Urheberrecht
Felix Rink
Lean Coffee
Lean Coffee strukturiert einladungsbasierte, selbstorganisierte Meetings. Die Teilnehmer*innen definieren selbst die wichtigsten Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel und arbeiten diese in kurzen, festgelegten Zeitfenstern ab. Optimal sind Teilnehmerzahlen zwischen 3 und 20 Personen.
Autor
Lean Coffee
Lean Coffee strukturiert einladungsbasierte, selbstorganisierte Meetings. Die Teilnehmer*innen definieren selbst die wichtigsten Diskussionspunkte zu einem vorgegebenen Meeting-Ziel und arbeiten diese in kurzen, festgelegten Zeitfenstern ab. Optimal sind Teilnehmerzahlen zwischen 3 und 20 Personen.
Urheberrecht
Felix Rink
Einsatzmöglichkeiten
Lean Coffee unterstützt Teams grundsätzlich bei der selbstorganisierten Durchführung aller Arten von Besprechungen. Spezifische Einsatzmöglichkeiten sind z.B.:
- Steigerung der Effizienz von regulären Meetings auch in traditionellen Unternehmenskulturen
- Durchführung spontaner Diskussionsrunden zu einer aktuell entstandenen Fragestellung
- Vorbereitung von anstehenden Entscheidungen
- Regelmäßige Sammlung und Behandlung allgemeiner Anliegen des Teams
Ergebnisse
- Gemeinsame Erkenntnisse und Ideen zum Motto des Meetings
- Evtl.: Dokumentation der Ergebnisse, falls die Teilnehmer*innen dies selbst organisieren
- Darüber hinaus schafft Lean-Coffee unter den Teilnehmer*innen ein neues Gemeinschaftsgefühl und ein starkes Bewusstsein für den Wert der persönlichen Mitgestaltung.
Vorteile
Die selbstorganisierte Definition einer Agenda zu einem vereinbarten Ziel und die freiwillige Teilnahme am Meeting fördern Identifikation mit dem Thema sowie Engagement und Kreativität der Teilnehmer*innen.
Das offene Format erleichtert es allen Beteiligten, ihr Wissen und ihre Ideen bzw. Lösungsansätze einzubringen.
Das Timeboxing hält den Fokus aufrecht und maximiert den Wirkungsgrad des Meetings.
Der Austausch geschieht mit starker Zielfokussierung, da nicht-zielgerichtete Diskussionen limitiert werden.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Der Einladende hat keine Kontrolle über die Agenda und kann nicht die Behandlung von bestimmten Punkten vorgeben.
Es gibt keine Garantie, dass alle generierten Themen im Meeting behandelt werden.
Voraussetzungen
- Verständnis bei den Teilnehmenden, dass ihr jeweils eigener Beitrag wichtig ist und sie selbst für die Gestaltung des Meetings verantwortlich sind
- Bewusstsein der Einladenden und der Teilnehmer*innen über die Kraft von einladungsbasierten, selbstorganisierten Formaten
Qualifizierung
Lean Coffee erfordert keine spezifische Qualifikation. Das Team sammelt Erfahrungen bei der Durchführung und lernt dabei, dieses Besprechungsformat optimal einzusetzen.
Benötigte Informationen
- Wissen und Expertise der Teilnehmer*innen
- Motto bzw. Zielsetzung
Benötigte Hilfsmittel
- Meeting-Timer: Stopp-Uhr, Smartphone-App oder entsprechende Anwendung auf dem PC zur Darstellung auf Bildschirm oder Beamer.
- Ausreichende Anzahl von Haftnotizen oder Moderationskarten (ca. A5-Format) und dafür geeignete Stifte
- Moderationsfläche (Whiteboard, Pinn-Wand, Flip-Chart, im einfachsten Fall genügt eine Tischfläche oder eine leere Wand)
- Optional: Klebepunkte zur Priorisierung (10 pro Teilnehmer*in)
Herkunft
Die Jim Benson und Jeremy Lightsmith entwickelten 2009 das Moderationsformat Lean Coffee und starteten den regelmäßigen, offenen Seattle Lean Coffee. Mehr Informationen unter http://www.leancoffee.org.
- Durchführung: Schritt für Schritt
- Die Kraft der Einladung
- Schritt 1: Laden Sie zu einem Lean Coffee ein!
- Schritt 2: Eröffnen Sie das Lean-Coffee-Meeting!
- Schritt 3: Moderieren Sie die Erstellung der Agenda!
- Schritt 4: Moderieren Sie die Diskussion!
- Schritt 5: Beenden Sie das Meeting!
- Ergänzende Methoden
Durchführung: Schritt für Schritt
In ihrem Bestseller "Reality is broken" untersucht Jane McGonigal, wie bei Menschen ein hohes Maß an Leidenschaft und Energie gefördert werden kann (McGonigal, Jane: Reality is broken: Why Games Make Us Better and How They Can Change the World, 2011). Sie benennt hierfür folgende vier Aspekte:
- Ein klares Ziel
- Klare Regeln
- Ein System für Feedback / Fortschrittsmessung
- Freiwillige Teilnahme
Wer diese Punkte auf Meetings und andere Aspekte in Organisationen anwendet, profitiert davon, dass sich Menschen mit hohem Engagement und neuen Ideen einbringen. Mit Lean Coffee können Sie dies auf einfache Weise erreichen.
Die Kraft der Einladung
Die vier Punkte von McGonigal sind eine ideale Checkliste für die Konzeption erfolgreicher Meetings. In der Praxis stößt allerdings immer wieder der letzte Punkt auf Skepsis, die freiwillige Teilnahme. In vielen Organisationskulturen herrscht die Annahme, dass Kreativität und Engagement auf Befehl funktionieren.
Nach Pfeffer und Sasse wird das Konzept von McGonigal auch durch die psychologische Erkenntnis gestützt, dass das Gefühl "Kontrolle zu behalten" ein Grundbedürfnis von Menschen beschreibt (Pfeffer, Joachim und Sasse, Miriam: OpenSpace Agility kompakt: Mit Freiraum und Transparenz zur echten agilen Organisation, 2018). Mit dem Lean Coffee Format wird dies durch die freiwillige Teilnahme und Selbstbestimmung der Inhalte unterstützt.
Neben den im Abschnitt "Vorteile" beschriebenen positiven Effekten im Meeting liefert eine offene Einladung auch Transparenz darüber, was die Organisation kann und will. Wenn niemand zu dem Meeting kommt, ist das kein Scheitern, sondern eine Rückmeldung über die Sinnhaftigkeit des Meetings und die Chance, etwas in der Organisation besser zu machen.
Da in vielen Organisationskulturen Einladungen den Charakter von Vorladungen haben, müssen Sie eventuell mit den Einladungsmedien experimentieren, um sich hier gegen die bisherigen "Einladungen" abzugrenzen. Mehr dazu bei den Praxistipps.
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