Schritt 1: Bereiten Sie den Workshop vor!

Was?

Klären Sie in der Vorbereitung mit den relevanten Stakeholdern das Thema des Workshops (WS) und grenzen Sie es gegenüber anderen Themen ab. Formulieren Sie das Thema oder die Aufgabe des Workshops klar, eindeutig und prägnant.

In der Auftragsklärung zum Workshop sollten folgende Fragen beantwortet sein:

• Warum wird der Workshop benötigt?
• Welches Thema soll besprochen werden?
• Was soll am Ende erreicht sein?
• Wer muss am Workshop teilnehmen?
• Welche Ressourcen stehen für die Durchführung (Raum, Budget) zur Verfügung?

Wer?

Legen Sie die Teilnehmer des Workshops fest. Als Teilnehmer am Workshop kommen alle Personen in Frage, die einen Beitrag zum Workshop leisten können und die Kompetenzen für die Erarbeitung der Lösung haben.

Erstellen Sie dazu eine Teilnehmerliste, welche mindestens die folgenden Angaben enthalten sollte:

• Name des Teilnehmers
• Abteilungszugehörigkeit
• Funktion im Projekt
• Kontaktdaten

Bild 1: Beispiel für eine Teilnehmerliste.
Bild vergrößern

Legen Sie fest, wer den Workshop moderiert.

Der Moderator hat im WS die folgenden Aufgaben:

• Ablaufplan für den WS erstellen
• Methoden für die Bearbeitung des Themas auswählen
• Arbeitsatmosphäre im WS gestalten
• Redebeiträge der Teilnehmer steuern und auf die Zeit achten
• Störungen im WS zu bearbeiten

Wo?

Reservieren Sie einen geeigneten Besprechungsraum. (Richtgrößen: Frontalbestuhlung 1,5 qm pro Person, U-Form Bestuhlung 3,0 qm pro Person, Gruppenarbeiten zusätzlich 3 qm pro Person). Empfehlenswert sind Räume die flexibel eingerichtet werden können und sehr hell sind. Für die Teilnehmer sollten auch Getränke und kleine Speisen bereitgestellt werden.

Wann?

Legen Sie den Termin für den WS fest. Dieser wird von den folgenden Faktoren beeinflusst:

• Zeitpunkt, an dem das Thema bearbeitet sein muss
• Verfügbarkeit der Teilnehmer
• Verfügbarkeit des Moderators
• Verfügbarkeit eines geeigneten Raumes

Wie?

Der Moderator legt in Abstimmung mit den wichtigsten Stakeholdern den Ablaufplan für den Workshop fest. Im Ablaufplan werden die Schritte für die Bearbeitung des Themas ermittelt und folgende Punkte festgelegt.

• Teilthemen
• Ziel, das mit der Bearbeitung des Teilthemas erreicht werden soll
• Bearbeitungszeit
• Methode für die Bearbeitung
• Gruppenarbeiten
• Erforderliches Arbeitsmaterial

Bild 2: Beispiel für Workshop-Planung.
Bild vergrößern

Womit?

Für einen Workshop muss der Raum mit geeigneten Arbeitsmaterialien ausgestatten sein. Dazu gehören:

Technische Ausstattung, wie z.B.:

• Beamer und Leinwand
• Laptops / Computer
• Tonanlage
• Zusatzmaterial (USB Stick, CD,…)
• Ersatzteile (Ersatzbirne, Verlängerungskabel, etc)
• Fotoapparat

Ausstattung für die Moderation, wie z.B.:

• Pinnwände (ggf. mit mehreren Papierbögen)
• Flip Chart (mit ausreichend Papier)
• Moderationskoffer
• Handouts
• Namensschilder
• Zeitmesser

Bild 3: Beispiel für Ausstattung eines Moderationskoffers.

Ermitteln Sie die für den Workshop erforderlichen Ressourcen. Dazu gehören:

• Kosten für Raum, Getränke und Verpflegung
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Workshops
• Reisekosten für die Teilnehmer
• Kosten für die Moderation

Schritt 2: Laden Sie die Teilnehmer zum Workshop ein!

Wie sie die Teilnehmer zum Workshop einladen, hängt stark von der Art und dem Setting des Workshops ab. Unbedingt erforderlich ist, dass Sie alle Teilnehmer eindeutig über Ort, Zeit und Thema des Workshops informieren. Je nach Art des Workshops ist es sinnvoll, den Teilnehmern vorab die Agenda (Ablaufplan) und die Teilnehmerliste zukommen zu lassen. Für bestimmte Workshops benötigen die Teilnehmer vorab eine genaue Aufgabenstellung zur Vorbereitung (z.B. Auswertung statistischer Daten).