Umfeldanalyse

English
Systematic Contextual Analysis

Die Umfeldanalyse (Systemumfeldanalyse) dient dazu, die Einflüsse des Umfelds auf Systeme wie z.B. Projekte oder Abteilungen zu analysieren. Hierzu werden die Beziehungen zum System beschrieben und visualisiert. Die Analysten ziehen daraus Schlussfolgerungen für die Interaktion des Systems mit seinem Umfeld.

Bei der Anwendung der Umfeldanalyse im Projektmanagement steht das Projekt im Mittelpunkt der Analyse. Der Projektleiter oder andere Projektverantwortliche untersuchen dessen Beziehungen zu den Stakeholdern im Umfeld.

Umfeldanalyse

Umfeldanalyse

English
Systematic Contextual Analysis

Die Umfeldanalyse (Systemumfeldanalyse) dient dazu, die Einflüsse des Umfelds auf Systeme wie z.B. Projekte oder Abteilungen zu analysieren. Hierzu werden die Beziehungen zum System beschrieben und visualisiert. Die Analysten ziehen daraus Schlussfolgerungen für die Interaktion des Systems mit seinem Umfeld.

Bei der Anwendung der Umfeldanalyse im Projektmanagement steht das Projekt im Mittelpunkt der Analyse. Der Projektleiter oder andere Projektverantwortliche untersuchen dessen Beziehungen zu den Stakeholdern im Umfeld.

Umfeldanalyse

Einsatzmöglichkeiten

  • Stakeholdermanagement
  • Analyse von Konflikten
  • Identifikation von Risiken

 

Ergebnisse
  • Visualisierte Interaktion mit den Stakeholdern
  • Identifizierte kritische Kommunikationsbeziehungen
  • Empfehlungen für die Interaktion mit dem Systemumfeld
Vorteile
Durch die Visualisierung können die Beziehungen der Stakeholder im Projektumfeld mit dem Projekt intuitiv erfasst werden.
Vereinfachte Darstellung der Umweltbeziehungen und dadurch Reduktion ihrer Komplexität
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Visualisierungen werden unübersichtlich, wenn mehr als 15 Stakeholder untersucht werden.
Subjektive Einschätzungen können als objektive Tatsachen aufgefasst werden.
Voraussetzungen
  • Das zu betrachtende System (Projekt) ist definiert.
  • Das zu analysierende Umfeld ist bekannt.
Qualifizierung

Zur Durchführung einer Umfeldanalyse sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich.

Benötigte Informationen
  • Informationen über Stakeholder sowie deren Kommunikationsbeziehungen und Positionen zum System (Projekt).
  • Projektauftrag oder adäquate Dokumente
Benötigte Hilfsmittel
  • Pinnwand, Moderationskarten, Stifte
  • Alternativ: Flipchart / DIN A 3 Blatt, Haftnotizen, Stifte
  • Alternativ: geeignete Visualisierungssoftware (z.B. Microsoft Powerpoint)
Herkunft

Die Umfeldanalyse ist eine traditionelle Methode im systemischen Management, speziell auch im Projektmanagement. In der Literatur finden sich unterschiedliche Darstellungen, z.B. in der Art, wie Verbindungen visualisiert werden. Ein direkter Erfinder der Umfeldanalyse kann nicht angegeben werden. Ich folge bei meiner Beschreibung dem Vorgehen von Schober-Ehmer und Schulte-Derne (Schober-Ehmer, Herbert u. Schulte- Derne, Michael: persönliche Mitteilung, Wien, Jan. 2016)

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Ermitteln Sie die Umfeldpartner des Systems!

Umfeldpartner sind alle Personen oder Institutionen im Umfeld des Systems. Erstellen Sie eine Liste aller Umfeldpartner und priorisieren Sie diese gemäß ihrer Bedeutung für das System (s.u.). In der weiteren Analyse werden die wichtigsten Umfeldpartner untersucht.

Schritt 2: Bewerten Sie die Bedeutung der Umfeldpartner!

Beschriften Sie Moderationskarten oder Haftnotizen mit den Namen der Umfeldpartner. Verwenden Sie dabei drei Größen, um die Bedeutung des Umfeldpartners für das System zu symbolisieren.

Tabelle 1: Visualisierung der Bedeutung der Umfeldpartner für das System durch die Größe des Symbols.
Tabelle vergrößern

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Risikomatrix

Visualisieren Sie intuitiv die Risikosituation Ihres Projekts. Erkennen Sie auf einen Blick, welche Risiken Sie unbedingt vermeiden oder reduzieren müssen. Kommunizieren Sie für alle Stakeholder leicht verständlich die Gefahren für den Erfolg Ihres Projekts.

Stakeholdermanagement

Berücksichtigen Sie die Ziele und Interessen der Stakeholder und identifizieren Sie mögliche Projektgegner! Definieren Sie gezielte Maßnahmen, um Schaden vom Projekt abzuwenden. Binden Sie Befürworter so ein, dass sie positiv auf den Projektfortschritt einwirken.

Fachartikel zur Methode

Je genauer ein Projektleiter sein Projekt und dessen Umfeld von Anfang an kennt, umso erfolgreicher wird er es managen.
In vielen Projekten gibt es kein systematisches Stakeholdermanagement. Obwohl die Stakeholder großen Einfluss auf den Projekterfolg haben, werden diese aus Zeit- oder Budgetgründen oft nur irgendwie "mitgesteuert".
Mehr als die Hälfte aller erfolglosen IT-Projekte scheitern an Widerständen aus dem Projektumfeld, speziell seitens der zukünftigen Nutzer.
Stakeholder wollen regelmäßig informiert werden – zeitnah, umfassend, individuell. Dass dies für die Projektleitung einen enorm hohen Aufwand bedeutet, liegt auf der Hand.

Kommunale Bauvorhaben scheitern leicht an politischen Unstimmigkeiten. Das wussten auch die Initiatoren des Projekts "Errichtung Ferry Porsche Congress Center" in der Stadtgemeinde Zell am See, Österreich. Sie legten bei Planung und Bau des …

In projektfeindlichen Unternehmenskulturen heißt es für den Projektleiter oft: Allein gegen viele.

Falls in einer anstehenden Gremiensitzung eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, kann der Projektleiter die Entscheidungsfindung in seinem Sinne beeinflussen, indem er Mikropolitik betreibt.

Aufgabengebiete

Download PDFDownload PDF

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
2 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 8
Kommentare 2

Alle Kommentare (2)

Guest

interessant, dass diese wichtige Methode ohne das bei einem Umgang mit Komplexität durchaus entscheidende Werkzeug dargestellt wird - PowerPoint ist nicht wirklich hilfreich. Unlängst etabliert ist die Qualitative Ursache-Wirkungsmodellierung. Zur Anwendung im Projektmanagement gibt es zahlreiche Beispiele auch auf KNOW-WHY.NET.

 

Tomas
Bohinc
Dr.

Antwort auf von Gast (nicht überprüft)

Power Point dient in der Beschreibung der Methode nur zur Darstellung. Für die Analyse können Papier, Post-It's und Moderationskarten verwendet werden. Die Dokumentation der Ergebnisse erfolgt dann in einer Excel Tabelle. Bei der Methode sind die eingesetzten Instrumente ein Hilfsmittel, um die Diskussion zu strukturieren und deren Ergebnisse zu dokumentieren. Interessant ist der Vorschlag die Instrumente aus dem KNOW-WHY.NET zu verwenden.