Konfigurationsmanagement

So schreiben Sie einen Änderungsantrag

Sie wollen eine Spezifikation, einen Phasenplan oder ein bereits freigegebenes Zwischenergebnis ändern? Dann müssen Sie einen Änderungsantrag an den Projektmanager stellen. Wie Sie dies so tun, dass Ihr Anliegen die besten Aussichten auf Erfolg hat, schildert Ihnen Dr. Georg Angermeier.

Es kann viele Gründe dafür geben, dass man in einem Projekt von der ursprünglichen Planung abweichen will oder sogar muss: Eine Spezifikation kann sich als technisch nicht machbar erweisen, ein Meilensteintermin als nicht realistisch oder eine Kostenstruktur als ungünstig aufgesetzt. Aber auch das Projektmanagement selbst kann sich als veränderungsbedürftig erweisen, z.B. wenn man mit einer Reorganisation des Projektteams die Effizienz der Arbeit steigern möchte.

Ein häufig zu beobachtender Fehler ist, dass solche Änderungen zentraler Planungsinhalte kommentarlos vollzogen werden, ohne dass sie entsprechend dokumentiert und auf weitere Auswirkungen hin untersucht werden. Zu einem professionellen Projektmanagement gehört deshalb auch ein Verfahren zur Behandlung von Änderungsanträgen. Teile eines solchen Verfahrens (das Bestandteil des Konfigurationsmanagements ist) sind z.B. ein Änderungsausschuss, der über Änderungsanträge entscheidet oder ein Änderungsbudget, das die durch genehmigte Änderungen entstehenden Mehrkosten finanziert.

Einen Einstieg in professionelles Konfigurationsmanagement finden Sie im Beitrag "Agiles Änderungsmanagement reduziert Kosten und beschleunigt Verbesserungen", Projekt Magazin Ausgabe 03/2016.

Zentrales Steuerungsinstrument für das Änderungsverfahren ist der Änderungsantrag, der einerseits eine Entscheidungsvorlage liefert und andererseits das Verfahren selbst dokumentiert.

In der folgenden Darstellung orientiere ich mich stark am Projektmanagementsystem PRINCE2® (TSO, 2009; AXELOS, 2017), das in seinem Verfahren zur Änderungssteuerung explizit die Behandlung von Änderungsanträgen beschreibt. In einzelnen Punkten ergänze ich Anforderungen, die in anderen Richtlinien aufgeführt werden oder die ich selbst als sinnvoll erfahren habe.

Wenn Sie – egal in welcher Rolle und in welchem Projektumfeld – die Notwendigkeit sehen, dass im Projekt etwas geändert werden soll, dann unterstützt Sie dieser Beitrag bei der Umsetzung. Er liefert:

  • klare Kriterien, in welchen Fällen Sie einen Änderungsantrag schreiben müssen und wann Sie die Änderung einfach umsetzen dürfen, sofern Sie die Befugnis dafür haben.
  • eine Beschreibung, welche Elemente ein Änderungsantrag enthalten sollte, damit er von den Verantwortlichen effizient behandelt werden kann.
  • Darüber hinaus zeigt der Beitrag, dass ein professionelles Konfigurationsmanagement
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