Es ist nicht Aufgabe von Entscheidern, Informationen zusammentragen, Handlungsoptionen zu identifizieren und deren Auswirkungen zu analysieren – das ist Aufgabe von fachkompetenten Mitarbeitern. Entscheider sollen lediglich entscheiden. Damit das möglich ist, benötigen sie eine Entscheidungsvorlage, die alle Informationen und Überlegungen dokumentiert, die zu den vorgeschlagenen Handlungsoptionen führten. Lesen werden sie davon allerdings zunächst nur das Management Summary; die restlichen Ausführungen dienen dazu, um bei Bedarf nachzuschlagen. Führungskräfte erwarten, dass ein solches Management Summary alle für eine qualifizierte Entscheidung benötigten Informationen zusammenfasst.

Leider erfüllen viele Management Summarys genau diese Anforderung nicht. Vor allem hochkompetente Experten stecken oft zu viele ihrer Überlegungen in die Zusammenfassung, um zu demonstrieren, was für eine herausfordernde Aufgabe sie gelöst haben. Damit verärgern sie allerdings höchstens ihre Vorgesetzten, denn diese erwarten, dass ein Management Summary ihnen die Lösung bzw. Lösungsalternativen liefert und nicht Probleme beschreibt.

Management Summarys sind in Projekten häufig für Entscheidungsvorlagen erforderlich, z.B. für einen bewerteten Änderungsantrag oder eine Auftragsvergabe. Ein einfaches Summary kann aus einem einzigen Satz bestehen, wie z.B. "Für die Lieferung der Steuerungseinheit empfehlen wir die ACME GmbH & Co KG, da ihr Testprodukt bei der Qualitätsprüfung die mit Abstand besten Ergebnisse gezeigt hat." Die anschließenden, nur für einen Spezialisten verständlichen, fünfzig Seiten Testprotokoll wird der Leiter Einkauf sicher nicht durcharbeiten.

So schreiben Sie einen Änderungsantrag

Sie wollen eine Spezifikation, einen Phasenplan oder ein bereits freigegebenes Zwischenergebnis ändern? Dann müssen Sie einen Änderungsantrag an den Projektmanager stellen. Wie Sie dies so tun, dass Ihr Anliegen die besten Aussichten auf Erfolg hat, schildert Ihnen Dr. Georg Angermeier.

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Wenn es um folgenreiche Entscheidungen geht, bei denen mehrere Handlungsoptionen zur Verfügung stehen, werden jedoch ausführlichere Management Summarys benötigt. Für solche Summarys empfehle ich eine Struktur, die sich genau an den Fragen orientiert, die ein Entscheider stellen würde:

• Worum geht es?
• Welche Entscheidung ist zu treffen?
• Welche Optionen gibt es?
• Nach welchen Kriterien wurden diese Optionen beurteilt?
• Welche dieser Optionen wird empfohlen?

Fragen wie: "Welche Probleme musste ich bei der Datenbeschaffung lösen?" oder "Welche neuen finanzmathematischen Makros habe ich in Excel programmiert?" haben dagegen im Management Summary nichts verloren!

Worum geht es?

Die Adressaten des Management Summarys sollen im ersten Satz erfahren, um welchen Verantwortungsbereich es sich handelt: Geht es um eine Organisationsentwicklung, ein neues Produkt, einen neuen Vertriebsweg, um Schadensminimierung bei einem Problem, um die Verbesserung der Infrastruktur etc.? Führungskräfte müssen oft zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen "umschalten" und ärgern sich, wenn sie erst mühsam identifizieren müssen, worum es überhaupt geht.

Beispiele für gute erste Sätze eines Management Summarys sind:

• "Aufgrund eines Absatzrückgangs im ersten Quartal um 4,5% sollen unsere Produkte über neue Vertriebswege abgesetzt werden."
• "Wir wollen die Zuverlässigkeit der IT-Infrastruktur erhöhen und deshalb die Wartung der Drucker an einen externen Dienstleister vergeben."
• "Die XYZ-AG wird in einem halben Jahr ein Konkurrenzprodukt zu unserem Hauptprodukt auf den Markt bringen."

Welche Entscheidung ist zu treffen?

Beschreiben Sie idealerweise ebenfalls in nur einem Satz die zu treffende Entscheidung. Meiner Erfahrung nach ist es ungeschickt, an einen Entscheidungsträger direkt eine Forderung zu stellen. Wesentlich erfolgversprechender ist es, eine Forderung in Form einer zu treffenden Entscheidung mit der entsprechenden Empfehlung heranzutragen.

Mögliche Formulierungen für eine zu treffende Entscheidung sind u.a.:

• "Es ist zu entscheiden, welcher der drei identifizierten neuen Vertriebswege als erstes beschritten werden soll."
• "Es ist zu entscheiden, ob dem im Ausschreibungsverfahren als am besten bewerteten Anbieter der Auftrag erteilt werden soll."
• "Es ist zu entscheiden, welche der identifizierten Gegenmaßnahmen umzusetzen ist."

Aussagekräftige Statusberichte mit wenig Aufwand erstellen

Statusberichte zu erstellen, ist für viele Projektleiter eine eher lästige Arbeit. Darüber hinaus ist es frustrierend, wenn die Empfänger den Bericht möglicherweise gar nicht oder nur oberflächlich lesen. Das beste Mittel dagegen ist, den Inhalt schlank zu halten. Udo Wings gibt wertvolle Tipps für schlanke Statusberichte.

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Welche Optionen gibt es?

Ab jetzt darf es etwas ausführlicher werden, d.h. für jede vorgestellte Handlungsoption dürfen es ein oder sogar zwei Sätze sein. Wichtig ist, dass es mindestens zwei Optionen gibt. Ansonsten gibt es nichts zu entscheiden. Selbst wenn es ganz offensichtlich nur eine einzige Möglichkeit zu geben scheint, ist zumindest darzustellen, was passiert, wenn man alles so weiterlaufen lässt, wie bisher. Dadurch erhält die Entscheidung für das empfohlene Vorgehen den Charakter einer aktiven Steuerung und erscheint dem Adressaten nicht mehr als erzwungene Reaktion. Entscheider lieben es nicht, unter Druck gesetzt zu werden.

Handlungsoptionen könnten, hier anhand des Beispiels mit dem Konkurrenzprodukt, z.B. so vorgestellt werden:

"Option 1: Durch eine intensiv beworbene Rabattaktion für unser Produkt XY sättigen wir den Markt so stark, dass der Wettbewerb mit seinem Produkt keinen signifikanten Marktanteil erreichen kann. Zugleich bereiten wir die nächste Version dieses Produkts vor."

"Option 2: Wir schließen ein Joint Venture mit dem Wettbewerber für eine gemeinsame Weiterentwicklung des Produkts."

"Option 3: Wir unternehmen nichts, in der Annahme, dass das Produkt des Wettbewerbers nicht konkurrenzfähig sein wird."

Nach welchen Kriterien wurden diese Handlungsoptionen beurteilt?

Um die verschiedenen Optionen bewerten und eine Empfehlung aussprechen zu können, werden Kriterien benötigt. Genau diese müssen benannt werden, denn Topmanager haben den Überblick darüber, welche Maßstäbe derzeit und evtl. künftig zu beachten sind. Sind z.B. die Auswirkungen einer kommenden Fusion berücksichtigt? Wurde ein internationales Rechtsgutachten eingeholt, da das Produkt auch auf dem asiatischen Markt platziert werden soll? Es kann viele zusätzliche Aspekte geben, die nicht im Blickfeld der Experten waren und unter Umständen eine neue Analyse erfordern. Und umgekehrt können bisher zentrale Kriterien plötzlich irrelevant geworden sein, weil sich die Unternehmensstrategie geändert hat.

Kriterien für die verschiedenen Handlungsoptionen lassen sich sehr knapp benennen, z.B. so: "Die genannten Optionen wurden mit Hilfe der vorgeschriebenen Risikoanalyse und Kosten-Nutzenanalyse bewertet. Ferner wurden die aktuellen Marktprognosen der Fachverbände berücksichtigt. Nicht betrachtet wurden die Auswirkungen einer etwaigen Produktionsverlagerung nach Asien, wie sie gerade im Projekt AsiaOutsourcing diskutiert wird."

Welche dieser Optionen wird empfohlen?

Am Schluss eines Management Summarys steht die Empfehlung für eine der Optionen und die Begründung dafür. Wichtig ist zum einen, dass tatsächlich eine klare Empfehlung ausgesprochen wird, zum anderen, dass sie wirklich als Empfehlung und nicht als Handlungsanweisung an den Entscheider formuliert wird. Schreiben Sie also nicht: "Der Vorstand muss unbedingt ein zusätzliches Budget von 10.000 Euro genehmigen, damit auf der Hannover Messe eine Marketingaktion durchgeführt werden kann."!

Die Empfehlung sollte zudem so formuliert sein, dass der Entscheider sie direkt für die Formulierung des zu treffenden Beschlusses weiterverwenden kann, ebenso wie für Berichte, die er evtl. an seine eigenen Vorgesetzten verfassen muss. Schreiben Sie die Formulierung deshalb nicht im Konjunktiv oder als Nebensatz ("… unter den beschriebenen Annahmen ergäbe sich als beste Lösung, dass …"), sondern direkt als eigenständigen Hauptsatz. Den Hinweis, dass es sich um eine Empfehlung handelt, stellen Sie voran und beenden ihn mit einem Doppelpunkt, wie z.B. "Die Arbeitsgruppe empfiehlt unter den beschriebenen Annahmen folgende Lösung: Das Budget des Projekts wird um 10.000 Euro erhöht, zweckgebunden für die Marketingaktion auf der Hannover Messe."

Fazit: Ein gutes Summary beschleunigt die Entscheidung

Oft klagen Projektmanager darüber, dass Entscheidungen des Lenkungsausschusses oder anderer Entscheidungsträger zu lange dauern. Manchmal liegt dies auch daran, dass die Entscheidungsvorlagen nicht ausreichend klar und präzise sind. Mit einem prägnant formulierten Management Summary können Sie Entscheidungsprozesse spürbar beschleunigen.