Arbeitspakete sammeln, Kosten ermitteln

Budgetkalkulation mit dem MindManager

Möchten Sie eine Grob-Planung für Ihr Projekt erstellen, gelingt das mit dem MindManager schnell und unkompliziert. Dank der Mindmap-Darstellung erhalten Sie im Handumdrehen einen Überblick über Arbeitspakete und Ressourcen. In den neuen Versionen können Sie zusätzlich die Kosten und Zeitaufwände direkt kalkulieren und müssen dafür nicht erst in eine andere Software (z.B. Excel) wechseln. Marilla Bax zeigt Ihnen in diesem Tipp, wie es geht.

Um einen Projektauftrag der Geschäftsführung vorlegen zu können, sollten Sie diesen bereits möglichst konkret formulieren. Dafür sind eine Projekt-Grobplanung und erste Budgetkalkulationen nötig. Mit dem MindManager können Sie mittlerweile nicht nur die Aufgaben sammeln und strukturieren, sondern auch die Kosten im Projekt berechnen. Somit müssen Sie die Daten nicht erst in Excel exportieren, um mit ihnen rechnen zu können und ersparen sich ein lästiges Wechseln zwischen zwei Software-Produkten.

Ausgangssituation

Stellen Sie sich vor, Sie werden zum ersten Mal mit einem kleineren internen Projekt, z.B. einer Software-Einführung, beauftragt. Da Sie darin noch keine Erfahrung haben, sind Sie nicht ganz sicher, was alles zu tun ist. Ihr erster Schritt ist daher, alle Arbeitspakete zu sammeln und eine erste Ablaufstruktur zu entwerfen. Dazu laden Sie die aus Ihrer Sicht Beteiligten ein, arbeiten gemeinsam in der Map und sammeln die Aufgaben.

Im Anschluss bringen Sie Struktur in die Map. Dabei orientieren Sie sich am möglichen zeitlichen Ablauf des Projekts. Die geplanten Meilensteine visualisieren Sie mit einem Indexmarker und die geplanten Teammitglieder sammeln Sie in einer freien Anmerkung (Bild 1).

Bild 1: Aufgaben als Projektstruktur gegliedert.

Bild 1: Aufgaben als Projektstruktur gegliedert.
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Diese Übersicht ist die Basis, um sowohl den zeitlichen Aufwand als auch die ungefähren Projektkosten für das Software-Einführungs-Projekt (externer Berater, Betriebsmittel) abschätzen zu können.

Im nächsten Schritt bereiten Sie die Map für die anschließende Kostenkalkulation vor.

Zweigeigenschaften anlegen

Voraussetzung für Kalkulationen im MindManager sind sog. Zweigeigenschaften. Zweigeigenschaften ermöglichen es, in einer kleinen Tabelle Attribute für den Zweig zu hinterlegen. Das können Bedingungen für besondere Hervorhebungen (SmartFill) sein oder eben auch Zeitaufwände, Kosten etc., die Sie für spätere Kalkulationen nutzen.

So tragen Sie Kosten und Zeitaufwände ein:

  1. Markieren Sie den entsprechenden Zweig.
  2. Wählen Sie den Befehl Erweitert / Zweigdaten / Eigenschaften aus.
  3. Definieren Sie für die erste Zweigeigenschaft im sich nun öffnenden Dialog (Bild 3) Name und Typ (z.B. "Zeitaufwand" und "Zahl").
  4. Um weitere Eigenschaften anzulegen, klicken Sie im Dialogfenster auf Neu und definieren jeweils Name und Typ.
  5. Schließen Sie den Dialog mit OK.
Bild 2: Zweigeigenschaften definieren.

Bild 2: Zweigeigenschaften definieren.

Bei Bedarf können Sie mit einem Klick auf den grünen Pfeil die Eigenschaften zuklappen (Bild 3). Das kleine Tabellensymbol links am Zweig zeigt an, dass sich hier Eigenschaften verbergen. Über dieses Symbol gelangen Sie auch wieder zurück in die Definition und können ggf. noch weitere Einstellungen vornehmen.

Bild 3: Zweigeigenschaften auf- und zuklappen.

Bild 3: Zweigeigenschaften auf- und zuklappen.

Währungssymbole ergänzen

Um eine Zahl mit einem erklärenden Symbol zu versehen (z.B. einem Euro-Symbol bei Währung oder einem "PT" für Personentage), wählen Sie einfach den Typ "Währung" aus. Dieser Typ ermöglicht, aus einer vorgegebenen Auswahl ein Symbol auszuwählen oder als Währungssymbol selbst definierte Symbole oder Texte zu verwenden (im Beispiel "PT" für die Zweigeigenschaften "Zeitaufwand" und "Beratertage").

Bild 4: Zweigeigenschaften mit Symbole versehen.

Bild 4: Zweigeigenschaften mit Symbole versehen.
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Zweigeigenschaften übertragen

Zweigeigenschaften kopieren

Die Eigenschaften müssen nicht für jeden Zweig einzeln definiert werden, ab MindManager 16 können sie auch kopiert werden:

  1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Eigenschaft und wählen Sie Zweigeigenschaft kopieren aus.
  2. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Zielzweig und fügen Sie die Eigenschaft über Einfügen / Zweigeigenschaften einfügen ein (Bild 5).
Bild 5: Zweigeigenschaften kopieren.

Bild 5: Zweigeigenschaften kopieren.

Alternative: Map Parts verwenden

Sollen in der Map immer wieder die gleichen Eigenschaften hinterlegt werden, lohnt es sich, eine Zweigvorlage (Map Part) zu erstellen:

  1. Legen Sie einen entsprechenden Zweig mit Eigenschaften an.
  2. Markieren Sie diesen Zweig und klicken Sie Einfügen / Map Parts.
    Rechts oben im Register öffnet sich daraufhin die Struktur der vorhandenen Map Parts und rechts unten werden die jeweils dazugehörigen vorhandenen Vorlagen angezeigt.
  3. Wählen Sie Markierte Zweige hinzufügen aus.
    Der MindManager erzeugt daraufhin aus dem markierten Zweig (inklusive Unterzweigen) eine Map Part.

Diese Vorlage kann nun beliebig oft in dieser und anderen Maps verwendet werden. Also am besten erst die Vorlage anlegen und dann die Map basteln.

Zeit und Kosten berechnen

Die den Zweigeigenschaften zugeordneten Werte können Sie in einem übergeordneten Zweig mit Hilfe von Formeln auswerten. Auf diese Weise lassen sich Summen, Mittelwerte, Differenzen o.ä. leicht berechnen. Mit wenigen Klicks ist es Ihnen möglich, Zeitaufwände, Berater- und Materialkosten zu ermitteln. Berechnete Eigenschaften aktualisiert das Programm dynamisch, Sie sehen also immer den tatsächlichen Wert, auch wenn Sie gerade Eingaben bearbeiten, Zweige verschieben, hinzufügen, entfernen oder Filter anwenden. Eine schöne Funktion für "Was wäre wenn" bzw. Szenarienberechnungen.

Den Autocalc-Assistenten verwenden

Mit Hilfe der Autocalc Funktion können Sie auf vordefinierte Formeln zurückgreifen:

  1. Markieren Sie den übergeordneten Zweig, in welchem Sie die Berechnungen durchführen möchten.
  2. Klicken Sie anschließend in der Registerkarte Erweitert im Abschnitt Zweigdaten auf die Funktion Autocalc.
  3. Bestimmen Sie im sich öffnenden Dialog die Parameter der Formel.
Bild 6: Autocalc Funktion zum Berechnen von Eigenschaften.

Bild 6: Autocalc Funktion zum Berechnen von Eigenschaften.
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Formeln manuell eintragen

Im Software-Einführungs-Projekt planen Sie einen externen Berater mit ein. Seine Kosten wollen Sie ebenfalls ermitteln. In den Zweigen ist hinterlegt, wieviel Aufwand Sie in den einzelnen Phasen einplanen (Personentage). Den Stundensatz haben Sie in der Teamaufstellung hinterlegt. Damit sind also alle Parameter in der Map vorhanden, um die Kosten für den Berater an einem Achtstundentag auszurechnen:

Aufwand in Personentagen * 8 Stunden pro Tag * Stundensatz

Formeln in Eigenschaften hinterlegen

Diese Formel können Sie in den Eigenschaften hinterlegen, allerdings nicht über den AutoCalc Assistenten sondern direkt als Formel:

  1. Markieren Sie dazu den entsprechenden Titelzweig.
  2. Wählen Sie in der Registerkarte Erweitert die Funktion Formeln aus.
  3. Mit einem Klick auf das Plus-Kästchen im sich nun öffnenden Formeleditor können Sie direkt die Formeln eingeben. Unterhalb der Formelzeile werden einige Hilfsfelder angezeigt, die Sie beim Erstellen der Formel unterstützen.
Bild 7: Individuelle Formel erstellen.

Bild 7: Individuelle Formel erstellen.
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Ein kleines Formelsymbol rechts am Zweig zeigt an, dass sich hier eine Formel verbirgt. Mit einem Klick auf dieses Symbol öffnen Sie die Formelbearbeitung oben links unter dem Menüband.

Bild 8: Formeln im Zweig.

Bild 8: Formeln im Zweig.
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Diese Art von Formelerstellung erfordert etwas Übung, da sich die Zusammenstellung der einzelnen Elemente nicht zwingend intuitiv ergibt. Allerdings ist die Darstellung und Unterstützung in der Hilfe des MindManagers hier sehr hilfreich, alle Kombinationen und Felder werden gut erklärt und sind leicht nachvollziehbar.

Kostenabweichungen mit SmartFill farbig hervorheben

Ähnlich wie die bedingte Formatierung in Excel kann MindManager auf selbstgesteckte Rahmenbedingungen hinweisen und z.B. einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen. Die entsprechende Funktion nennt sich "Smart Fill" und setzt voraus, dass der Zweig definierte Eigenschaften enthält. In unserem Beispiel könnte eine Rahmenbedingung sein, dass sich ein Zweig rot einfärbt, wenn der Aufwand des externen Beraters zu hoch (z.B. mehr als 10 Tage) ist (siehe Bild 9). Ein Signal für alle, zu überprüfen, ob die Aufgabe nicht auch mit internen Ressourcen zu lösen ist.

Bild 9:

Bild 9: "Smart Fill" ermöglicht, einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen zu lassen..
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Fazit

Mit dieser Grobkalkulation können Sie nun ziemlich gut abschätzen, was zu tun ist (inhaltlich) und mit welchem Aufwand (Zeit/Geld) zu rechnen ist. Auf dieser Basis kann entschieden werden, ob das Projekt überhaupt gestartet wird und wenn ja, wann die kalkulierten PT am besten einzuplanen sind. Es eignet sich also hervorragend für die Vorlage bei der Geschäftsführung.

Einfache Berechnungen können Sie problemlos im MindManager 16 durchführen ohne dabei zwischen zwei Software-Produkten wechseln zu müssen. Benötigen Sie tiefgreifendere Kalkulationen, können Sie die Map nach Excel exportieren und dort weiter bearbeiten.

Viel Spaß beim Nachmappen!

 
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