Lean Coffee

Lean Coffee strukturiert einladungsbasierte, selbstorganisierte Meetings. Die Teilnehmer*innen definieren selbst die wichtigsten Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel und arbeiten diese in kurzen, festgelegten Zeitfenstern ab. Optimal sind Teilnehmerzahlen zwischen 3 und 20 Personen.

Methode Lean Coffee

Lean Coffee

Lean Coffee strukturiert einladungsbasierte, selbstorganisierte Meetings. Die Teilnehmer*innen definieren selbst die wichtigsten Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel und arbeiten diese in kurzen, festgelegten Zeitfenstern ab. Optimal sind Teilnehmerzahlen zwischen 3 und 20 Personen.

Methode Lean Coffee

Einsatzmöglichkeiten

Lean Coffee unterstützt Teams grundsätzlich bei der selbstorganisierten Durchführung aller Arten von Besprechungen. Spezifische Einsatzmöglichkeiten sind z.B.:

  • Steigerung der Effizienz von regulären Meetings auch in traditionellen Unternehmenskulturen
  • Durchführung spontaner Diskussionsrunden zu einer aktuell entstandenen Fragestellung
  • Vorbereitung von anstehenden Entscheidungen
  • Regelmäßige Sammlung und Behandlung allgemeiner Anliegen des Teams
Joachim Pfeffer live erleben auf der PM Welt am 21. April 2020!

Erleben Sie den Vortrag "Value Stream Mapping - Ein unterschätztes Werkzeug für die Organisationsentwicklung", sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.

Das Thema der Konferenz lautet dieses Jahr
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag

 

Ergebnisse
  • Gemeinsame Erkenntnisse und Ideen zum Motto des Meetings
  • Evtl.: Dokumentation der Ergebnisse, falls die Teilnehmer*innen dies selbst organisieren
  • Darüber hinaus schafft Lean-Coffee unter den Teilnehmer*innen ein neues Gemeinschaftsgefühl und ein starkes Bewusstsein für den Wert der persönlichen Mitgestaltung.
Vorteile
Die selbstorganisierte Definition einer Agenda zu einem vereinbarten Ziel und die freiwillige Teilnahme am Meeting fördern Identifikation mit dem Thema sowie Engagement und Kreativität der Teilnehmer*innen.
Das offene Format erleichtert es allen Beteiligten, ihr Wissen und ihre Ideen bzw. Lösungsansätze einzubringen.
Das Timeboxing hält den Fokus aufrecht und maximiert den Wirkungsgrad des Meetings.
Der Austausch geschieht mit starker Zielfokussierung, da nicht-zielgerichtete Diskussionen limitiert werden.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Der Einladende hat keine Kontrolle über die Agenda und kann nicht die Behandlung von bestimmten Punkten vorgeben.
Es gibt keine Garantie, dass alle generierten Themen im Meeting behandelt werden.
Voraussetzungen
  • Verständnis bei den Teilnehmenden, dass ihr jeweils eigener Beitrag wichtig ist und sie selbst für die Gestaltung des Meetings verantwortlich sind
  • Bewusstsein der Einladenden und der Teilnehmer*innen über die Kraft von einladungsbasierten, selbstorganisierten Formaten
Qualifizierung

Lean Coffee erfordert keine spezifische Qualifikation. Das Team sammelt Erfahrungen bei der Durchführung und lernt dabei, dieses Besprechungsformat optimal einzusetzen.

Benötigte Informationen
  • Wissen und Expertise der Teilnehmer*innen
  • Motto bzw. Zielsetzung
Benötigte Hilfsmittel
  • Meeting-Timer: Stopp-Uhr, Smartphone-App oder entsprechende Anwendung auf dem PC zur Darstellung auf Bildschirm oder Beamer.
  • Ausreichende Anzahl von Haftnotizen oder Moderationskarten (ca. A5-Format) und dafür geeignete Stifte
  • Moderationsfläche (Whiteboard, Pinn-Wand, Flip-Chart, im einfachsten Fall genügt eine Tischfläche oder eine leere Wand)
  • Optional: Klebepunkte zur Priorisierung (10 pro Teilnehmer*in)
Herkunft

Die Jim Benson und Jeremy Lightsmith entwickelten 2009 das Moderationsformat Lean Coffee und starteten den regelmäßigen, offenen Seattle Lean Coffee. Mehr Informationen unter http://www.leancoffee.org.

Durchführung: Schritt für Schritt

In ihrem Bestseller "Reality is broken" untersucht Jane McGonigal, wie bei Menschen ein hohes Maß an Leidenschaft und Energie gefördert werden kann (McGonigal, Jane: Reality is broken: Why Games Make Us Better and How They Can Change the World, 2011). Sie benennt hierfür folgende vier Aspekte:

  1. Ein klares Ziel
  2. Klare Regeln
  3. Ein System für Feedback / Fortschrittsmessung
  4. Freiwillige Teilnahme

Wer diese Punkte auf Meetings und andere Aspekte in Organisationen anwendet, profitiert davon, dass sich Menschen mit hohem Engagement und neuen Ideen einbringen. Mit Lean Coffee können Sie dies auf einfache Weise erreichen.

Die Kraft der Einladung

Die vier Punkte von McGonigal sind eine ideale Checkliste für die Konzeption erfolgreicher Meetings. In der Praxis stößt allerdings immer wieder der letzte Punkt auf Skepsis, die freiwillige Teilnahme. In vielen Organisationskulturen herrscht die Annahme, dass Kreativität und Engagement auf Befehl funktionieren.

Nach Pfeffer und Sasse wird das Konzept von McGonigal auch durch die psychologische Erkenntnis gestützt, dass das Gefühl "Kontrolle zu behalten" ein Grundbedürfnis von Menschen beschreibt (Pfeffer, Joachim und Sasse, Miriam: OpenSpace Agility kompakt: Mit Freiraum und Transparenz zur echten agilen Organisation, 2018). Mit dem Lean Coffee Format wird dies durch die freiwillige Teilnahme und Selbstbestimmung der Inhalte unterstützt.

Neben den im Abschnitt "Vorteile" beschriebenen positiven Effekten im Meeting liefert eine offene Einladung auch Transparenz darüber, was die Organisation kann und will. Wenn niemand zu dem Meeting kommt, ist das kein Scheitern, sondern eine Rückmeldung über die Sinnhaftigkeit des Meetings und die Chance, etwas in der Organisation besser zu machen.

Da in vielen Organisationskulturen Einladungen den Charakter von Vorladungen haben, müssen Sie eventuell mit den Einladungsmedien experimentieren, um sich hier gegen die bisherigen "Einladungen" abzugrenzen. Mehr dazu bei den Praxistipps.

Schritt 1: Laden Sie zu einem Lean Coffee ein!

Legen Sie als erstes für sich fest, wie viele Teilnehmer*innen Sie maximal dabei haben wollen (unserer Erfahrung nach sind 20 Personen das absolute Maximum) und wie lange das Meeting dauern soll. Wir empfehlen als Timebox für ein Lean-Coffee mindestens 60 Minuten, maximal 120 Minuten. Das Meeting darf dann zwar kürzer, aber keinesfalls länger als diese festgesetzte Timebox dauern.

Motto / Ziel

Formulieren Sie ein Motto, das den Rahmen für das Meeting absteckt. Oft wird das Motto als Frage formuliert, z.B. "Wie können wir mit weniger Zeit bessere Risikoanalysen für unsere Projekte bekommen?" Orientieren Sie sich bereits beim Erstellen der Einladung an den oben erwähnten vier Punkten für hohes Engagement. Über die Fragestellung geben Sie das Ziel vor und setzen gleichzeitig die Breite der Leitplanken. Das eben genannte Beispiel setzt die Leitplanken recht eng. Die Frage "Wie können wir unsere Projekte beschleunigen?" würde die Leitplanken recht weit setzen.

Regeln

Laden Sie alle ein, die von dem Motto betroffen sein könnten oder etwas dazu beitragen können. Geben Sie auch die maximale Teilnehmeranzahl an und wie Sie die Teilnehmer auswählen – normalerweise in der Reihenfolge der Anmeldungen. Damit sind Sie schon dabei, die Regeln zu erklären. Dazu gehört auch der Hinweis, dass das Meeting im Lean-Coffee-Format stattfinden wird. Stellen Sie einen Link mit weiteren Informationen zu Lean Coffee zur Verfügung, damit sich alle über den Ablauf und die Regeln von Lean Coffee informieren können. Der Link kann auf eine Beschreibung in Ihrem Intranet gehen oder ins Internet zu http://german.leancoffe.org, am besten natürlich zu dieser Methodenbeschreibung beim projektmagazin.

Freiwilligkeit

Weisen Sie explizit darauf hin, dass die Teilnahme absolut freiwillig ist, und ein Fernbleiben nicht begründet werden muss.

In der Einladung können Sie noch nicht das Gefühl von Fortschritt vermitteln, da die Agenda erst im Meeting entstehen wird.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Open Space Technology (OST)

Nutzen Sie die Kompetenz und die Energie aller Stakeholder für Ihr Projekt! Mit der Open Space Technology identifizieren und bearbeiten Großgruppen von 10 bis 1.000 Teilnehmern die Themen, auf die es wirklich ankommt.

Fachartikel zur Methode

Sie wollen mit anderen über ein Problem so locker diskutieren, wie Sie es in der Kaffeeküche tun? Sie haben eine Idee und suchen noch Unterstützer? Torsten G. Scheller zeigt Ihnen, wie Sie mit der Moderationsmethode "Lean Coffee" auf …

Aufgabengebiete

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