RTSC-Konferenz

English
Real Time Strategic Change Conference

Die RTSC-Konferenz ist eine Methode zur Gestaltung von Veränderungsprozessen in Großgruppen von ca. 40 bis 600 Teilnehmenden. "RTSC" steht für "Real Time Strategic Change" ("Strategischer Wandel in Echtzeit"). Diese Konferenzform eignet sich für die Begleitung von Veränderungsprozessen aller Art, insbesondere für die Durchführung eines Kick-Offs in einem großen Projekt aber auch für den Erfahrungsaustausch von Experten. Innerhalb von drei Tagen entwickeln die Teilnehmenden Ideen und konkrete Maßnahmen für den Veränderungsprozess bzw. das Projekt. Durch die aktive Beteiligung werden die Teilnehmenden motiviert und tragen die Veränderung in ihre Organisation hinein.

RTSC-Konferenz

RTSC-Konferenz

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Real Time Strategic Change Conference

Die RTSC-Konferenz ist eine Methode zur Gestaltung von Veränderungsprozessen in Großgruppen von ca. 40 bis 600 Teilnehmenden. "RTSC" steht für "Real Time Strategic Change" ("Strategischer Wandel in Echtzeit"). Diese Konferenzform eignet sich für die Begleitung von Veränderungsprozessen aller Art, insbesondere für die Durchführung eines Kick-Offs in einem großen Projekt aber auch für den Erfahrungsaustausch von Experten. Innerhalb von drei Tagen entwickeln die Teilnehmenden Ideen und konkrete Maßnahmen für den Veränderungsprozess bzw. das Projekt. Durch die aktive Beteiligung werden die Teilnehmenden motiviert und tragen die Veränderung in ihre Organisation hinein.

RTSC-Konferenz

Einsatzmöglichkeiten

  • Initiierung und Durchführung eines Organisationsentwicklungsprozesses
  • Einführung eines neuen Arbeitsprozesses
  • Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Bereichen
  • Fusionen von Unternehmen oder Unternehmensbereichen
  • Entwicklung eines Leitbilds und Veränderung der Unternehmenskultur
  • Kick-Off eines großen Projekts
  • Erfahrungsaustausch von Experten z.B. zur Ermittlung von Best Practices

 

Ergebnisse
  • Konferenzdokumentation mit den erarbeiteten Vorschlägen für die Veränderung
  • Verbesserte Kultur der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Bereichen
Vorteile
Komplexe Veränderungsprojekte und Aufgaben können umfassend bearbeitet werden.
Veränderungsprojekte werden schneller umgesetzt und haben eine größere Akzeptanz bei den Betroffenen.
In der Konferenz entsteht viel Energie, Aufbruchsstimmung und Gemeinschaftsgefühl ("Spirit of Community").
Die Teilnehmenden haben in der Konferenz ein hohes Maß an Mitbestimmung und bringen aus diesem Grund ihre Ideen engagiert ein.
Jeder Teilnehmende fühlt sich für die besprochenen Themen verantwortlich.
Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit in der Organisation wird verbessert.
Allen Teilnehmenden wird die Dringlichkeit zum Handeln klar und sie werden zu Multiplikatoren der Veränderung
Alle Stakeholder haben sich über die Ziele der Veränderung verständigt und haben eine gemeinsame Vision.
Grenzen, Risiken, Nachteile
RTSC-Konferenzen sind in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sehr aufwendig.
Es besteht die Gefahr, dass die Inhalte der Konferenz zu stark vom Management oder der Projektgruppe vorgegeben werden, sodass die Motivation der Teilnehmer nicht gelingt.
Ohne konsequente Nacharbeit besteht die Gefahr, dass die in der Konferenz vereinbarten Maßnahmen anschließend nicht oder nicht mit dem genügenden Nachdruck umgesetzt werden.
Voraussetzungen
  • Das Topmanagement muss die Durchführung der Konferenz akzeptieren und aktiv fördern
  • Eine spezielle, externe Moderation ist erforderlich
  • Präzise Definition des Themas, damit die erforderlichen Teilnehmer gezielt eingeladen werden können
  • Bereits bei der Konferenzvorbereitung sind Mitglieder der Zielgruppe beteiligt
Qualifizierung

Für die Moderation ist eine Ausbildung zum Moderator für Großgruppen erforderlich. Der Moderator muss mit dem Format der RTSC-Konferenz vertraut sein, z.B. durch eine Hospitation oder aktive Teilnahme an einer RTSC-Konferenz.

Benötigte Informationen
  • Detaillierte und offene Beschreibung des Problems in der Organisation, das eine Veränderung erfordert oder des Projektauftrags, der ein hohes Engagement der Stakeholder erfordert
  • Fachkenntnisse der Teilnehmenden aus  allen relevanten Zielgruppen (Mitarbeiter, die das Problem kennen und die Organisation im Kleinen abbilden)
Benötigte Hilfsmittel
  • Für Anzahl der Teilnehmenden und Aufgabenstellungen geeigneter Konferenzraum bzw. Tagungshaus. Pro Person gilt ein Richtwert von ca. 3 bis 4 m² für die Größe des Konferenzraums. Siehe Abschnitt Durchführung, Schritt 2.
  • Material für die Ausgestaltung des Konferenzraumes (abhängig vom Thema)
  • Moderationskoffer für die Moderatoren
  • Arbeitsmaterial für die Max-Misch-Tische (-Gruppen): Moderationsmarker für jeden Teilnehmer, farbige Moderationsmarker, Moderationskarten oder Haftnotizen
  • Flip-Charts in ausreichender Zahl (abhängig von Gestaltung der Gruppenarbeit)
  • Arbeitsmaterial für Gruppenarbeiten (abhängig von den geplanten Gruppenarbeiten)
  • Kongressbüro mit Drucker und Kopierer zum Erstellen der überarbeiteten Konzepte am Abend des zweiten Tages und zur Lagerung von Material für die Durchführung.
Herkunft

Die Methode wurde von Kathleen Dannemiller und Chuck Tyson, Al Davenport, James und Paul D. Tolchinsky und Kollegen 1994 entwickelt, welche in den 90er Jahren in den USA die ersten Konferenzen durchführten. In Deutschland wurde diese Konferenzform durch Matthias zur Bonsen seit den 90iger Jahren in Deutschland verbreitet.

Durchführung: Schritt für Schritt

Strategischer Wandel in Echtzeit

"RTSC" steht für "Real Time Strategic Change", d.h. "Strategischer Wandel in Echtzeit". Die Idee der RTSC-Konferenz ist, dass der Motor für eine organisatorische Veränderung die Unzufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der gegenwärtigen Situation ist und dass durch die Konfrontation mit einer neuen Realität die Energie für die Veränderung erzeugt wird. Die RTSC-Konferenz setzt auf diese Weise ein positives Zeichen in der Organisation für die Veränderung und erzeugt unter den Teilnehmern dem sog. "Spirit of Community", d.h. das Gefühl, dass alle gemeinsam an der Veränderung arbeiten und diese mittragen.

Am Ende der – meist dreitägigen – Konferenz haben die Teilnehmer die zu Beginn vorliegenden Ergebnisse verbessert und ergänzt. Diese Ergebnisse werden in Form eines Konferenzberichts zusammengefasst.

Die RTSC-Konferenz wird von einer Vorbereitungsgruppe vorbereitet und durch einen oder zwei Moderatoren / Moderatorinnen moderiert. Sie verläuft in drei Phasen, die üblicherweise je einen Tag dauern (Bild 1):

1. Phase: Aufrütteln durch das Aufzeigen der Veränderungsnotwendigkeit

2. Phase: Mit den Zielen identifizieren durch das Entwickeln einer Vision für den künftigen Zustand

3. Phase: Maßnahmen planen, indem die Handlungsbedarfe zur Erreichung der Ziele ermittelt werden

Parallel zu diesen drei Phasen soll die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Stakeholdergruppen nachhaltig, d.h. über die Dauer der Konferenz hinaus, verbessert werden.

Phasen einer RTSC-Konferenz

Bild 1: Phasen einer RTSC-Konferenz

Es gibt auch Beschreibungen der RTSC-Konferenz mit vier Phasen: 1. Phase: Aktueller Stand. 2. Phase: Zukünftige Vision. 3. Phase: Problemdiagnose zur Zielerreichung. 4. Phase: Handlungsbedarfe zur Erreichung der Ziele. Die Phasen 3 und 4 entsprechen dabei der Phase 3 im hier beschriebenen Modell.

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Prinzipien einer RTSC-Konferenz

Damit der oben beschriebene Gruppenprozess erfolgreich in Gang gesetzt und eine nachhaltige Veränderung initiiert werden kann, müssen die nachfolgenden Prinzipien beachtet werden.

Die "richtigen" Teilnehmer in die Konferenz holen: Die Teilnehmer sollten vom Management oder den für das Projekt verantwortlichen so ausgewählt werden, dass sie einen Querschnitt aller von der Veränderung betroffenen Einheiten der der Organisation abdecken.

Freiwillige Teilnahme: Die Teilnehmer sollten von ihrer Regelaufgabe freigestellt werden und freiwillig an der Konferenz teilnehmen.

Das Wissen der Teilnehmer nutzen: Die Teilnehmer bringen in die Konferenz auch Wissen ein, das den Mitgliedern des Projektteams bei der Konzeptentwicklung nicht zur Verfügung stand. In der Konferenz sollte dieses Wissen sichtbar genutzt werden, um das entwickelte Konzept zu verbessern und zugleich den Teilnehmern zu signalisieren, dass man ihre Kenntnisse schätzt.

Präsenz des Topmanagements: Die Führungsspitze, welche für das Change-Projekt verantwortlich ist, sollte auch während der gesamten Konferenz anwesend sein. Die Geschäftsführung sollte das Ergebnis vorstellen und kommentieren sowie dazu Fragen beantworten, aber auch als normaler Teilnehmer in den Gruppen mitarbeiten.

Die schwierigen Informationen am Anfang: Wenn die Unzufriedenheit mit der bestehenden Situation gleich zu Beginn klar aufgezeigt wird, rüttelt dies die Teilnehmer auf, macht sie nachdenklich und verdeutlicht ihnen die Notwendigkeit zur Veränderung.

Kurze Arbeitseinheiten: Die Arbeitseinheiten in einer RTSC-Konferenz dauern in der Regel immer nur 30 Minuten. Durch den raschen Rhythmus entsteht keine Langeweile und die meisten Teilnehmer fühlen sich gefordert. Die immer knapp bemessene Zeit zwingt die Teilnehmer zu Konzentration und Fokussierung auf das Wichtige.

Abwechslung: Die Konferenz lebt davon, dass die Teilnehmer immer neue Eindrücke bekommen und jeder Arbeitsschritt etwas Neues enthält. Deshalb wechseln sich im Ablauf der Konferenz Gruppenarbeit und medienvermittelte Informationsweitergabe im Plenum immer wieder ab.

Präsentationen aufnahmefähig gestalten: In einer RTSC-Konferenz ist es nicht möglich, dass alle Gruppen ihre Ergebnisse nacheinander präsentieren. Deshalb sollten die Arbeitsgruppen für die Präsentation ihrer Ergebnisse Vermittlungsformen wählen, die es erlauben, die Inhalte den anderen Teilnehmern auf interessante Weise darzustellen.

Reflexionen im Plenum: Reflexionen im Plenum geben den Teilnehmern die Möglichkeit, etwas über ihre Eindrücke in der Konferenz zu sagen. Dabei werden einzelne Teilnehmer von den Moderatoren interviewt. So erfahren sich alle Teilnehmer in der Konferenz als eine große Gruppe und lernen gleichzeitig die Standpunkte anderer Teilnehmer oder Gruppen kennen. Dabei ist es nicht notwendig, dass alle Gruppen zu Wort kommen, aber diejenigen, die etwas beitragen möchten, sollten dies tun können.

Bewegung ermöglichen: Die Teilnehmer müssen sich während der Konferenz bewegen können. Dies geschieht durch die Abwechslung von Aufgabenstellungen, Wechsel in den Gruppen oder Arbeitsschritten, in denen die Teilnehmer umhergehen oder Ergebnisse präsentieren. Die Bewegung in der Konferenz ist auch eine Metapher für das übergeordnete Ziel: Die Konferenz will die Teilnehmer in Bewegung bringen.

Steuerung der Gruppenarbeiten durch klare Aufgabenstellung: Die Ergebnisse der Konferenz werden in kleinen selbstgesteuerten Gruppen erarbeitet. Diese brauchen dazu eine klare, gut strukturierte Aufgabenstellung. Sie muss so gestaltet sein, dass möglichst keine Rückfragen notwendig sind.

Unmittelbare Arbeitsformen einsetzen: Die Arbeitsformen sollten den Teilnehmern signalisieren, dass sie mitgestalten können. Durch die Arbeitsformen in der Konferenz sollen die Teilnehmer so viel wie möglich selbst machen können. Je mehr Technik verwendet wird, umso weniger können die Teilnehmer selbst gestalten und erhalten das Gefühl, dass schon alles vorbereitet ist. Bewährt haben sich Arbeitsformen, bei denen die Teilnehmer an einem Flip Chart oder mit Moderationskarten arbeiten.

Inhalte erlebbar machen: Eine RTSC-Konferenz soll vor allem Energie freisetzen. Dies geht am besten, wenn die Teilnehmer mit den Inhalten nicht abstrakt konfrontiert werden, sondern die Konferenz Elemente enthält, mit denen die Teilnehmer auch sehen, hören und spüren, was gemeint ist. Dies spricht sie als ganze Person an. Elemente dazu sind erlebnisorientierte Bausteine, Geschichten und Märchen (Story Telling), Symbole und Rituale.

Jeder Fall ist einmalig: Dies bedeutet, dass jede RTSC-Konferenz anders verläuft. Es gibt kein Standardprogramm, sondern nur einen roten Faden, der angibt, welche Stationen durchlaufen werden müssen.

Dokumentation der Ergebnisse: In der Konferenz entstehen viele Ideen, konkrete Vorschläge und Maßnahmen. Diese müssen für die Arbeit nach der Konferenz dokumentiert werden.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Open Space Technology (OST)

Nutzen Sie die Kompetenz und die Energie aller Stakeholder für Ihr Projekt! Mit der Open Space Technology identifizieren und bearbeiten Großgruppen von 10 bis 1.000 Teilnehmern die Themen, auf die es wirklich ankommt.

World Café

Lösen Sie die Probleme der Welt beim "Kaffeekränzchen"! World Café ist ein kreativer Ansatz zur Ideenfindung in Großgruppen: In entspannter Atmosphäre tauschen die Teilnehmer in wechselnden Untergruppen an Stehtischen ihr Wissen aus.

Moderation von Arbeitsgruppen

Führen Sie die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe strukturiert vom Problem zur Lösung! Nutzen Sie die Kompetenzen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, um eine von allen akzeptierte Lösung zu erarbeiten!

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Rahmenbedingungen, Erfolgsfaktoren, Ziele und Prinzipien

Sie haben Arbeitsprozesse in Ihrem Großunternehmen grundlegend neu konzipiert oder wollen ein Kick-off für ein großes Change-Projekt durchführen?

Teil 2:
Beispiel für einen Konferenzbericht
Nachdem er im ersten Teil seiner Artikelserie die Rahmenbedingungen, Erfolgsfaktoren, Ziele und Prinzipien einer Real-Time-Strategic-Change-Konferenz (RTSC-Konferenz) vorgestellt hat, zeigt Dr.

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