Das Grundprinzip einer Zukunftswerkstatt beruht auf der Dialektik von These und Antithese, die zur Synthese geführt werden. Dementsprechend besteht der Kern der Zukunftswerkstatt aus drei Phasen (siehe Bild 1). Jede Phase beginnt mit einem weiten Blick auf das Thema, der dann immer mehr eingeengt wird.

These: Beschwerde- und Kritikphase

Die These ist der gegenwärtige Zustand mit all den Problemen, die ein Grund für die Durchführung der Zukunftswerkstatt sind. Deshalb werden in der Beschwerde- und Kritikphase die Kritikpunkte an der gegenwärtigen Situation gesammelt und diejenigen ausgewählt, die in der Phantasie- und Utopie Phase weiter betrachtet werden.

Antithese: Phantasie- und Utopie-Phase

Die unabhängig von deren Realisierungschancen erarbeiteten Lösungsmöglichkeiten bilden die Antithese für das in der These beschrieben Problem. In der kreativen Phantasie- und Utopie-Phase werden Ideen für eine Veränderung der bestehenden Situation gesammelt. Von diesen Ideen werden diejenigen ausgewählt, die in der Verwirklichungs- und Praxisphase weiter konkretisiert werden.

Synthese: Verwirklichungs- und Praxisphase

In der Synthese werden die Lösungen ausgewählt, welche die größten Realisierungschancen haben. Zu den Hauptideen werden in der Verwirklichungs- und Praxisphase Projektideen für die Umsetzung gesammelt. Von diesen werden die mit der größten Umsetzungswahrscheinlichkeit als Ergebnis der Zukunftswerkstatt ausgewählt.

Beispiel: Einführung eines Zeiterfassungssystems

In einem großen mittelständischen Unternehmen soll ein neues Zeiterfassungssystem eingeführt werden. Der Personalleiter nimmt dies zum Anlass, auch über neue Arbeitszeitmodelle nachzudenken. Die Stakeholder des Projekts (ausgewählte Führungskräfte und Mitarbeiter, Betriebsrat, IT-Abteilung, Mitarbeiter aus der Personalabteilung, Zeitbeauftragte, Gebäudemanagement) werden zu einer zweieinhalbtägigen Zukunftswerkstatt eingeladen. Das Thema ist "Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeiterfassung für die Zukunft unseres Unternehmens".

Schritt 1: Planen Sie die Zukunftswerkstatt!

Grobplanung

Bei der Grobplanung legen Sie die folgenden Punkte fest:

• Zeitrahmen
• Inhalte und Zielsetzung
• Teilnehmende

Eine idealtypische Zukunftswerkstatt wird mit 25 Teilnehmern an zweieinhalb Tagen durchgeführt. Eine Zukunftswerkstatt sollte mit mindestens zehn Teilnehmern durchgeführt werden, da erst ab dieser Teilnehmerzahl genügend unterschiedliche Sichtweisen in die Konferenz einfließen. Zukunftswerkstätten können mit bis zu 200 Teilnehmern durchgeführt werden (siehe Abschnitt "Varianten").

Der Ablauf der Zukunftswerkstatt sollte so auf die zur Verfügung stehende Zeit verteilt werden, dass zwischen den Phasen jeweils eine längere Pause möglich ist, da jede Phase eine andere mentale Einstellung der Teilnehmer erfordert.

Eine zweieinhalbtägige Zukunftswerkstatt sollte am späten Nachmittag beginnen, sodass die Phase "Beginnen und Hineinfinden" am Abend abgeschlossen ist und die Teilnehmer noch informell den Abend verbringen können. Die Teilnehmer können dann am 2. Tag die Konferenz ausgeruht und frei von den Tagesproblemen beginnen. Die Beschwerde- und Kritikphase wird vor der Mittagspause abgeschlossen, damit die Teilnehmer sich gedanklich schon während der Mittagspause auf die Phantasie- und Utopiephase einstellen können. Die Mittagspause sollte dazu mindestens 1 Stunde dauern. Die Phantasie- und Utopiephase sollte am Abend des ersten Tages abgeschlossen sein, damit am zweiten Tag genügend Zeit für die Formulierung von Projektumrissen und für den Abschluss der Zukunftswerkstatt bleibt.

Das Thema sollte so konkret wie möglich beschrieben werden, dabei jedoch allgemein genug sein, damit viele neue Ideen einfließen können. Eine Technik für die Formulierung des Themas ist, ein allgemeines Thema auf eine spezifische Situation zu konkretisieren. Beispiel: Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeiterfassung für die Zukunft (Allgemeine Formulierung) unseres Unternehmens (Konkretisierung für eine spezifische Situation).

Planen Sie dann die insgesamt drei Phasen der Zukunftswerkstatt sowie eine Einführungs- und Abschlussphase. Dabei legen Sie fest, welche Phase zu welcher Zeit der Zukunftswerkstatt stattfindet und aus welchen Schritten sich eine Phase zusammensetzt.

Tabelle 1 zeigt ein Beispiel für die Aufteilung der Phasen für eine zweieinhalb Tage dauernde Zukunftswerkstatt.

Feinplanung

In der Feinplanung legen Sie im Detail den Ablauf der Zukunftswerkstatt fest. Die Feinplanung hat die folgenden Aspekte:

• Planung der Methodik: Legen Sie fest, welche Arbeitsmethoden und Übungen in den einzelnen Phasen eingesetzt werden.
• Zeitplanung: Legen Sie fest, wieviel Zeit jeweils für die Einführung der Phasen und der Arbeitsaufgaben benötigt wird. Bestimmen Sie die Dauer der Arbeitszeiten für die Gruppe und planen Sie die Zeiten für die Präsentation von Arbeitsergebnissen. Planen Sie auch die Pausenzeiten.
• Materialplanung: Dokumentieren Sie die für jeden Arbeitsschritt erforderlichen Materialien.
• Moderation: Legen Sie fest, wer welchen Arbeitsschritt moderiert.
• Feedback: Legen Sie fest, in welcher Form das Feedback der Veranstaltung durchgeführt wird.

Für die Feinplanung kann das in Bild 2 dargestellt Planungsraster verwendet werden.