Arbeitspakete richtig übergeben

Die meisten Projektleiter kennen das Problem: Aus ihrer Sicht klar definierte Arbeitspakete werden von Projektmitarbeitern nur mangelhaft abgearbeitet. Mehr Druck auf die Mitarbeiter oder noch genauere Arbeitsbeschreibungen nützen meist wenig – sie verschlechtern eher die Lage. Dr. Frank Lüschow zeigt, wie sich solche Situationen mit Geduld und der richtigen Kommunikationsstrategie auflösen oder ganz vermeiden lassen. Ziel ist, dass die Projektmitarbeiter ein klares Bild davon entwickeln, was zu tun ist, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die mitgelieferten Checklisten für die Aufgabenanalyse und das Delegationsgespräch helfen bei der Umsetzung.

"Ich schreib mir schon die Finger wund, so dass jeder Depp kapiert, worum es geht. Aber die verstehen noch nicht mal das.", schimpfte ein der Verzweiflung naher Projektleiter eines großen Entwicklungsprojekts. Auslöser für diesen Ausbruch waren folgenreiche Fehlleistungen von Projektmitarbeitern aus dem Einkauf. Deren Aufgabe bestand darin, Dichtringe eines Typs mit unterschiedlichen Spezifikationen in jeweils kleinen Stückzahlen zu beschaffen. Das Material wurde für Versuchsreihen gebraucht, die nur in einem eng begrenzten Zeitfenster möglich waren. Die Dichtringe trafen eine Woche nach dem gesetzten Termin und nicht in allen geforderten Qualitäten ein. Wertvolle, im Prüflabor und auf dem Teststand geblockte Ressourcen konnten deshalb nicht abgerufen werden.

Dieses Beispiel steht für ein Problem, das in vielen Projekten immer wieder auftritt: Projektmitarbeiter arbeiten die, aus Sicht der Projektleiter klar definierten, Arbeitspakete mangelhaft ab. Dadurch werden Termine nicht gehalten, die Ergebnisqualität ist unzureichend und der Aufwand ist viel zu hoch.

Im Beitrag geht es ausgehend vom eingangs skizzierten Praxisfall um die drei folgenden allgemeinen Fragen:

  • Was sind die Besonderheiten des Kommunikationsprozesses "Arbeitspakte im Projekt delegieren"?
  • Wie beeinflussen linienorientierte Arbeitsmuster und mangelnde Projekterfahrung bei den Mitarbeitern den Delegationsprozess?
  • Wie kann der Projektleiter "gute" Delegationsgespräche führen?

Der Projektleiter als eine Störungsquelle

Wenn man im geschilderten Beispiel nach den Problemursachen fragt, gibt es sicher nicht nur einen einzelnen Auslöser. Das Übergeben von Arbeitspaketen ist ein Akt zwischenmenschlicher Kommunikation, der sich als komplexer Prozess aus der Wechselwirkung mehrerer Faktoren zusammensetzt. Kommunikationsstörungen treten dann auf, wenn dieses Gesamtsystem aus dem Gleichgewicht gerät.

Eine Störungsquelle ist im vorliegenden Fall sicher der Projektleiter, der sich "die Finger wund schreibt" und damit eine dominierende Senderrolle aufbaut. Er spürt zwar das Phänomen "die verstehen mich nicht", nimmt es aber nicht bewusst wahr und reagiert stattdessen nur mit "mehr von demselben". Er steigert unbewusst seine Senderaktivitäten, übt dadurch Druck aus und erhöht die Distanz zu den Projektmitarbeitern.

Bei den Projektmitarbeitern verstärkt dieses Vorgehen latent vorhandene Abwehrmechanismen. Wenn sie keine ausgeprägten Erfahrungen mit Projektarbeit haben, sind ihnen die damit verbundenen Anforderungen kaum bekannt. Was der Projektleiter von ihnen fordert, löst Unsicherheit aus - und Unsicherheit ist ein hochwirksamer Abwehrfilter. Wenn Druck dazu

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