Acht Schritte für eine erfolgreiche Scrum-Umstellung Agile Methoden in laufende Entwicklungsprojekte einführen

Sie haben ein laufendes Entwicklungsprojekt und wollen vom herkömmlichen Projektmanagement auf Scrum umstellen? Sebastian Hetzel erklärt anhand eines Projekts aus der Automobilbranche, worauf Sie achten müssen.

Management Summary

Acht Schritte für eine erfolgreiche Scrum-Umstellung Agile Methoden in laufende Entwicklungsprojekte einführen

Sie haben ein laufendes Entwicklungsprojekt und wollen vom herkömmlichen Projektmanagement auf Scrum umstellen? Sebastian Hetzel erklärt anhand eines Projekts aus der Automobilbranche, worauf Sie achten müssen.

Management Summary

Wenn die Komplexität im Projektverlauf überhandnimmt, wird Projektleitern von Entwicklungsprojekten nach gängiger Lehrmeinung empfohlen, auf agile Methoden umzusteigen. Hintergedanke ist, die Prozesse zu verschlanken, durch kurze Iterationen die Komplexität beherrschbar zu machen und entstandenen Projektverzug aufzuholen.

Ich konnte aus einem Entwicklungsprojekt zur Anpassung einer existierenden PKW-Lenkung einige Best Practices für die Umstellung auf Scrum ziehen: Nachdem ein Safety- und ein Anforderungsmanager von einer externen Technologieberatung kommunizierten,, dass der Projektzeitplan nicht mehr einzuhalten ist, beauftragte der Teamleiter die Berater, zusammen mit dem Kunden das Projektmanagement auf Scrum mit mir als Scrum Master umzustellen. Das Team bestand aus sieben Mitarbeitern an einem Standort in Deutschland und vier Mitarbeitern mit sich überschneidenden Aufgaben in Indien. Die Entwicklung sollte initial von Deutschland koordiniert werden, eine Übergabe der Verantwortung nach Indien war Projektbestandteil.

Wie wir bei der Umstellung auf Scrum vorgegangen sind, welche Stolpersteine es gab und wie ich diese heute umgehen würde, beschreibe ich in meinem Beitrag.

Teams, die von klassischer Projektarbeit auf Scrum umstellen, müssen nicht nur Rollen, Artefakte und Meetings einführen. Der Wechsel vom klassischen zum agilen Projektmanagement geht auch mit großen Veränderungen in der Zusammenarbeit einher.

Was Sie schon vor der Umstellung auf agil beachten können

Die Umstellung auf Scrum bedeutet einen erheblichen Paradigmenwechsel für das Projektteam. Sie trifft auf eine Projektumgebung mit bereits implementierten Prozessen, von denen einige von jetzt auf gleich obsolet sind, wie z.B. Work-Break-Down-Structure, Configuration Management Plan, Projektzeitplan, Safety Plan, Projektstatusmeeting und Safetymeeting. Dieser Bruch überfordert viele Teams. Die Praxis hat gezeigt, dass die Umstellung auf Scrum daher von einem Change-Management-Prozess begleitet werden muss. Dazu existieren neben umfassenden Ansätzen, wie die "8 change management steps from Kotter" Best Practices, die ich Ihnen in diesem Artikel vorstelle.

Neben einer kurzen Erläuterung und Negativbeispielen gebe ich eine Empfehlung ab, worauf Sie achten können, um erfolgreich auf Scrum umzustellen. Der Artikel richtet sich folglich an Team- oder Projektleiter, die aufgrund einer unklaren Produktdefinition hohen Abweichungen im Projekt gegenüberstehen und den Wechsel auf Scrum erwägen. Als Best Practices für eine Umstellung auf die Managementmethode Scrum können Sie folgende Tipps beachten:

  1. Definieren und kommunizieren Sie die Gründe für den Wechsel
  2. Inspirieren Sie relevante Stakeholder
  3. Erzeugen Sie Mehrwert durch konsequentes Tailoring und schaffen Sie Prozesse ab
  4. Achten Sie auf genügend Kapazität für die rollenspezifischen Aufgaben bei den Teammitgliedern
  5. Beachten Sie die Verfügbarkeit der Teammitglieder
  6. Beschränken Sie den Kundenkontakt auf fachliche Themen im Rahmen von Sprintaufgaben
  7. Bauen Sie eine Teamkultur auf
  8. Seien Sie unbedingt konsequent

Definieren und kommunizieren Sie die Gründe für den Wechsel

Die ungeeignete Managementmethode und nicht Missmanagement führt zu Ineffizienz in Ihrem Team. Sorgen Sie dafür, dass ihr Team diesen Zusammenhang verinnerlicht.

Beispiel: In meinem Projekt wurde einem motivierten Team der Wechsel auf Scrum verordnet. Dabei wurden weder der genaue Hintergrund, noch das zu erreichende Ziel der Umstellung definiert. Zudem wurde das Team vom Teamleiter im Glauben gelassen, dass die mangelnde Teamperformance ursächlich für den Zeitverzug und die Umstellung ist. Als Konsequenz ließ die Motivation der Teammitglieder nach und sie unterstützten die Methodenumstellung nicht.

Empfehlung: Führen Sie vor der Umstellung eine Change-Impact-Analyse durch, welche für alle Stakeholder die aktuelle Situation, die Situation mit Scrum sowie die jeweiligen Vorteile und Risiken auflistet. Diese können Sie auch für die weiteren Schritte nutzen.

Im einfachsten Fall erstellen Sie für die Change-Impact-Analyse eine Exceltabelle mit den Spalten:

  • Rolle / Element,
  • aktuelle Situation ohne SCRUM,
  • zukünftige Situation mit SCRUM,
  • Vorteile der Einführung,
  • Risiken der Einführung,
  • Maßnahmen

Definieren Sie die eine wesentliche Herausforderung des Projekts, die mit Scrum angegangen werden soll. In vielen Fällen handelt es sich dabei um die Unsicherheit, wie das finale Produkt aussehen soll (was sich häufig in ständig ändernden Anforderungen an das Produkt vonseiten des Kunden äußert). Präsentieren Sie allen relevanten Stakeholdern (siehe auch nächsten Punkt), dass die wesentliche Herausforderung "Unsicherheit über das Produkt" mit Scrum gemanagt werden kann, weil das Entwicklungsteam in kurzen Iterationen Feedback erhält und sich damit Unsicherheiten klären und reduzieren lassen. Diese Begründung hilft allen, die Dringlichkeit des Wechsels auf Scrum zu erkennen und verschafft Ihnen die notwendige Unterstützung für den Wechsel.

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