Ecocycle Planning (Liberating Structures)

Mit Ecocycle Planning gewinnt eine Gruppe Klarheit darüber, welche Aufgaben aktuell ihre Kapazitäten binden, welche überfälligen Aktivitäten nicht aus den Startlöchern kommen und welche Tätigkeiten "kreativ zerstört" werden sollten, um Raum für Neues zu schaffen. Teams und ganze Organisationen können in Workshops mit Hilfe von Ecocycle Planning zu neuem Schwung und zur Zielfokussierung finden. Die Methode dient auch zur individuellen Reflexion.

Ecocycle Planning (Liberating Structures)

Ecocycle Planning (Liberating Structures)

Mit Ecocycle Planning gewinnt eine Gruppe Klarheit darüber, welche Aufgaben aktuell ihre Kapazitäten binden, welche überfälligen Aktivitäten nicht aus den Startlöchern kommen und welche Tätigkeiten "kreativ zerstört" werden sollten, um Raum für Neues zu schaffen. Teams und ganze Organisationen können in Workshops mit Hilfe von Ecocycle Planning zu neuem Schwung und zur Zielfokussierung finden. Die Methode dient auch zur individuellen Reflexion.

Ecocycle Planning (Liberating Structures)

Einsatzmöglichkeiten

  • Workshops mit Organisationen, die von der aktuellen Themenvielfalt gelähmt sind ("Wir machen zu viele Dinge gleichzeitig und bekommen nichts fertig!")
  • Coaching von Teams, die vor lauter Alltagsgeschäftigkeit die langfristig wichtigen Dinge nicht anpacken
  • Coaching von Einzelpersonen, die den Eindruck haben, in der aktuellen Aufgabenflut zu versinken

Die Methode funktioniert wunderbar im Einzelgespräch, entfaltet aber eine ganz besondere Wirkung in Workshops mit großen Gruppen, da hier alle Teilnehmenden in einen Sichtungs- und Priorisierungsprozess involviert sind, der sonst üblicherweise hinter geschlossenen Türen stattfindet.

Für das Ecocycle Planning sollten Sie sich mindestens 90 Minuten Zeit nehmen, bei größeren Gruppen auch gerne zwei Stunden, um die Ergebnisse der einzelnen Gruppen zu konsolidieren. Ein Ecocycle-Planning-Workshop lässt sich sowohl vor Ort als auch remote durchführen, wenn die geeigneten Tools vorhanden sind.

Ergebnisse
  • Überblick aller Tätigkeiten, die aktuell Ressourcen binden, mit ihrer Positionierung im Ecocycle-Lebenszyklus.
  • Gemeinsam beschlossene erste Schritte, um stockende Wachstumsthemen mit mehr Ressourcen zu versorgen und zum Leben zu erwecken.
  • Gemeinsam beschlossene erste Schritte, um Altlasten zu stoppen und so dringend benötigte Ressourcen freizusetzen.
Vorteile
Das gemeinsame Bild des aktuellen Tätigkeiten-Portfolios setzt alle Beteiligten in die Lage, den Wertbeitrag der einzelnen Aktivitäten zu erkennen.
In Altlasten gebundene Ressourcen werden identifiziert, sodass sie für Wachstumsaktivitäten freigesetzt werden können.
Die gemeinsame Arbeit am Ecocycle-Portfolio bezieht alle Perspektiven mit ein. Dies fördert die Resilienz der Organisation, da durch eine gesamtheitliche Erfassung von Stärken, Risiken und Verbesserungspotentialen robustere Lösungen gefunden werden können.
Gemeinsam beschlossene Maßnahmen können anschließend leichter in der Organisation umgesetzt werden, da ihre Herleitung und ihr Nutzen allen Beteiligten klar ist.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Das "kreative Zerstören" kann im ersten Enthusiasmus eine zu radikale Eigendynamik in Richtung "Zerstörungswut" entwickeln. In einer gesunden Organisation sind jedoch alle Phasen des Ecocycles vertreten.
Eine abwertende oder gar verächtliche Behandlung von Elementen in der "Starrheitsfalle" kann Gefühle verletzen, insbesondere bei Menschen, die ursprünglich an deren Entstehung beteiligt waren.
Das Ergebnis des Workshops ist eine Sammlung vereinbarter erster Schritte, aber keine umfassende Planung des weiteren Vorgehens. Oft reicht dies bereits aus, um ein kritisches Momentum in der Organisation zu entwickeln. Dennoch sollte die Durchführung der Maßnahmen regelmäßig überprüft werden, damit diese nicht im Tagesgeschäft versanden.
Voraussetzungen
  • Bei Gruppen-Workshops: Ein möglichst breites Spektrum der Menschen, deren Kompetenz und Arbeitskraft in den Tätigkeiten der Organisation eingebunden sind.
  • Die Bereitschaft aller Teilnehmenden, sich auf eine neue, libertäre und auf den ersten Blick vielleicht etwas esoterisch anmutende Art der Portfoliobetrachtung einzulassen.
Qualifizierung

Die Moderation muss mit dieser Methode vertraut sein, und idealerweise auch Kenntnis anderer Liberating Structures besitzen, die für die Durchführung eines Ecocycle Plannings hilfreich sein können (z.B. "1-2-4-ALL", "15% Solutions" oder "What, What now, so What"). Abhängig vom Teilnehmerkreis des Workshops sollte sie erfahren sein in der Moderation großer Gruppen und Feingefühl mitbringen für die emotionale Herausforderung, Tätigkeiten als Altlasten zu benennen und zu beerdigen.

Benötigte Informationen
  • Klar definierter Bereich der betrachteten Tätigkeiten: Geht es um die Tätigkeiten eines Teams, einer Abteilung, der ganzen Organisation?
  • Fachwissen und Erfahrung der beteiligten Personen
Benötigte Hilfsmittel

Bei Workshops vor Ort:

  • Ein ausreichend großer Raum mit Tischinseln oder Stehtischen für jeweils vier Personen und einem gemeinsamen Bereich, wo die Ergebnisse aller Arbeitsgruppen zusammengeführt werden können
  • Vorbereitete Vorlagen des Ecocycle-Plannings (dreiviertel der Teilnehmerzahl), idealerweise auf Din A3 ausgedruckt oder auf Flip-Chart-Papier vorgezeichnet. Bild 1 zeigt eine mögliche Vorlage zur freien Verwendung. Unter https://dimjon.com/english/material/ finden Sie meine Vorlagen zum freien Download.
  • Eine freie Wand oder zwei Pinn-Wände mit einer großen Darstellung des Ecocycles
  • Ausreichend Kärtchen/Haftnotizen und Stifte für alle Teilnehmenden
  • Bei großen Workshops ein gut hörbarer Signalgeber. Ich verwende eine Schiffsglocke und einen Hammer.

Für Remote-Workshops:

  • Eine Video-Konferenz-Lösung, die eine Aufteilung der Teilnehmenden in Kleingruppen (Breakout-Rooms) unterstützt
  • Eine Plattform zur gemeinsamen Bearbeitung, in der die Teilnehmenden auf einer Vorlage ihre Ergebnisse zusammenführen können (z.B. Miro oder Mural)
Herkunft

"EcocyclePlanning" gehört zu den aktuell 33 sogenannten "Liberating Structures", die Keith McCandless und Henri Lipmanowicz seit 2002 zusammenstellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Liberating-Structures-Website (siehe "Links") und im Liberating-Structures-Buch (Lipmanowicz, Henri und McCandless, Keith: The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation, 2014).

Durchführung: Schritt für Schritt

In vielen Teams und Organisationen herrscht das Gefühl vor, dass man sich nicht auf die wirklich wertvollen Themen konzentriert, zu viel Aufwand in Altlasten verschwendet und somit keine Zeit für eigentlich viel wertvollere Zukunftsthemen hat. Es herrscht der Eindruck des Getrieben-Seins und der Stagnation.

In einem solchen Umfeld kann ein Ecocycle-Planning-Workshop entscheidend dazu beitragen, ein kollektives Verständnis des vorherrschenden Themenportfolios zu schaffen, und daraus die erforderlichen Maßnahmen abzuleiten, um Ressourcen und Energie für produktive Wachstumsthemen freizusetzen.

Die zugrundeliegende Metapher des Ecocyle Plannings ist ein ökologischer Lebenszyklus mit vier Entwicklungsphasen (Bild 1):

  • Geburt: Hier erzeugen wir neues Wachstum. Z.B. durch die Entwicklung eines neuen Produkts. Ein Bild aus der Natur wäre hier das Anziehen eines Sprösslings.
  • Reife: Hier sichern und steigern wir den Ertrag aus den aktuell profitabelsten Tätigkeiten. Die Entsprechung aus der Landwirtschaft ist die Ernte.
  • Kreative Zerstörung: In dieser Phase beenden wir Tätigkeiten, die nur noch wenig Ertrag generieren. Das Bild aus der Natur ist hier die Kompostierung oder das Unterpflügen. Hier setzen wir produktive Ressourcen für neues Wachstum frei.
  • Erneuerung: Hier finden wir neue Aktivitäten mit künftigen Wachstumschancen, für die jedoch erst noch die geeigneten Umgebungsbedingungen geschaffen werden müssen, damit sie es in die Geburt schaffen können. Das Bild aus der Natur ist hier der Pflanzensamen oder die Aussaat.
Visualisierung des Ecocycles. Hinweis: zur Einführung (Schritt 1) die beiden Fallen noch nicht einfügen.
Bild 1: Visualisierung des Ecocycles. Hinweis: zur Einführung (Schritt 1) die beiden Fallen noch nicht einfügen.

Der Ecocycle enthält aber auch zwei Fallen, in denen Aktivitäten festhängen und deshalb nicht in die nächste Phase fortschreiten können:

  • Aktivitäten in der "Starrheitsfalle" liefern keinen nennenswerten Ertrag mehr, werden aber trotzdem nicht beendet und blockieren so wertvolle Ressourcen. Hier finden wir beispielsweise Pflegearbeiten für Produkte, die schon lange eingestellt sein sollten.
  • Aktivitäten in der "Armutsfalle" verkümmern aufgrund mangelnder Ressourcen und schaffen es nicht zur Geburt. Hier finden wir all die Aktivitäten, die wir schon lange hätten anfangen sollen, aber zu denen wir "einfach noch gekommen" sind.

Die Verbindung zwischen den beiden Fallen ist offensichtlich: Aktivitäten in der Starrheitsfalle binden die Ressourcen, die den Aktivitäten in der Armutsfalle fehlen, um das Licht der Welt zu erblicken. Das wertvollste Ergebnis eines Ecocycle Plannings ist deshalb ein kollektives Verständnis der Tätigkeiten in der Starrheitsfalle und in der Armutsfalle, und die gemeinsam beschlossenen Maßnahmen, um diese Tätigkeiten in die jeweils nächste Phase zu befördern.

Beispiel: Ecocycle Planning in der Software-Entwicklungsabteilung

Der Software-Entwicklungsbereich eines mittelständischen Unternehmens stand vor der Herausforderung, dass viele Aktivitäten nicht so recht aus den Startlöchern kamen, die von allen Beteiligten als wichtig für die zukünftige Ausrichtung erachtet wurden. Dazu gehörten sowohl Produktentwicklungen als auch Maßnahmen für eine zukunftsfähigere Architektur, wie Modularisierbarkeit und Testautomatisierung. Mit einem Ecocycle-Planning-Workshop sollten sich alle Beteiligten Klarheit über das aktuelle Tätigkeiten-Portfolio verschaffen und nächste Schritte für eine weitreichende Verbesserung erarbeiten.

Schritt 1: Erklären Sie das Ecocycle-Modell und den Ablauf!

Führen Sie die Teilnehmenden in die Zielsetzung des Workshops ein, und vereinbaren Sie mit allen noch einmal verbindlich, welcher Teil der Organisation im Rahmen dieses Workshops im Fokus steht. Anschließend präsentieren Sie die vier Phasen des Ecocycle-Modells und stellen sicher, dass es von allen verstanden wird. Verwenden Sie hierfür eine Visualisierung wie in Bild 1, aber noch ohne die beiden Fallen (s.u.).

Beispiel

In unserem Workshop übernahm der Abteilungsleiter die Einführung und die Fokussierung auf den Software-Entwicklungsbereich. Anschließend führten wir die Teilnehmenden in die vier Phasen des Ecocycle-Modells ein und sammelten eigene Beispiele der Teilnehmenden aus dem Bereich der Landwirtschaft für die vier Phasen, um das gemeinsame Verständnis zu unterstützen. Es durften allerdings noch keine Beispiele aus dem tatsächlichen Arbeitsumfeld genannt werden, da dies sonst den weiteren Verlauf beeinflusst hätte. Für Heiterkeit sorgte das kurze Einspielen von "Circle of Life" aus dem Film "König der Löwen". Dann begaben sich die Teilnehmenden an die Tischinseln mit dem vorbereiteten Material.

Schritt 2: Individuelles Sammeln der Aktivitäten

Alle Teilnehmenden sammeln - jeder für sich und ohne Kommunikation mit den anderen - sämtliche Aktivitäten, die aktuell Zeit von ihnen beanspruchen und schreiben sie auf Kärtchen/Haftnotizen. Hierfür geben Sie fünf Minuten Zeit. Diese kurze Zeit der stillen Selbstreflexion ist wichtig, um eine frühzeitige Beeinflussung durch Meinungsführer zu verhindern und um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Beispiel

Sobald sich alle Workshop-Teilnehmenden einen Stehtisch gesucht hatten, forderten wir sie auf, in den nächsten fünf Minuten alle eigenen Aktivitäten für den Software-Entwicklungsbereich auf Haftnotizen zu sammeln Bild 2). Reden war innerhalb dieser Zeit nicht erlaubt.

Tätigkeiten werden auf Haftnotizen gesammelt
Bild 2: Tätigkeiten werden auf Haftnotizen gesammelt

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

Workshops müssen nicht langweilig sein und eine Bühne für diejenigen bieten, die ohnehin immer sprechen. Mit Liberating Structures ermöglichen Sie, dass sich alle einbringen und dabei Spaß haben. Wie Ihnen das gelingt, erklärt Michael Cramer.

Aufgabengebiete

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