In den meisten Unternehmen laufen mehrere Projekte parallel. Projektlenkungsgremien treten in periodischen Abständen zusammen und prüfen deren Effektivität. In Zeiten, in denen das Wort "Einsparungen" in aller Munde ist, kommt diesen Gremien große Bedeutung zu. Sie treffen Entscheidungen über die Fortsetzung, Schwerpunktverlagerung oder auch das Einstellen von Projekten.

Zur besseren Beurteilung lassen sich dabei sowohl quantitative als auch qualitative Parameter heranziehen. Für einen Vergleich müssen diese allerdings verständlich zusammengefasst und übersichtlich dargestellt werden. Diese Aufgabe lässt sich mit Hilfe eines Blasendiagramms in Excel elegant lösen.

Parameter zur Bewertung von Projekten

Quantitative Merkmale für ein Projekt zu finden, ist nicht allzu schwer. Die Größe des Budgets, die Anzahl der beteiligten internen und externen Mitarbeiter und die Laufzeit wären sicher wichtige Kenngrößen. Allerdings lässt sich damit nicht herausfinden, wie bedeutsam ein Projekt für die weitere Entwicklung des Unternehmens ist. Mit den drei Kenngrößen Volumen, Bedeutung und Risiko fällt es schon leichter, Projekte nebeneinander zu stellen und zu vergleichen. Nun bleibt noch die Aufgabe, diesen Vergleich verständlich zusammenzufassen und übersichtlich darzustellen.

Bewertungsmaßstäbe für die qualitativen Merkmale definieren

Das Volumen von Projekten können Sie in Euro angeben. Es lässt sich per Diagramm abbilden und vergleichen. Für die qualitativen Merkmale bedarf es dagegen einer subjektiven Einschätzung. Sie können dafür beispielsweise auf einer Skala von 0 bis 10 für die Bedeutung und das Risiko eines Projekts jeweils einen Wert festlegen. Ebenso gut eignet sich eine Skala von 0% bis 100%.

Visuelle Umsetzung der Daten

Das Zusammentreffen von quantitativen und qualitativen Faktoren erfordert eine angemessene Darstellungsweise, da Sie drei Dimensionen abbilden müssen. Für diese Art der Darstellung eignet sich das - im Projektmanagement bislang noch selten verwendete - Blasendiagramm. Seit der Version 97 gehört es zum Funktionsumfang von Microsoft Excel.

Diese Diagrammart wird meist im Marketing verwendet, beispielsweise um ein Marktwachstum / Marktanteil-Portfolio zu erstellen. Ziel eines solchen Portfolios ist es, verschiedene Produkte nach den Kriterien Marktanteil und Marktwachstum in einer Vier-Felder-Matrix zu positionieren und in dieser Matrix mit Hilfe der Blasengröße die Höhe des Umsatzes der einzelnen Produkte vergleichbar zu machen.

Für die Gegenüberstellung von Projektrisiko, Projektbedeutung und Projektvolumen eignet sich das Blasendiagramm ebenfalls. Die waagrechte Achse kann das Risiko, die senkrechte Achse die Bedeutung und die Blasengröße das Volumen anzeigen.

Technischer Exkurs: Blasendiagramme

Die Abbildung komplexer Daten erfordert allerdings ein wenig Vorarbeit beim Konzipieren des Diagramms.

• Beim Erstellen eines Blasendiagramms geben Sie in die erste Spalte die Werte ein, die in der horizontalen Achse (X-Achse) abgebildet werden. Das sollen in unserem Fall die Werte zum Projektrisiko sein.
• Im zweiten Schritt folgen die Daten für die senkrechte Achse (Y-Achse). Hier soll bei unserem Beispiel die Bewertung der jeweiligen Projektbedeutung stehen.
• An letzter Stelle sind dann Daten an der Reihe, die über das Volumen und somit über die Größe der Blasen Auskunft geben.

In Bild 1 sehen Sie den Aufbau der Tabelle. Als Beispiel werden hier die Daten für fünf Projekte im Softwarebereich aufgeführt. Die einzelnen Projekte unterscheiden sich nach dem Grad ihres Risikos und ihrer Bedeutung sowie im Volumen.

Bild 1: Beispieltabelle mit den Daten zu fünf Software-Projekten.

Diagrammerstellung - Schritt für Schritt