Collinor 6.2 – flexibler Dreh-und Angelpunkt über den gesamten Projektzyklus

Ein Funktionsumfang für den gesamten Projektlebenszyklus sowie hohe Flexibilität und Anpassbarkeit sind typische Merkmale der Multiprojektmanagement-Lösung Collinor. Durch ihren modularen Aufbau eignet sie sich sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für internationale Konzerne mit anspruchsvollem Portfolio. Martin Rudolph stellt die aktuelle Version 6.2 mit ihren Neuerungen vor.

Die ausgereifte Multiprojektmanagement-Lösung der Collinor Software GmbH richtet sich mit ihrer Funktionalität an kleine und mittelständische Unternehmen wie auch an international tätige Konzerne mit anspruchsvollen und komplexen Multiprojektmanagement-Umgebungen. Zu den Kunden von Collinor gehören z.B. ThyssenKrupp Steel AG, LTS Lohmann Therapie Systeme AG, Zehnder Group AG, LAS GmbH oder Treibacher Industrie AG. Die typischen Userzahlen pro Installation liegen zwischen 50 und 300; der aktuell größte Kunde hat eine Installation mit rund 400 Planern und 700 TimeSheet-Anwendern. Weiterentwicklungen der Software basieren häufig auf Anforderungen des breit gefächerten Kundenstammes, mit dem der Hersteller eng zusammenarbeitet.

Collinor zeichnet sich besonders durch Kundennähe und sein Full-Service-Konzept aus. Der Softwarehersteller, der etwa 40 Mitarbeiter an den Standorten Köln und Weinheim (bei Heidelberg) beschäftigt, bietet von der Entwicklung, der Beratung, dem Customizing und der Implementierung bis hin zur Schulung und dem Support alles aus einer Hand. So lassen sich bei der Implementierung auch spezifische Anforderungen durch Customizing umsetzen, kundenspezifische Prozesse können in der Regel vollständig abgebildet werden und das komplette System ist über umfangreiche Standardschnittstellen in die bestehende IT-Infrastruktur integrierbar.

Neu in der Version 6.2 sind z.B. kontextbezogene Ansichten (Smart-Views) und der Objektinspektor, der es ermöglicht, benutzerdefinierte Objekttypen und Attribute anzulegen und so das Datenmodell auf einfache Weise zu erweitern. Darüber hinaus hat der Hersteller die Personalisierbarkeit des Dashboards mit Filtermöglichkeiten, eigenen Aufgabenlisten und Terminen deutlich ausgebaut, sodass jeder User – vom Projektleiter über den Ressourcenverantwortlichen bis hin zum Portfoliomanager – seine Aufgaben sofort im Blick hat. Ebenfalls neu in Version 6.2. ist die Möglichkeit, Dienstleistungen sowohl auf Festpreisbasis als auch auf Basis time-and-material, sprich auf geleisteten Stunden, abzurechnen.

Vollständiger Projekt-Lebenszyklus

Collinor erfüllt alle Erwartungen, die man an eine PM-Enterprise-Software stellt. Der Funktionsumfang ist modular gegliedert und reicht vom Ideen- und Risikomanagement über Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Budgetplanung bis hin zur kompletten Portfoliosteuerung. Dabei verfolgt Collinor einen prozessorientierten Ansatz, der sich am vollständigen Lebenszyklus eines Projekts orientiert. Der Prozessablauf sieht dabei typischerweise wie folgt aus:

  • Projektanfragen und ‑ideen werden erfasst, beschrieben, klassifiziert und Kunden bzw. Unternehmenszielen zugeordnet. Zusammen bilden diese Ideen die Projekt-Pipeline. Die Ausprägung bzw. Konfiguration der Funktionalitäten für das Anfrage- und Ideenmanagement hängt davon ab, ob Projekte auf externen Kundenaufträgen oder auf internen Anfragen basieren. Beide Projektarten sind mit der Software abbildbar.
  • Anschließend werden die Anfragen und Ideen priorisiert, um daraus das Portfolio zusammenzustellen. Eine ausgewählte Idee oder Anfrage wird dabei zunächst in eine Projekt-Skizze überführt. Fällt während der Planung Aufwand an, z.B. Vertriebsaufwendungen für ein potenzielles Aufragsprojekt , können diese bereits auf die Projektskizze gebucht werden. "Projektskizze" ist in diesem Zusammenhang eine Begrifflichkeit, die Collinor für eine bebuchbare Projektidee bzw. eine Art Vorprojekt geprägt hat.
  • Ist eine Skizze genehmigt, beginnt die Projekt-Planung. Diese umfasst eine Termin-, Ressourcen- und Sachmittel-Planung sowie eine Projekt-Dokumentation, Risiko- und Nutzwert-Analyse, Bewertung oder eine Budget- und Kostenkalkulation. Collinor unterstützt dabei eine grobe Ressourcenplanung (z.B. über Abteilungen) auf Phasen oder Arbeitspakete, die sich später weiter detaillieren lässt.
  • Aus einer ersten Planung und den daraus gewonnenen und aufbereiteten Informationen entsteht der Projektantrag.
  • Die Projekt-Durchführung beginnt, sobald der Projektantrag genehmigt ist. Bei der Durchführung werden u.a. Ist-Aufwendungen erfasst und z.B. Termine, Kosten und Risiken geplant und gesteuert. Das Risikomanagement unterscheidet zwischen Gesamtrisiken im Portfolio und arbeitspaketbezogenen Risiken und erfasst Kosten, Terminverzüge sowie Wahrscheinlichkeiten, die es auf das Projekt hochrechnet.
  • Ein aussagekräftiges Berichtswesen versorgt die Stakeholder mit den für sie relevanten Informationen. Um Berichte zu generieren, lassen sich entweder die integrierten Management-Dashboards verwenden (Bild 1), externen BI-Systeme einsetzen, die auf die Datenbank zugreifen oder vorhandene Berichtsformate per Makro-Schnittstelle befüllen, die bereits als Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente angelegt sind.
  • Ein Abschlussbericht und ein anschließender konfigurierbarer Workflow, bei dem Stakeholder, wie z.B. der Auftraggeber, den Projektabschluss formal genehmigen, schließen das Projekt ab.
  • Darüber hinaus ermöglicht Collinor es, die komplette Aufwandserfassung – sowohl auf Projekt- als auch auf der Linienebene – abzuwickeln.
aussagekräftiges Berichtswesen

Bild 1: Ein aussagekräftiges Berichtswesen liefert alle relevanten Projektinformationen (hier: Kostendarstellung im Dashboard).
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Multiprojekttechnik

Große Projekte lassen sich in Collinor einfach in ein Hauptprojekt und beliebig viele Teilprojekte gliedern und grafisch darstellen. Neben dem Kostenthema liegt dabei der Fokus auf der effektiven terminlichen Verzahnung der einzelnen Teilprojekte untereinander sowie mit dem Hauptprojekt. So definiert z.B. das Hauptprojekt wichtige Termine wie z.B. globale Meilensteine, zu denen eine Leistung/Lieferung der Teilprojekte erfolgen muss. Collinor überwacht diese Beziehungen und alarmiert automatisch bei Abweichungen. Gleiches gilt für klassische zeitliche Beziehungen z.B. von Arbeitspakten zwischen den Teilprojekte selbst.

Kosten und Ressourcen

Wie eingangs erwähnt, wurde Collinor in der Version 6.2 um die Abrechnungsfunktionalität für Dienstleistungen sowohl auf Festpreis-Basis als auch auf Basis time-and-material, d.h. auf geleisteten Stunden, erweitert. Das Tool unterscheidet dabei nicht nur zwischen verrechenbaren und nicht-verrechenbaren Leistungen, sondern es kann auch innerhalb eines Projekts definieren, welche Projektabschnitte nach Aufwand und welche auf Festpreis-Basis abgerechnet werden. Die Software unterstützt die Rechnungslegung von der Planrechnung bis zur tatsächlichen Rechnung, eine Anbindung an die Fibu einschließlich eines Workflows ist ebenfalls möglich. Beim Aufwand unterscheidet das System zwischen diversen Kostenarten sowie Perioden. Eine Auswertung der erwarteten und realisierten Verrechnung inkl. Deckungsbeitragsrechnung im Projekt bzw. Portfolio ist jederzeit möglich.

Die Ressourcenplanung nimmt der Anwender – ebenfalls mit Workflow-Unterstützung – im Ressourcenportal vor. Er kann dabei zwischen einer direkten Einplanung von Ressourcen oder der Planung über Grobressourcen (z.B. Gruppen oder Abteilungen) oder von Skills differenzieren. Einplanungen nimmt der Ressourcenverantwortliche (z.B. der Gruppenleiter) in Abhängigkeit von den Verfügbarkeiten vor. D.h. er beantwortet die Ressourcenreservierungen aus Anfragen durch die Zuweisung konkreter Mitarbeiter. Grafische und tabellarische Auswertungen unterstützen ihn dabei. Durch die weitreichende Anbindung an SAP (s.u.) stehen im Kostenmanagement zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, wie z.B. das Auslösen von Bestellungen aus Collinor in SAP.

Istkosten können ebenso von SAP nach Collinor übertragen werden und stehen dort für Auswertungen zur Verfügung.

Projektvorlagen

In Collinor gibt es einige Funktionen, die dem Anwender die Arbeit erleichtern; dazu gehören die Projektvorlagen sowie die neu hinzugekommenen Smart-Views.

Bei der Neuanlage eines Projekts kann der Anwender, wie auch bei vielen anderen PM-Systemen, mittels Templates einen vorgegebenen PSP in sein Projekt übernehmen, ohne langwierig Standardvorgänge anlegen zu müssen. Ein Assistent unterstützt den Anwender dabei, indem er ihn Schritt für Schritt durch den Prozess führt und es ihm durch einen Frage-Antwort-Dialog besonders einfach macht, Parameter anzupassen bzw. noch fehlende Parameter nachzutragen. Hinzu kommt, dass der Dialog für jedes vorliegende Template individuell bzgl. Aufbau und Inhalt konfiguriert werden kann. Somit kann der Projektleiter mit nur wenigen Klicks auch umfangreiche Projektpläne inkl. Ressourcen‑ und Sachmittelplanung auf Basis von vordefinierten Templates einfach und schnell erstellen. Gleichzeitig stellen die Templates sicher, dass die vom PMO definierten Standards bzw. die im Projekt zwingend vorgeschriebenen Abläufen eingehalten werden.

neues Projekt anlegen

Bild 2: Ein neues Projekt anzulegen, gelingt mit Hilfe der Projektvorlagen und eines Assistenten schnell und einfach.
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Smart-Views

Die in Version 6.2 neu hinzugekommenen Smart-Views sind kontextbezogene Ansichten, deren Inhalt und Layout sich individuell für spezifische Anwendungsfälle konfigurieren lässt. Der Anwender kann die einzelnen Komponenten des Fenstersystems per Drag and Drop seinen individuellen Wünschen gemäß anpassen. Auf diese Weise kann sich z.B. ein Gelegenheitsanwender eine benutzerfreundliche Version der Bedienungs-Oberfläche einrichten, indem er nur die für ihn wesentlichen Inhalte anzeigen lässt. Der Wechsel zur Vollansicht ist jederzeit möglich.

Umfassende Konfigurations-Möglichkeiten

Um den Kundenwünschen möglichst gut zu entsprechen, ermöglicht es Collinor dem Anwender bzw. dem Administrator, an vielen Stellschrauben des Systems zu drehen. So lässt sich z.B. der Aufbau und Inhalt von Menüs oder Dashboards, Templates, Eskalationsmethoden oder Workflows individuell gestalten. Das gleiche gilt für die kontextbezogenen Hilfeseiten, die über die "Fragezeichen-Schaltflächen" geöffnet werden. Ebenso ist es möglich, Templates individuell zu konfigurieren, Workflows nach eigenen Vorstellungen zu gestalten, die Schwellwerte der Ampelstellungen beim Kostencontrolling passend einzustellen sowie die Reporting-Anforderungen oder das Berechtigungskonzept bedarfsgerecht einzurichten.

Wenn in Implementierungsprojekten weitergehende, individualisierte Systemanpassungen für Kunden vorgenommen werden, die auch für andere Kunden von Relevanz sein können, so werden diese Lösungsansätze immer wieder im Standard übernommen.

Von den vielen Anpassungsmöglichkeiten, die Collinor bietet, sollen die wichtigsten an dieser Stelle etwas genauer betrachtet werden.

Such-Filtereinstellungen

Bild 3: Die Such-Filtereinstellungen des Dashboards können durch den User selbst konfiguriert werden (hier: Übersicht der anstehenden Aktivitäten).
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Objektinspektor

Mit Hilfe des in Collinor 6.2 neu hinzu gekommenen Objektinspektors lässt sich das bestehende Datenmodell um benutzerdefinierte Objekttypen samt Attributen erweitern. Anwender können damit eigene Datenstrukturen aufbauen, die ihren tatsächlichen Business Case abbilden.

Der Objektinspektor lässt sich am Besten an einem exemplarischen Anwendungsfall erläutern:
Soll z.B. innerhalb eines Stage-Gate-Prozesses ein Projektantrag von mehreren Abteilungen genehmigt werden, kann man mit Hilfe des Objekt-Inspektors einen Antrag mit entsprechender Struktur gestalten, der die abzunehmenden Punkte als Attribute enthält. Diese eignen sich hervorragend dazu, um z.B. Checklisten zu modellieren, anhand derer ein Istzustand nachverfolgt und auch in Berichten dargestellt werden kann.

Objektinspektor

Bild 4: Objektinspektor.
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Workflows

Collinor bietet mehrere Standard-Workflows, z.B. für die Projektanlage oder die Ressourcengenehmigung. Weiterhin können Projektanträge, Change Requests oder auch der Projektabschluss über Workflows gesteuert werden. Darüber hinaus können Anwender auch ihre eigenen Businessprozesse als Workflow abbilden. Für die Genehmigung stehen zwei Varianten zur Verfügung. Entweder erfolgt diese innerhalb von Collinor über das Management Cockpit oder alternativ per Mail: Der Anwender erhält automatisiert eine Mail mit zwei Buttons, über die er wahlweise genehmigen oder die Genehmigung ablehnen kann.

Der Einsatz einer eigenen Skriptsprache ermöglicht es, eine Vielzahl möglicher Anwendungsfälle abzudecken. Sollten die Anpassungsmöglichkeiten dennoch einmal an Grenzen stoßen, bleibt immer noch die Möglichkeit einer individuellen Kundenanpassung durch eine Zusatzentwicklung, die von Inhouse-Entwicklern bei Collinor in der Regel kurzfristig umgesetzt werden.

Modularer Aufbau

Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement Systemen setzt Collinor nicht auf Browser-Technologien, sondern wählt einen anderen Weg, um über das Internet mit dem Anwendungs-Server zu kommunizieren. Dazu stellt Collinor drei verschiedene Desktop-Apps für PCs (Microsoft Windows) zur Verfügung.

Der Collinor Client (eben eigentlich als eine App anzusehen) ist das Hauptmodul für alle Projekt-Planer und Ressourcen-Verantwortlichen und stellt u.a. ein Management-Cockpit und ein Dashboard zur Verfügung. Für Administratoren gibt es eine eigene Admin App. Um geleistete Arbeit rückmelden zu können, wird eine separate TimeSheet App verwendet. Alternativ dazu lässt sich die Zeitrückmeldung auch über eine mobile App durchführen, die für iOS und Android Geräte angeboten wird.

Die Desktop-Apps benötigen lediglich eine ausführbare EXE- sowie eine INI-Datei, so dass keine "klassische Installation" mit z.B. Adminrechten auf dem Rechner des Anwenders stattfindet. Auch sonst werden keine besonderen Anforderungen an die Rechner gestellt. Die Apps kommunizieren per Internetprotokoll mit zusätzlicher Verschlüsselung mit dem Anwendungsserver. Neue Softwareversionen erkennt die App automatisch und aktualisiert sich selbständig.

Schnittstellen zu SAP und zu Dokumentenmanagement-Systemen

Eine besondere Stärke von Collinor sind die Standardschnittstellen zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wie Microsoft SharePoint oder D.3 von d.velop sowie zu SAP.

Dokumentenmanagement-Systeme

Sowohl Microsoft SharePoint als auch D.3 von d.velop verfügen über offene Schnittstellen auf Basis von .NET bzw. Java API, über die sie sich einbinden lassen. Erfasst der Anwender in Collinor z.B. ein Dokument, übergibt das Programm dieses mitsamt Meta-Daten (z.B. Projekt, Vorgang, Dokumententyp, Autor, Kunde, etc.) an das DMS und informiert den Anwender anschließend über das erfolgreiche "Einchecken". Benötigt das DMS für das Einchecken weitere Meta-Daten, kann der Anwender diese über einen Dialog aus Collinor heraus ergänzen. Dokumente, die bereits im DMS hinterlegt sind, lassen sich in Collinor per Link verknüpfen.

Unabhängig von der Wahl des eingesetzten DMS sind die Einsatzmöglichkeiten in Bezug zu Dokumenten. Diese können u.a. innerhalb eines Stage-Gate-Prozesses als Liefergegenstand eingebunden werden und als Abnahmekriterium dienen. Die nächste Phase kann damit nur freigegeben werden, wenn das entsprechende Dokument – z.B. ein Projektantrag – vorhanden, geprüft, bei Bedarf bearbeitet und abgenommen ist.

Alternativ stellt Collinor auch ein eigenes DMS ("DMS-Light") zur Verfügung, das die wesentlichen Funktionalitäten wie Check-In, Check-Out, Versionierung etc. beherrscht. Damit lassen sich alle projektspezifischen Dokumente erstellen, verwalten und effektiv in den Projektablauf einbinden.

SAP-Schnittstellen

Aus zahlreichen Implementierungsprojekten verfügt Collinor über eine reichhaltige Erfahrung in der bidirektionalen Anbindung an SAP. Mittlerweile haben sich ganz unterschiedliche Anwendungsfälle herauskristallisiert, welche nach und nach standardisiert wurden.

Beispiele sind Lösungen für die interne Leistungsverrechnung oder die automatisierte Bestellanforderung (BANF) über ein Arbeitspaket in Collinor. Per Schnittstelle ist die Steuerung der Bestellung inkl. einer Obligo Betrachtung möglich. Ein weiterer typischer Anwendungsfall ist der Import von Personalstammdaten oder auch Produktivzeiten aus dem SAP HR-Modul (Personalwesen). Im FI/COPS-Modul (Controlling) können PSP-Elemente von beiden Seiten aus synchronisiert werden.

Aus Sicht des Controllings hat ein zusätzlicher Einsatz von Collinor neben SAP den wesentlichen Vorteil, dass in SAP meist nur der Projektkopf an einem SAP PS Element oder einem CO Innenauftrag hinterlegt ist und in Collinor auf Phasen- oder Arbeitspaketebene heruntergebrochen, geplant und gesteuert werden kann. Dies erweitert die Möglichkeiten und verbessert die Transparenz. Durch bidirektionale Schnittstellen ist der Datenaustausch möglich.

Lizenzmodell

Bei der Einführung von Collinor sollte man mit einer Investition von 30.000 Euro oder mehr rechnen. Dieser Betrag setzt sich aus den Implementierungskosten durch Beratung und Konfiguration, den Grundkosten für den Application Server sowie den Anwenderlizenzen zusammen. Die Planungs-App wird mit sogenannten "named User" Lizenzen abgerechnet, während es für das Timesheet Modul die Anzahl der "concurrent Users" je Monat relevant ist

Die jährliche Wartungsgebühr, die neben der Updateberechtigung einen Support sowie Pflege & Wartung beinhaltet, wird mit ca. 16% auf das Lizenzvolumen veranschlagt.

Fazit

Aufgrund seiner Flexibilität und sehr guten Anpassbarkeit sowie der Möglichkeit zur Integration in ERP-Systeme wie SAP ist das Enterprise-Project-Management-System Collinor 6.2 Dreh- und Angelpunkt für zahlreiche Anwendungsfälle im gesamten Projektportfoliomanagement. Collinor ist ein über den gesamten Projektzyklus rollenbasiertes System für den Projektleiter, Ressourcenverantwortlichen, Projektmitarbeiter, das Controlling oder für andere Stakeholder. Dies betrifft nicht nur die strategische Auslegung sondern auch alle operativen Fragestellungen bis zur Zeiterfassung oder Abrechnung. Gegenüber anderen Systemen mit einem vergleichbaren Scope ist der "Einstiegspreis" deutlich günstiger, d.h. mit Collinor kann man bereits sinnvoll ab zehn planenden Benutzern einsteigen und jederzeit eine Skalierung bzgl. Anwender und der Funktionsbausteine durchführen.

Trotz weitreichender Anpassungsmöglichkeiten kann das System nahe am Standard "out-of-the-box" mit überschaubarem Einführungsaufwand und im Vergleich zu anderen Systemen deutlich geringeren Kosten implementiert werden. Die aktuelle Version 6.2. ist funktional u.a. in der Unterstützung von Dienstleistungsprozessen erweitert worden und setzt z.B. mit den Smart Views sowie dem Objektinspektor deutliche Akzente in der Benutzerfreundlichkeit und der Akzeptanz der Anwender. Beibehalten hat Collinor die bisherigen Stärken, unter denen die Projektvorlagen-Funktion, die frei definierbaren Eskalationsmethoden, die hohe Integrierbarkeit und nicht zuletzt das Full-Service-Konzept besonders hervorzuheben sind.

Kontakt

Collinor Software GmbH, Weinheimer Str. 6, 69488 Birkenau, Deutschland, Tel.: +49 6201 2563733, E-Mail: info@collinor.de, Web: http://www.collinor.de

 
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