Es ist nicht Aufgabe von Entscheidern, Informationen zusammentragen, Handlungsoptionen zu identifizieren und deren Auswirkungen zu analysieren – das ist Aufgabe von fachkompetenten Mitarbeitern. Entscheider sollen lediglich entscheiden. Damit das möglich ist, benötigen sie eine Entscheidungsvorlage, die alle Informationen und Überlegungen dokumentiert, die zu den vorgeschlagenen Handlungsoptionen führten. Lesen werden sie davon allerdings zunächst nur das Management Summary; die restlichen Ausführungen dienen dazu, um bei Bedarf nachzuschlagen. Führungskräfte erwarten, dass ein solches Management Summary alle für eine qualifizierte Entscheidung benötigten Informationen zusammenfasst.

Leider erfüllen viele Management Summarys genau diese Anforderung nicht. Vor allem hochkompetente Experten stecken oft zu viele ihrer Überlegungen in die Zusammenfassung, um zu demonstrieren, was für eine herausfordernde Aufgabe sie gelöst haben. Damit verärgern sie allerdings höchstens ihre Vorgesetzten, denn diese erwarten, dass ein Management Summary ihnen die Lösung bzw. Lösungsalternativen liefert und nicht Probleme beschreibt.

Management Summarys sind in Projekten häufig für Entscheidungsvorlagen erforderlich, z.B. für einen bewerteten Änderungsantrag oder eine Auftragsvergabe. Ein einfaches Summary kann aus einem einzigen Satz bestehen, wie z.B. "Für die Lieferung der Steuerungseinheit empfehlen wir die ACME GmbH & Co KG, da ihr Testprodukt bei der Qualitätsprüfung die mit Abstand besten Ergebnisse gezeigt hat." Die anschließenden, nur für einen Spezialisten verständlichen, fünfzig Seiten Testprotokoll wird der Leiter Einkauf sicher nicht durcharbeiten.

So schreiben Sie einen Änderungsantrag

Sie wollen eine Spezifikation, einen Phasenplan oder ein bereits freigegebenes Zwischenergebnis ändern? Dann müssen Sie einen Änderungsantrag an den Projektmanager stellen. Wie Sie dies so tun, dass Ihr Anliegen die besten Aussichten auf Erfolg hat, schildert Ihnen Dr. Georg Angermeier.

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Wenn es um folgenreiche Entscheidungen geht, bei denen mehrere Handlungsoptionen zur Verfügung stehen, werden jedoch ausführlichere Management Summarys benötigt. Für solche Summarys empfehle ich eine Struktur, die sich genau an den Fragen orientiert, die ein Entscheider stellen würde:

• Worum geht es?
• Welche Entscheidung ist zu treffen?
• Welche Optionen gibt es?
• Nach welchen Kriterien wurden diese Optionen beurteilt?
• Welche dieser Optionen wird empfohlen?

Fragen wie: "Welche Probleme musste ich bei der Datenbeschaffung lösen?" oder "Welche neuen finanzmathematischen Makros habe ich in Excel programmiert?" haben dagegen im Management Summary nichts verloren!

Worum geht es?

Die Adressaten des Management Summarys sollen im ersten Satz erfahren, um welchen Verantwortungsbereich es sich handelt: Geht es um eine Organisationsentwicklung, ein neues Produkt, einen neuen Vertriebsweg, um Schadensminimierung bei einem Problem, um die Verbesserung der Infrastruktur etc.? Führungskräfte müssen oft zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen "umschalten" und ärgern sich, wenn sie erst mühsam identifizieren müssen, worum es überhaupt geht.

Beispiele für gute erste Sätze eines Management Summarys sind:

• "Aufgrund eines Absatzrückgangs im ersten Quartal um 4,5% sollen unsere Produkte über neue Vertriebswege abgesetzt werden."
• "Wir wollen die Zuverlässigkeit der IT-Infrastruktur erhöhen und deshalb die Wartung der Drucker an einen externen Dienstleister vergeben."
• "Die XYZ-AG wird in einem halben Jahr ein Konkurrenzprodukt zu unserem Hauptprodukt auf den Markt bringen."

Welche Entscheidung ist zu treffen?

Beschreiben Sie idealerweise ebenfalls in nur einem Satz die zu treffende Entscheidung. Meiner Erfahrung nach ist es ungeschickt, an einen Entscheidungsträger direkt eine Forderung zu stellen. Wesentlich erfolgversprechender ist es, eine Forderung in Form einer zu treffenden Entscheidung mit der entsprechenden Empfehlung heranzutragen.

Mögliche Formulierungen für eine zu treffende Entscheidung sind u.a.:

• "Es ist zu entscheiden, welcher der drei identifizierten neuen Vertriebswege als erstes beschritten werden soll."
• "Es ist zu entscheiden, ob dem im Ausschreibungsverfahren als am besten bewerteten Anbieter der Auftrag erteilt werden soll."
• "Es ist zu entscheiden, welche der identifizierten Gegenmaßnahmen umzusetzen ist."

Aussagekräftige Statusberichte mit wenig Aufwand erstellen