In ihrem Bestseller "Reality is broken" untersucht Jane McGonigal, wie bei Menschen ein hohes Maß an Leidenschaft und Energie gefördert werden kann (McGonigal, Jane: Reality is broken: Why Games Make Us Better and How They Can Change the World, 2011). Sie benennt hierfür folgende vier Aspekte:

1. Ein klares Ziel
2. Klare Regeln
3. Ein System für Feedback / Fortschrittsmessung
4. Freiwillige Teilnahme

Wer diese Punkte auf Meetings und andere Aspekte in Organisationen anwendet, profitiert davon, dass sich Menschen mit hohem Engagement und neuen Ideen einbringen. Mit Lean Coffee können Sie dies auf einfache Weise erreichen.

Die Kraft der Einladung

Die vier Punkte von McGonigal sind eine ideale Checkliste für die Konzeption erfolgreicher Meetings. In der Praxis stößt allerdings immer wieder der letzte Punkt auf Skepsis, die freiwillige Teilnahme. In vielen Organisationskulturen herrscht die Annahme, dass Kreativität und Engagement auf Befehl funktionieren.

Nach Pfeffer und Sasse wird das Konzept von McGonigal auch durch die psychologische Erkenntnis gestützt, dass das Gefühl "Kontrolle zu behalten" ein Grundbedürfnis von Menschen beschreibt (Pfeffer, Joachim und Sasse, Miriam: OpenSpace Agility kompakt: Mit Freiraum und Transparenz zur echten agilen Organisation, 2018). Mit dem Lean Coffee Format wird dies durch die freiwillige Teilnahme und Selbstbestimmung der Inhalte unterstützt.

Neben den im Abschnitt "Vorteile" beschriebenen positiven Effekten im Meeting liefert eine offene Einladung auch Transparenz darüber, was die Organisation kann und will. Wenn niemand zu dem Meeting kommt, ist das kein Scheitern, sondern eine Rückmeldung über die Sinnhaftigkeit des Meetings und die Chance, etwas in der Organisation besser zu machen.

Da in vielen Organisationskulturen Einladungen den Charakter von Vorladungen haben, müssen Sie eventuell mit den Einladungsmedien experimentieren, um sich hier gegen die bisherigen "Einladungen" abzugrenzen. Mehr dazu bei den Praxistipps.

Schritt 1: Laden Sie zu einem Lean Coffee ein!

Legen Sie als erstes für sich fest, wie viele Teilnehmer*innen Sie maximal dabei haben wollen (unserer Erfahrung nach sind 20 Personen das absolute Maximum) und wie lange das Meeting dauern soll. Wir empfehlen als Timebox für ein Lean-Coffee mindestens 60 Minuten, maximal 120 Minuten. Das Meeting darf dann zwar kürzer, aber keinesfalls länger als diese festgesetzte Timebox dauern.

Motto / Ziel

Formulieren Sie ein Motto, das den Rahmen für das Meeting absteckt. Oft wird das Motto als Frage formuliert, z.B. "Wie können wir mit weniger Zeit bessere Risikoanalysen für unsere Projekte bekommen?" Orientieren Sie sich bereits beim Erstellen der Einladung an den oben erwähnten vier Punkten für hohes Engagement. Über die Fragestellung geben Sie das Ziel vor und setzen gleichzeitig die Breite der Leitplanken. Das eben genannte Beispiel setzt die Leitplanken recht eng. Die Frage "Wie können wir unsere Projekte beschleunigen?" würde die Leitplanken recht weit setzen.

Regeln

Laden Sie alle ein, die von dem Motto betroffen sein könnten oder etwas dazu beitragen können. Geben Sie auch die maximale Teilnehmeranzahl an und wie Sie die Teilnehmer auswählen – normalerweise in der Reihenfolge der Anmeldungen. Damit sind Sie schon dabei, die Regeln zu erklären. Dazu gehört auch der Hinweis, dass das Meeting im Lean-Coffee-Format stattfinden wird. Stellen Sie einen Link mit weiteren Informationen zu Lean Coffee zur Verfügung, damit sich alle über den Ablauf und die Regeln von Lean Coffee informieren können. Der Link kann auf eine Beschreibung in Ihrem Intranet gehen oder ins Internet zu http://german.leancoffe.org, am besten natürlich zu dieser Methodenbeschreibung beim projektmagazin.

Freiwilligkeit

Weisen Sie explizit darauf hin, dass die Teilnahme absolut freiwillig ist, und ein Fernbleiben nicht begründet werden muss.

In der Einladung können Sie noch nicht das Gefühl von Fortschritt vermitteln, da die Agenda erst im Meeting entstehen wird.