Dass Projekte im Auftrag anderer Unternehmen oder Gemeinschaftsprojekte eine rechtlich verbindliche Basis benötigen, erscheint offensichtlich. Aber auch unternehmensinterne Projekte sollten eine schriftliche Grundlage haben. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Projektanforderungen und -leistungen später unterschiedlich interpretiert, strenge Zeitlimits aufgeweicht werden oder der Kostenrahmen in Vergessenheit gerät.

Mittelstand: Präsentation ersetzt den Projektantrag

Während Großunternehmen in der Regel mit standardisierten Projektanträgen arbeiten, um über die Durchführung von Projekten zu entscheiden, verzichten viele mittelständische Unternehmen auf förmliche Projektanträge. Stattdessen wird das Vorhaben der Geschäftsführung in Kurzform und mündlich vorgestellt - häufig in Form einer PowerPoint-Präsentation. So muss die Firmenleitung keine langen schriftlichen Anträge lesen und kann bei Unklarheiten direkt nachfragen. Das Protokoll der Präsentation ersetzt sowohl den Projektantrag als auch die Projektvereinbarung.

Beispiel: In einem namhaften Unternehmen der Optikbranche beispielsweise wollte der neue Vorstand angesichts zahlreicher Projekte zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung keine Zeit mit umfangreichen schriftlichen Projektanträgen verlieren. Er ließ sich deshalb Projektvorhaben in den Sitzungen der erweiterten Geschäftsleitung per Beamer präsentieren. Anwesend waren die Vorstandsmitglieder, Unternehmensbereichsleiter und zentralen Bereichsdirektoren, sie konnten Fragen stellen oder zur Sache diskutieren. Über das Projekt wurde meistens sofort entschieden. Das Sitzungsprotokoll des Vorstandsassistenten enthielt die getroffenen Entscheidungen, den Namen des Projektleiters sowie vereinbarte Änderungen und Auflagen für das Projekt.

Die Präsentation wird meist vom zuständigen Abteilungsleiter oder vom Projektleiter in spe gehalten und legt die elementaren Projektparameter wie Ziel, Anforderungen, Leistungen, Kapazitäten, Zeit und Kosten dar. Modifizierungswünsche sowie sachbezogene oder personelle Entscheidungen der Geschäftsleitung notiert der Referent oder besser ein Dritter sofort. Das Kurzprotokoll der Präsentation wird der Geschäftsleitung vorgelegt und durch deren Freigabe zur Projektvereinbarung.

Bei dieser Vorgehensweise ist es wichtig, die Präsentation so zu gestalten, dass sie als Grundlage für eine verbindliche Projektvereinbarung dienen kann. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Projektinformation auf zehn Folien kurz und vollständig darstellen können. 

Zehn Folien: Die wichtigsten Projektinformationen

Falls auch Sie Ihrer Firmenleitung ein Projekt in Form einer Präsentation vorstellen sollen, können Sie sich an der praxiserprobten Zehn-Folien-Regel orientieren. Auf zehn Folien werden dabei die wichtigsten Projektinformationen kurz und knapp dargelegt (Tabelle 1).

Es kommt nicht darauf an, die Anzahl von zehn Folien genau einzuhalten, entscheidend ist nur, dass durch die Präsentation und das Kurzprotokoll eine schriftliche Grundlage und damit eine verbindliche Ausgangsbasis für das Projekt geschaffen wird. Bedenken Sie aber, dass die Zeit der Geschäftsleitung knapp bemessen ist. Vermeiden Sie deshalb ausufernde Folienschlachten und halten Sie die Projektpräsentation kurz. Zusätzliche Folien mit Detailinformationen können Sie als "Backup" bereithalten, um bei Nachfragen die Inhalte ausführlicher darzustellen.