Workshop

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Workshop

Ein Workshop (WS) ist ein Arbeitstreffen, in dem Menschen in Klausuratmosphäre Fragen, Probleme und Themen bearbeiten. Übersetzt bedeutet Workshop: Werkstätte, Arbeitskreis, Arbeitsgruppe oder Kurs. In einem Workshop bearbeiten Spezialisten unter der Leitung eines Moderators ein Thema. Dabei ist der Moderator für die Steuerung des Lösungsprozesses verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

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Ein Workshop (WS) ist ein Arbeitstreffen, in dem Menschen in Klausuratmosphäre Fragen, Probleme und Themen bearbeiten. Übersetzt bedeutet Workshop: Werkstätte, Arbeitskreis, Arbeitsgruppe oder Kurs. In einem Workshop bearbeiten Spezialisten unter der Leitung eines Moderators ein Thema. Dabei ist der Moderator für die Steuerung des Lösungsprozesses verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

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Einsatzmöglichkeiten

Workshops können äußerst vielseitig eingesetzt werden, wenn die Expertise mehrerer Beteiligter zu einem gemeinsamen Arbeitsergebnis benötigt wird. Hier einige Beispiele für typische Einsatzmöglichkeiten in Projekten:

  • Projekt Kick-Off
  • Projektplanung
  • Problemlösung
  • Entscheidungsfindung
  • Konfliktklärung
  • Informationsaustausch
  • Kommunikationsplattform mit Kunden
  • Teamentwicklung
  • Verbesserung interkultureller Zusammenarbeit
  • Retrospektiven (Scrum)
  • Projektabschluss

Ergebnisse

  • Lösungsvorschlag oder Lösungsvorschläge
  • evtl. Maßnahmenplan für die Umsetzung
  • evtl. Entscheidungsvorlage für z.B. Lenkungsausschuss oder Änderungsausschuss

Vorteile

Kompetenzen von Spezialisten und Experten werden genutzt
Strukturierte Erarbeitung von Themen in einer Gruppe
Gemeinsames Ergebnis, das von allen Teilnehmern des Workshops getragen wird

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bereiten Sie den Workshop vor!

Was?

Klären Sie in der Vorbereitung mit den relevanten Stakeholdern das Thema des Workshops (WS) und grenzen Sie es gegenüber anderen Themen ab. Formulieren Sie das Thema oder die Aufgabe des Workshops klar, eindeutig und prägnant.

In der Auftragsklärung zum Workshop sollten folgende Fragen beantwortet sein:

  • Warum wird der Workshop benötigt?
  • Welches Thema soll besprochen werden?
  • Was soll am Ende erreicht sein?
  • Wer muss am Workshop teilnehmen?
  • Welche Ressourcen stehen für die Durchführung (Raum, Budget) zur Verfügung?

Wer?

Legen Sie die Teilnehmer des Workshops fest. Als Teilnehmer am Workshop kommen alle Personen in Frage, die einen Beitrag zum Workshop leisten können und die Kompetenzen für die Erarbeitung der Lösung haben.

Erstellen Sie dazu eine Teilnehmerliste, welche mindestens die folgenden Angaben enthalten sollte:

  • Name des Teilnehmers
  • Abteilungszugehörigkeit
  • Funktion im Projekt
  • Kontaktdaten

Bild 1: Beispiel für eine Teilnehmerliste.
Bild vergrößern

Legen Sie fest, wer den Workshop moderiert.

Der Moderator hat im WS die folgenden Aufgaben:

  • Ablaufplan für den WS erstellen
  • Methoden für die Bearbeitung des Themas auswählen
  • Arbeitsatmosphäre im WS gestalten
  • Redebeiträge der Teilnehmer steuern und auf die Zeit achten
  • Störungen im WS zu bearbeiten

Wo?

Reservieren Sie einen geeigneten Besprechungsraum. (Richtgrößen: Frontalbestuhlung 1,5 qm pro Person, U-Form Bestuhlung 3,0 qm pro Person, Gruppenarbeiten zusätzlich 3 qm pro Person). Empfehlenswert sind Räume die flexibel eingerichtet werden können und sehr hell sind. Für die Teilnehmer sollten auch Getränke und kleine Speisen bereitgestellt werden.

Wann?

Legen Sie den Termin für den WS fest. Dieser wird von den folgenden Faktoren beeinflusst:

  • Zeitpunkt, an dem das Thema bearbeitet sein muss
  • Verfügbarkeit der Teilnehmer
  • Verfügbarkeit des Moderators
  • Verfügbarkeit eines geeigneten Raumes

Wie?

Der Moderator legt in Abstimmung mit den wichtigsten Stakeholdern den Ablaufplan für den Workshop fest. Im Ablaufplan werden die Schritte für die Bearbeitung des Themas ermittelt und folgende Punkte festgelegt.

  • Teilthemen
  • Ziel, das mit der Bearbeitung des Teilthemas erreicht werden soll
  • Bearbeitungszeit
  • Methode für die Bearbeitung
  • Gruppenarbeiten
  • Erforderliches Arbeitsmaterial

Bild 2: Beispiel für Workshop-Planung.
Bild vergrößern

Womit?

Für einen Workshop muss der Raum mit geeigneten Arbeitsmaterialien ausgestatten sein. Dazu gehören:

Technische Ausstattung, wie z.B.:
  • Beamer und Leinwand
  • Laptops / Computer
  • Tonanlage
  • Zusatzmaterial (USB Stick, CD,…)
  • Ersatzteile (Ersatzbirne, Verlängerungskabel, etc)
  • Fotoapparat
Ausstattung für die Moderation, wie z.B.:
  • Pinnwände (ggf. mit mehreren Papierbögen)
  • Flip Chart (mit ausreichend Papier)
  • Moderationskoffer
  • Handouts
  • Namensschilder
  • Zeitmesser

Bild 3: Beispiel für Ausstattung eines Moderationskoffers.

Ermitteln Sie die für den Workshop erforderlichen Ressourcen. Dazu gehören:

  • Kosten für Raum, Getränke und Verpflegung
  • Übernachtungskosten bei mehrtägigen Workshops
  • Reisekosten für die Teilnehmer
  • Kosten für die Moderation

Aufgabengebiete

Alle Kommentare (5)

Detlef
Huß

Kleiner sprachlicher Hinweis: Pinnadeln sind ein weißer Schimmel. Richtig heißt es Stoßnadeln.

 

Georg
Angermeier
Dr.

Antwort auf von Detlef Huß

Hallo Herr Huß, danke für Ihren Hinweis. Ob Pinnnadel jetzt als Pleonasmus zu werten ist, darüber kann man durchaus diskutieren. Schließlich sind Pinnnadeln Nadeln, die man in die Wand pinnt. "Pin" (oder eingedeutscht "Pinn") steht somit für das Verb und nicht für das Substantiv, es gibt ja auch die Pinn-Wand, in die man diese spitzen Dinger hineinsteckt. Auch der Duden führt das Wort Pinnnadel (mit drei "n", die altertümliche Schreibweise "Pinnadel" ist trotzdem noch in der Mehrheit) auf. Ob sich das dagegen das Wort "Stoßnadel" durchsetzen wird? Wer weiß. Zum einen stoße ich die Nadeln nicht, sondern stecke oder drücke sie durch die Karten in die Wand, die sicherlich niemand mit "Stoßwand" bezeichnet. Aber ich hoffe, jeder versteht, was gemeint ist - zur Sicherheit ist ja ein Bild dabei! Herzliche Grüße Georg Angermeier

 

Hagen
Rösch-Meier

Danke für den kompakten Überblick. Beim Maßnahmenplan fehlt mir allerdings der Ergebnistyp, also die Messgröße, an der festgestellt werden kann, ob die Maßnahme wirklich umgesetzt wurde. Bespiel: Maßnahme ist "Newsletter erstellen"; Ergebnistyp wäre dann "Newsletter ist versendet". Beste Grüße

 

Georg
Angermeier
Dr.

Antwort auf von Jessica.Prudlo… (nicht überprüft)

Hallo Frau Prudlo, vielen Dank für Ihren Hinweis! Sie haben Recht - ich werde mich darum kümmern. Beste Grüße Georg Angermeier (Redakteur für den Methodenbereich) Nachtrag: Leider hat es etwas länger gedauert, aber endlich haben wir es heute am 6. April geschafft!