im Projektmanagementhandbuch einer Organisation definiert sein.

Die Standardreaktionen auf die verbreitete Entscheidungs-Arthrose in vielen Lenkungsausschüssen umfassen Frust, Wut und Zorn. Man schimpft im Kreis der Kollegen über "Die Bremser da oben". Das ist verständlich, hilft aber leider wenig.

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Die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) stellen hohe Erwartungen an ihre Projektmanager – die Mitglieder des Lenkungsausschusses müssen hingegen keine PM-Kenntnisse mitbringen.

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Verhindern Sie Scope Creep und unkoordinierte Änderungen! Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® gewährleistet ein systematisches Verfahren zur Steuerung von Änderungsanträgen.
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Als Projektleiter müssen Sie viele Entscheidungen von sehr unterschiedlicher Tragweite fällen. Bei diesen Entscheidungen spielt Ihr persönlicher Entscheidungstyp eine tragende Rolle. Dr. Tomas Bohinc stellt Ihnen vor, welche Typen es gibt.

Aufgaben und Befugnisse des Projektlenkungsausschusses

Die Rollenbeschreibung des Lenkungsausschusses kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein. Grundsätzlich sollte er für das einzelne Projekt folgende Aufgaben und Befugnisse haben:

 

2. Zentraler Lenkungsausschuss für das ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein.

Im ProjektManagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung., einem der Standardwerke der GPM, wird der Lenkungsausschuss als zentrales Gremium der Unternehmensorganisation beschrieben, das nicht nur die strategischen Entscheidungen für die einzelnen Projekte trifft, sondern auch für das Projektportfolio zuständig ist. Bei dieser Interpretation des Lenkungsausschusses integriert er die Funktion des Lenkungsausschusses für das einzelne Projekt mit dem Projektportfoliomanagement. Er repräsentiert gegenüber dem einzelnen Projekt damit zugleich die Unternehmensführung.

Aufgaben und Befugnisse eines zentralen Lenkungsausschusses

Für die über ein einzelnes Projekt hinausgehenden Aufgaben und Befugnisse gibt es keine einheitlichen Regeln, sie müssen vielmehr im Einzelfall festgelegt werden. Mögliche weitergehende Aufgaben und Befugnisse können sein:

 

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Was sind Projekte, was ist Projektmanagement, was ist agiles Projektmanagement? Hier erhalten Sie einen komprimierten Überblick über die wichtigsten Inhalte, Themen, Methoden und Begriffe des Projektmanagements.

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Projektauftrag, Project Charter, Projektleitdokumentation – es gibt viele verschiedene Bezeichnungen für die wichtigste Grundlage eines Projekts. Aber was in diesem Dokument enthalten sein soll, wird sowohl in der Praxis als auch in den …

Erläuterungen und Kommentar

Es ist zu empfehlen, den Begriff "Lenkungsausschuss" ausschließlich im Sinne des obersten beschlussfassenden Gremiums eines einzelnen Projekts zu verwenden. Dies entspricht der am weitesten verbreiteten Interpretation und steht in Einklang mit den gängigen Richtlinien.

Ein Projekt ohne Lenkungsausschuss durchzuführen, wie es auch im PM3 als möglich erachtet wird, würde bedeuten, das Projekt ohne eine institutionalisierte Anbindung an die wesentlichen Stakeholder durchzuführen. An diesem Punkt wird auch ein Unterschied zwischen PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". und dem PMBOK GuidePMBOK GuidePMBOK Guide ist eine Abkürzung von Guide to the Project Management Body of Knowledge deutlich: Im PMBOK Guide gibt es keinen Lenkungsausschuss, statt dessen ausführliche Prozesse zum Stakeholdermangement. PRINCE2 hingegen beschreibt das StakeholdermanagementStakeholdermanagementDas Stakeholdermanagement ist die aktive und proaktive Betreuung der Projektbeteiligten, insbesondere der einflussnehmenden Entscheider. Wenn Entscheidungen zu treffen sind, vor allem bei Änderungen des Projektauftrags, bereitet das Stakeholdermanagement die hierfür erforderlichen Informationen auf und begleitet die Entscheidungsfindung. nicht explizit, sondern definiert dies als Aufgabe des Lenkungsausschusses. Da bei PRINCE2 Auftraggeber, Benutzervertreter und Lieferantenvertreter obligatorische Mitglieder im Lenkungsausschuss sind, ist dadurch das Stakeholdermanagement für die meisten Projekte bereits durch die ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts. erfüllt.

Von daher erscheint es sinnvoll, den Lenkungsausschuss zum Pflichtgremium zu machen und ein umfangreicheres Stakeholdermanagement nur bei tatsächlichem Bedarf einzurichten. Aus pragmatischer Sicht bedeutet dies: Verwendung der Projektorganisation wie bei PRINCE2 beschrieben und im Bedarfsfall Ergänzung des verwendeten Prozessmodells um die Stakeholdermanagement-Prozesse des PMBOK Guide. Welche der beiden PM-Systeme man dabei als führend betrachtet ist von untergeordneter Bedeutung.

Hinsichtlich der Projektorganisation enttäuscht die DIN 69901:2009. Sie grenzt die Ebene des Programm- und Projektportfoliomanagements vollständig aus und benennt lediglich, dass das Multi-Projektmanagement von einer übergeordneten Ebene geleistet werden muss.

Das Verhältnis von Lenkungsausschuss und Projektleiter wird in der Praxis äußerst unterschiedlich gehandhabt. So ist in KMUs mit flachen Hierarchien häufig anzutreffen, dass der Lenkungsausschuss eines internen Projekts aus dem Geschäftsführer und dem Projektleiter besteht. Bei PRINCE2 hingegen kann der Projektleiter unter keinen Umständen Mitglied im Lenkungsausschuss sein, da ja der Lenkungsausschuss die Funktion der Projektsicherung innehat und damit die Arbeit des Projektleiters überwacht. Projektorganisationen, bei denen die TätigkeitTätigkeitTätigkeit, Aktivität oder Aufgabe im deutschen Sprachgebrauch entsprechen wohl am ehesten dem englischen "task" und bezeichnen die kleinste Arbeitseinheit innerhalb eines Arbeitspakets. Ein sinnvolles Kriterium ist, dass eine Tätigkeit von einer einzelnen Person durchgeführt werden kann. des Projektleiters nicht überwacht wird, sind überaus kritisch zu bewerten: Es ist nicht gewährleistet, dass die ProjektsteuerungProjektsteuerungProjektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten. in ausreichendem Maße den Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument., d.h. die Interessen der TrägerorganisationTrägerorganisationDie Trägerorganisation eines Projekts ist diejenige Organisationseinheit, in die der Lenkungsausschuss des Projekts eingebunden ist., berücksichtigt.

Aus diesen Überlegungen heraus besteht die minimale Projektorganisation aus zwei Personen: Dem Auftraggeber, der gleichzeitig die Rolle des Lenkungsausschusses übernimmt und dem Projektleiter, der zugleich als Projektmitarbeiter die vereinbarten Ergebnisse erstellt.

Im Umkehrschluss bedeutet dies bei strenger Auslegung des Projektmanagementbegriffs: Ein Vorhaben, dessen Organisation keinen Lenkungsausschuss hat, kann auch nicht als Projekt bezeichnet werden, da die durchgeführten Managementtätigkeiten keiner Sicherung unterliegen.

Was ist ein Lenkungsausschuss?

Der Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Man unterscheidet zwischen Projektlenkungsausschuss und dem zentralen Lenkungsausschuss für das Projektportfolio.

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Was sind die Aufgaben eines Lenkungsausschusses?

Die Rollenbeschreibung des Lenkungsausschusses kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gestaltet sein. Grundsätzlich sollte er für das einzelne Projekt folgende Aufgaben und Befugnisse haben:

  • Sicherung der Qualität des Projektmanagements. Diese Aufgabe kann er auch an einen Qualitätsbeauftragten (bei PRINCE2: Projektsicherung) delegieren.
  • Abnahme der Projektergebnisse.
  • Anfordern und Prüfen von Projektstatusberichten
  • [...]

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Wer sitzt im Lenkungsausschuss?

Die Minimalbesetzung des Lenkungsausschusses besteht aus dem Auftraggeber, in der Maximalbesetzung setzt er sich aus Vertretern aller Stakeholder dieses einen Projekts zusammen. Gemäß PRINCE2 müssen im Lenkungsausschuss die Interessen des Auftraggebers, der späteren Benutzer des Projektprodukts und der Lieferanten von Leistungen für das Projekt vertreten sein.
Die genaue Besetzung ist abhängig von Größe und Art des Projekts.

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