Die Zehn-Folien-Regel für die Präsentation eines Projekts

Viele mittelständische Unternehmen verzichten auf schriftliche Projektanträge, stattdessen stellt der Projektleiter in spe seiner Geschäftsleitung das Vorhaben in einer Microsoft PowerPoint-Präsentationen vor. Dabei ist es wichtig, die Präsentation so zu gestalten, dass sie als Grundlage für eine verbindliche Projektvereinbarung dienen kann. Dr. Uwe Braehmer erklärt in seinem Tipp, wie Sie die wichtigsten Projektinformationen auf zehn Folien kurz und vollständig darstellen können.

 

Die Zehn-Folien-Regel für die Präsentation eines Projekts

Viele mittelständische Unternehmen verzichten auf schriftliche Projektanträge, stattdessen stellt der Projektleiter in spe seiner Geschäftsleitung das Vorhaben in einer Microsoft PowerPoint-Präsentationen vor. Dabei ist es wichtig, die Präsentation so zu gestalten, dass sie als Grundlage für eine verbindliche Projektvereinbarung dienen kann. Dr. Uwe Braehmer erklärt in seinem Tipp, wie Sie die wichtigsten Projektinformationen auf zehn Folien kurz und vollständig darstellen können.

 

Dass Projekte im Auftrag anderer Unternehmen oder Gemeinschaftsprojekte eine rechtlich verbindliche Basis benötigen, erscheint offensichtlich. Aber auch unternehmensinterne Projekte sollten eine schriftliche Grundlage haben. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Projektanforderungen und -leistungen später unterschiedlich interpretiert, strenge Zeitlimits aufgeweicht werden oder der Kostenrahmen in Vergessenheit gerät.

Mittelstand: Präsentation ersetzt den Projektantrag

Während Großunternehmen in der Regel mit standardisierten Projektanträgen arbeiten, um über die Durchführung von Projekten zu entscheiden, verzichten viele mittelständische Unternehmen auf förmliche Projektanträge. Stattdessen wird das Vorhaben der Geschäftsführung in Kurzform und mündlich vorgestellt - häufig in Form einer PowerPoint-Präsentation. So muss die Firmenleitung keine langen schriftlichen Anträge lesen und kann bei Unklarheiten direkt nachfragen. Das Protokoll der Präsentation ersetzt sowohl den Projektantrag als auch die Projektvereinbarung.

Beispiel: In einem namhaften Unternehmen der Optikbranche beispielsweise wollte der neue Vorstand angesichts zahlreicher Projekte zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung keine Zeit mit umfangreichen schriftlichen Projektanträgen verlieren. Er ließ sich deshalb Projektvorhaben in den Sitzungen der erweiterten Geschäftsleitung per Beamer präsentieren. Anwesend waren die Vorstandsmitglieder, Unternehmensbereichsleiter und zentralen Bereichsdirektoren, sie konnten Fragen stellen oder zur Sache diskutieren. Über das Projekt wurde meistens sofort entschieden. Das Sitzungsprotokoll des Vorstandsassistenten enthielt die getroffenen Entscheidungen, den Namen des Projektleiters sowie vereinbarte Änderungen und Auflagen für das Projekt.

Die Präsentation wird meist vom zuständigen Abteilungsleiter oder vom Projektleiter in spe gehalten und legt die elementaren Projektparameter wie Ziel, Anforderungen, Leistungen, Kapazitäten, Zeit und Kosten dar. Modifizierungswünsche sowie sachbezogene oder personelle Entscheidungen der Geschäftsleitung notiert der Referent oder besser ein Dritter sofort. Das Kurzprotokoll der Präsentation wird der Geschäftsleitung vorgelegt und durch deren Freigabe zur Projektvereinbarung.

Bei dieser Vorgehensweise ist es wichtig, die Präsentation so zu gestalten, dass sie als Grundlage für eine verbindliche Projektvereinbarung dienen kann. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Projektinformation auf zehn Folien kurz und vollständig darstellen können. 

Zehn Folien: Die wichtigsten Projektinformationen

Falls auch Sie Ihrer Firmenleitung ein Projekt in Form einer Präsentation vorstellen sollen, können Sie sich an der praxiserprobten Zehn-Folien-Regel orientieren. Auf zehn Folien werden dabei die wichtigsten Projektinformationen kurz und knapp dargelegt (Tabelle 1).

Tabelle 1: Auf zehn Folien werden die wichtigsten Projektinformationen kurz und bündig dargestellt.
Folie 1
  • Projektname oder Arbeitstitel
  • voraussichtliche Dauer und Zeitraum der Projektdurchführung
  • Name des Antragstellers bzw. des Referenten
  • Abteilung, Kürzel, Ort, Datum
Folie 2
  • Projektziel
  • Zielgruppen des Projekts
  • wirtschaftlicher, organisatorischer, technischer Nutzen für das Unternehmen (z.B. Umsatzsteigerung, Erhöhung des Marktanteils, Kostenersparnis oder Know-how-Vorsprung)
Folie 3
  • Ausgangssituation
  • aktuelle Probleme
  • Marktveränderungen (z.B. neue Gesetzesvorschriften, neue Wettbewerber, technologische Neuerungen)
Folie 4
  • Projektgegenstand (z.B. die wichtigsten Anforderungen)
  • Lösungsansatz durch das Projekt (z.B. grundsätzliche Vorgehensweise oder evtl. bewusste Abweichungen von Standards)
Folie 5
  • voraussichtlich anfallende Tätigkeiten
  • benötigtes Personal (z.B. eigene Teamkapazitäten, einzubeziehende Fachabteilungen, evtl. externe Projektmitarbeiter, Spezialisten oder Berater)
Folie 6
  • Budgetbedarf, Personalkosten oder Mannstunden
  • benötigte Sachmittel (z.B. Kosten für Büromaterial oder Produktionsmaterial, evtl. Investitionsmittel für EDV, Laboreinrichtungen, Messanlagen und Fertigungsmaschinen, evtl. Vorschlag zur Nachnutzung von teuren Einrichtungen)
Folie 7
  • grober Zeitablauf
  • geplanter Projektstart
  • Hauptphasen und Meilensteine
  • geplante Termine für Fertigstellung des Projektgegenstands, Abnahme und Übergabe der Projektergebnisse
Folie 8
  • Projektrisiken
  • evtl. alternatives Szenario für Gegenstand, Termine und Kosten, falls der wahrscheinlichste Risikofall eintritt
Folie 9
  • umsetzbare Vorschläge für Projektleitung und evtl. Teamorganisation (z.B. Namen der vorgeschlagenen Mitarbeiter und deren Abteilungen, evtl. Namen externer Spezialisten)
Folie 10
  • Dank für Interesse der Zuhörer
  • Zusage von persönlichem Engagement und tatkräftiger Realisierung
  • Bitte um verbindliche Projektentscheidung

Es kommt nicht darauf an, die Anzahl von zehn Folien genau einzuhalten, entscheidend ist nur, dass durch die Präsentation und das Kurzprotokoll eine schriftliche Grundlage und damit eine verbindliche Ausgangsbasis für das Projekt geschaffen wird. Bedenken Sie aber, dass die Zeit der Geschäftsleitung knapp bemessen ist. Vermeiden Sie deshalb ausufernde Folienschlachten und halten Sie die Projektpräsentation kurz. Zusätzliche Folien mit Detailinformationen können Sie als "Backup" bereithalten, um bei Nachfragen die Inhalte ausführlicher darzustellen.

Fazit

Die Zehn-Folien-Regel ist eine einfache Methode, um auf der Grundlage einer Präsentationen eine verbindliche Projektvereinbarung zu erstellen. Richtig angewendet, wird dadurch eine schnelle Entscheidung über die Durchführung eines…

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