Workshop

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Workshop

Ein Workshop (WS) ist ein Arbeitstreffen, in dem Menschen in Klausuratmosphäre Fragen, Probleme und Themen bearbeiten. Übersetzt bedeutet Workshop: Werkstätte, Arbeitskreis, Arbeitsgruppe oder Kurs. In einem Workshop bearbeiten Spezialisten unter der Leitung eines Moderators ein Thema. Dabei ist der Moderator für die Steuerung des Lösungsprozesses verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

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Ein Workshop (WS) ist ein Arbeitstreffen, in dem Menschen in Klausuratmosphäre Fragen, Probleme und Themen bearbeiten. Übersetzt bedeutet Workshop: Werkstätte, Arbeitskreis, Arbeitsgruppe oder Kurs. In einem Workshop bearbeiten Spezialisten unter der Leitung eines Moderators ein Thema. Dabei ist der Moderator für die Steuerung des Lösungsprozesses verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

Workshop

Einsatzmöglichkeiten

Workshops können äußerst vielseitig eingesetzt werden, wenn die Expertise mehrerer Beteiligter zu einem gemeinsamen Arbeitsergebnis benötigt wird. Hier einige Beispiele für typische Einsatzmöglichkeiten in Projekten:

  • Projekt Kick-Off
  • Projektplanung
  • Problemlösung
  • Entscheidungsfindung
  • Konfliktklärung
  • Informationsaustausch
  • Kommunikationsplattform mit Kunden
  • Teamentwicklung
  • Verbesserung interkultureller Zusammenarbeit
  • Retrospektiven (Scrum)
  • Projektabschluss
Ergebnisse
  • Lösungsvorschlag oder Lösungsvorschläge
  • evtl. Maßnahmenplan für die Umsetzung
  • evtl. Entscheidungsvorlage für z.B. Lenkungsausschuss oder Änderungsausschuss
Vorteile
Kompetenzen von Spezialisten und Experten werden genutzt
Strukturierte Erarbeitung von Themen in einer Gruppe
Gemeinsames Ergebnis, das von allen Teilnehmern des Workshops getragen wird
Grenzen, Risiken, Nachteile
Organisation und Vorbereitung können aufwendig sein.
Die Methode erfordert spezielle Kompetenzen des Moderators.
Ggf. entstehen hohe Kosten (Personalkosten der Teilnehmer, Raumkosten usw.).
Ungeeignete Anwendungsgebiete: Informationsübermittlung, Einzelentscheidungen
Voraussetzungen
  • Teilnehmer haben die erforderliche Qualifikation und das notwendige Fachwissen, um die Aufgabenstellung bearbeiten zu können.
  • Die Teilnehmer sind für die Dauer des Workshops zu 100% verfügbar.
Qualifizierung

Mindestens Kenntnis von Moderationsmethoden, optimal ist eine Ausbildung als Moderator

Benötigte Informationen
  • Klare Aufgabenstellung: Definition der Fragestellung, zur Bearbeitung der Aufgabe erforderliche Informationen (z.B. Problembeschreibung, Hintergrundinformationen, statistische Daten)
  • Fachwissen der Teilnehmer
Benötigte Hilfsmittel
  • Für Teilnehmerzahl und Zweck geeigneter, ungestörter Arbeitsraum
  • benötigtes Arbeitsmaterial (z.B. Flipchart, Moderationswand, Moderationsmaterial, Beamer)
Herkunft

Unbekannt

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bereiten Sie den Workshop vor!

Was?

Klären Sie in der Vorbereitung mit den relevanten Stakeholdern das Thema des Workshops (WS) und grenzen Sie es gegenüber anderen Themen ab. Formulieren Sie das Thema oder die Aufgabe des Workshops klar, eindeutig und prägnant.

In der Auftragsklärung zum Workshop sollten folgende Fragen beantwortet sein:

  • Warum wird der Workshop benötigt?
  • Welches Thema soll besprochen werden?
  • Was soll am Ende erreicht sein?
  • Wer muss am Workshop teilnehmen?
  • Welche Ressourcen stehen für die Durchführung (Raum, Budget) zur Verfügung?

Wer?

Legen Sie die Teilnehmer des Workshops fest. Als Teilnehmer am Workshop kommen alle Personen in Frage, die einen Beitrag zum Workshop leisten können und die Kompetenzen für die Erarbeitung der Lösung haben.

Erstellen Sie dazu eine Teilnehmerliste, welche mindestens die folgenden Angaben enthalten sollte:

  • Name des Teilnehmers
  • Abteilungszugehörigkeit
  • Funktion im Projekt
  • Kontaktdaten

Bild 1: Beispiel für eine Teilnehmerliste.
Bild vergrößern

Legen Sie fest, wer den Workshop moderiert.

Der Moderator hat im WS die folgenden Aufgaben:

  • Ablaufplan für den WS erstellen
  • Methoden für die Bearbeitung des Themas auswählen
  • Arbeitsatmosphäre im WS gestalten
  • Redebeiträge der Teilnehmer steuern und auf die Zeit achten
  • Störungen im WS zu bearbeiten

Wo?

Reservieren Sie einen geeigneten Besprechungsraum. (Richtgrößen: Frontalbestuhlung 1,5 qm pro Person, U-Form Bestuhlung 3,0 qm pro Person, Gruppenarbeiten zusätzlich 3 qm pro Person). Empfehlenswert sind Räume die flexibel eingerichtet werden können und sehr hell sind. Für die Teilnehmer sollten auch Getränke und kleine Speisen bereitgestellt werden.

Wann?

Legen Sie den Termin für den WS fest. Dieser wird von den folgenden Faktoren beeinflusst:

  • Zeitpunkt, an dem das Thema bearbeitet sein muss
  • Verfügbarkeit der Teilnehmer
  • Verfügbarkeit des Moderators
  • Verfügbarkeit eines geeigneten Raumes

Wie?

Der Moderator legt in Abstimmung mit den wichtigsten Stakeholdern den Ablaufplan für den Workshop fest. Im Ablaufplan werden die Schritte für die Bearbeitung des Themas ermittelt und folgende Punkte festgelegt.

  • Teilthemen
  • Ziel, das mit der Bearbeitung des Teilthemas erreicht werden soll
  • Bearbeitungszeit
  • Methode für die Bearbeitung
  • Gruppenarbeiten
  • Erforderliches Arbeitsmaterial

Bild 2: Beispiel für Workshop-Planung.
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Womit?

Für einen Workshop muss der Raum mit geeigneten Arbeitsmaterialien ausgestatten sein. Dazu gehören:

Technische Ausstattung, wie z.B.:
  • Beamer und Leinwand
  • Laptops / Computer
  • Tonanlage
  • Zusatzmaterial (USB Stick, CD,…)
  • Ersatzteile (Ersatzbirne, Verlängerungskabel, etc)
  • Fotoapparat
Ausstattung für die Moderation, wie z.B.:
  • Pinnwände (ggf. mit mehreren Papierbögen)
  • Flip Chart (mit ausreichend Papier)
  • Moderationskoffer
  • Handouts
  • Namensschilder
  • Zeitmesser

Bild 3: Beispiel für Ausstattung eines Moderationskoffers.

Ermitteln Sie die für den Workshop erforderlichen Ressourcen. Dazu gehören:

  • Kosten für Raum, Getränke und Verpflegung
  • Übernachtungskosten bei mehrtägigen Workshops
  • Reisekosten für die Teilnehmer
  • Kosten für die Moderation

Schritt 2: Laden Sie die Teilnehmer zum Workshop ein!

Wie sie die Teilnehmer zum Workshop einladen, hängt stark von der Art und dem Setting des Workshops ab. Unbedingt erforderlich ist, dass Sie alle Teilnehmer eindeutig über Ort, Zeit und Thema des Workshops informieren. Je nach Art des Workshops ist es sinnvoll, den Teilnehmern vorab die Agenda (Ablaufplan) und die Teilnehmerliste zukommen zu lassen. Für bestimmte Workshops benötigen die Teilnehmer vorab eine genaue Aufgabenstellung zur Vorbereitung (z.B. Auswertung statistischer Daten).

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Mind Mapping

Lassen Sie Ihren Assoziationen freien Lauf und bringen Sie zugleich Ihre Ideen strukturiert aufs Papier! Ob allein oder im Team - Mind Mapping ist die Methode erster Wahl für alle Aufgaben im Projekt.

Brainstorming

Sammeln Sie schnell eine große Anzahl an Ideen zu einem Thema! Ob im Team oder allein: Die freie Assoziation förder ungewöhnliche und neuartige Ideen zu Tage.

Team Estimation Game

Mittels kollektiver Betrachtung schätzen Sie mit hoher Genauigkeit und dank des kurzen und intuitiv verständlichen Regelwerks mit geringem Aufwand. Die Gestaltung als Spiel fördert die aktive Mitarbeit in der Gruppe.

Planning Poker

Schätzen Sie spielend einfach die relativen Aufwände für die User Storys oder anderen Aufgaben zusammen mit dem Umsetzungsteam!

Sprint Planning

Planen Sie mit dem gesamten Scrum-Team den nächsten Sprint und sorgen Sie so für einen stabilen Entwicklungsprozess!

World Café

Lösen Sie die Probleme der Welt beim "Kaffeekränzchen"! World Café ist ein kreativer Ansatz zur Ideenfindung in Großgruppen: In entspannter Atmosphäre tauschen die Teilnehmer in wechselnden Untergruppen an Stehtischen ihr Wissen aus.

Fachartikel zur Methode

Teil 2:
Durchführung in der Praxis

Projektteams stehen immer wieder vor der Herausforderung, Probleme lösen zu müssen oder schwierige Aufgaben zu meistern. Um im Rahmen eines Workshops gemeinsam eine Lösung zu finden, eignet sich die sog.

Teil 1:
Vorbereitung auf den Workshop
Oft ist es sinnvoll, die Lösung für ein Problem oder eine schwierige Aufgabenstellung in einer Gruppe zu entwickeln. Denn so lassen sich die verschiedenen Sichtweisen der Betroffenen berücksichtigen.
Bevor Sie als Projektleiter mit der operativen Arbeit im Projekt beginnen können, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter zu einem funktionierenden Team zusammenfinden. Dr.
"Dead by PowerPoint" – so lautete das Urteil des britischen Experten für Wissensmanagement, David Gurteen, nach dem Besuch einer typischen, mit Informationen überfrachteten Fachkonferenz.
Wenn sich Arbeitsgruppen selbst organisieren müssen z.B. in einem Workshop, kommt es häufig vor, dass die vorgegebene Zeit überzogen wird und die Präsentation der Ergebnisse unbefriedigend verläuft.
In Besprechungen und Workshops ist das Flipchart als Arbeitsmittel bereits weit verbreitet.
Ein erfolgreiches Kick-off bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Deshalb ist es sehr empfehlenswert, die Projektarbeit immer mit einem Kick-off zu beginnen, diese Investition zahlt sich aus.

Projektportfolio-Entscheidungen werden vom Management bislang überwiegend auf der Basis von Kennzahlen getroffen, so Astrid Kuhlmey. Bei einer solchen Bewertung bleiben jedoch wesentliche Einflussfaktoren unberücksichtigt, wie z.B.

Komplexe Produkte, an deren Entwicklung häufig mehrere Lieferanten beteiligt sind, haben oft einen beträchtlichen Abstimmungsbedarf. Mit der Terminklausur stellt Dr. Gerhard Graën eine Methode vor, mit welcher der Auftraggeber und die …

Zur Aufgabe des Projektleiters gehört es nicht nur, den Start eines Teamentwicklungsprozesses zu organisieren, sondern auch sein Ende.
Mitglieder virtueller Teams arbeiten an verschiedenen Orten, manchmal auch in unterschiedlichen Zeitzonen und können dadurch kein Gefühl der Zusammengehörigkeit entwickeln.
Begegnen Angehörige verschiedener Kulturen einander, kann es in der Kommunikation leicht zu Missverständnissen kommen. Diese erschweren die Zusammenarbeit im Projekt. Dr.
Teil 1:
Nutzen und Vorbereitung
Fehler passieren in jedem Projekt – dumm nur, wenn sie sich im nächsten Projekt wiederholen. Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist eine sorgfältige Rückschau notwendig.
Teil 2:
Praktische Durchführung

Ein systematischer Rückblick auf ein gerade abgeschlossenes Projekt lohnt sich: Das Team erkennt Erfolgs- und Fehlerursachen und kann dieses Wissen in nachfolgenden Projekten einsetzen.

Teil 1:
Prinzipien, Vorbereitung und Ablauf
Die "Open Space Technology", eine Moderationsmethode für Großgruppen, gibt den Teilnehmern während einer Veranstaltung den Freiraum, in Kleingruppen selbstorganisiert Lösungen für dringliche und komplexe Probleme zu erarbeiten. Prof. Dr.
In Projekten besteht häufig nur eine vage Vorstellung von der Lösung eines anstehenden Problems.
Teil 1:
Rahmenbedingungen, Erfolgsfaktoren, Ziele und Prinzipien

Sie haben Arbeitsprozesse in Ihrem Großunternehmen grundlegend neu konzipiert oder wollen ein Kick-off für ein großes Change-Projekt durchführen?

Videokonferenzen sind eine gute Alternative zu Präsenzmeetings – insbesondere wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten.
Webkonferenzen sind in vielen virtuellen Teams mittlerweile ein fester Bestandteil der Besprechungskultur. Über ein entsprechendes Konferenz-Tool können sie sich einfach untereinander austauschen und abstimmen.

Aufgabengebiete

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Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (5)

Detlef
Huß

Kleiner sprachlicher Hinweis: Pinnadeln sind ein weißer Schimmel. Richtig heißt es Stoßnadeln.

 

Georg
Angermeier
Dr.

Antwort auf von Detlef Huß

Hallo Herr Huß, danke für Ihren Hinweis. Ob Pinnnadel jetzt als Pleonasmus zu werten ist, darüber kann man durchaus diskutieren. Schließlich sind Pinnnadeln Nadeln, die man in die Wand pinnt. "Pin" (oder eingedeutscht "Pinn") steht somit für das Verb und nicht für das Substantiv, es gibt ja auch die Pinn-Wand, in die man diese spitzen Dinger hineinsteckt. Auch der Duden führt das Wort Pinnnadel (mit drei "n", die altertümliche Schreibweise "Pinnadel" ist trotzdem noch in der Mehrheit) auf. Ob sich das dagegen das Wort "Stoßnadel" durchsetzen wird? Wer weiß. Zum einen stoße ich die Nadeln nicht, sondern stecke oder drücke sie durch die Karten in die Wand, die sicherlich niemand mit "Stoßwand" bezeichnet. Aber ich hoffe, jeder versteht, was gemeint ist - zur Sicherheit ist ja ein Bild dabei! Herzliche Grüße Georg Angermeier

 

Hagen
Rösch-Meier

Danke für den kompakten Überblick. Beim Maßnahmenplan fehlt mir allerdings der Ergebnistyp, also die Messgröße, an der festgestellt werden kann, ob die Maßnahme wirklich umgesetzt wurde. Bespiel: Maßnahme ist "Newsletter erstellen"; Ergebnistyp wäre dann "Newsletter ist versendet". Beste Grüße

 

Guest

Das Plakat mit den Workshop-Regeln sollte gegendert werden.

 

Georg
Angermeier
Dr.

Antwort auf von Jessica.Prudlo… (nicht überprüft)

Hallo Frau Prudlo, vielen Dank für Ihren Hinweis! Sie haben Recht - ich werde mich darum kümmern. Beste Grüße Georg Angermeier (Redakteur für den Methodenbereich) Nachtrag: Leider hat es etwas länger gedauert, aber endlich haben wir es heute am 6. April geschafft!