Excel: Starke Konkurrenz für Pivot – Wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick

Teil 3:
Ein Cockpit mit Datenbank-Funktionen aufbauen
In den ersten beiden Teilen dieser Artikelreihe haben Sie erfahren, wie Sie Projektdaten auch ohne Pivot-Tabellen analysieren und die Ergebnisse kompakt und übersichtlich darstellen können. Dieser dritte und letzte Teil zeigt, wie Sie dazu alternativ die schnellen und leistungsfähigen Datenbank-Funktionen von Excel verwenden und wie Sie Details zu Abfrageergebnissen per Spezialfilter einblenden (Drilldown). Die fertige Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Excel: Starke Konkurrenz für Pivot – Wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick

Teil 3:
Ein Cockpit mit Datenbank-Funktionen aufbauen
In den ersten beiden Teilen dieser Artikelreihe haben Sie erfahren, wie Sie Projektdaten auch ohne Pivot-Tabellen analysieren und die Ergebnisse kompakt und übersichtlich darstellen können. Dieser dritte und letzte Teil zeigt, wie Sie dazu alternativ die schnellen und leistungsfähigen Datenbank-Funktionen von Excel verwenden und wie Sie Details zu Abfrageergebnissen per Spezialfilter einblenden (Drilldown). Die fertige Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Neben Pivot-Tabellen besitzt Excel auch andere leistungsfähige Funktionen, um Projektdaten zu analysieren und die Ergebnisse kompakt und übersichtlich darzustellen. Die ersten beiden Teile dieser Beitragsserie zeigen, wie Sie mit Hilfe der Tabellenfunktionen SUMMEWENN(S), MITTELWERTWENNS sowie SUMMENPRODUKT flexible Abfragen mit einem oder mehreren Kriterien realisieren können.

Doch es gibt noch eine weitere Alternative zu Pivot-Tabellen: Die Datenbank-Funktionen, die es ermöglichen, mit sehr kurzen Formeln zum Ergebnis zu gelangen. Erfahren Sie in diesem dritten Teil, wie Sie mit den Funktionen DBSUMME, DBANZAHL, DBANZAHL2 und DBMITTELWERT ebenso informative Auswertungen gestalten wie mit den bereits vorgestellten Funktionen SUMMEWENNS & Co. Lernen Sie außerdem, wie Sie flexible Kriterienbereiche aufbauen.

Was bei Pivot-Tabellen der Drilldown ist (per Doppelklick erhalten Sie sofortigen Zugriff auf die Details zu einem Ergebnis), das erledigen Sie hier dank der zuvor definierten Kriterienbereiche ganz einfach mit dem Spezialfilter. So werden Ihre Auswertungen noch informativer und Sie können einzelne Ergebnisse bei Bedarf auch im Detail sofort belegen.

Bild 1: Das Auswertungscockpit – diesmal erstellt mit den Funktionen DBSUMME, DBANZAHL, DBANZAHL2 und DBMITTELWERT.

Bild 2: Auszug aus der Datentabelle des Beispiels.
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Datenbank-Funktionen – leistungsfähig, aber wenig bekannt

Datenbank-Funktionen erlauben es, einen Datenbestand nach Kriterien auszuwerten. Gegenüber Funktionen wie SUMMEWENNS oder SUMMENPRODUKT, die Sie in den ersten beiden Teilen des Beitrags kennengelernt haben, bieten sie folgende Vorteile:

  • Sie sind schnell, da es sich dabei nicht um Arrayformeln handelt.
  • Sie lassen sich auf ganze Spalten anwenden.
  • Die Handhabung ist einfacher als bei den Funktionen SUMMEWENNS oder SUMMENPRODUKT.

Einziger Nachteil ist, dass stets ein gesonderter Kriterienbereich auf dem Tabellenblatt definiert werden muss. Die Kriterien direkt in eine Datenbank-Formel einzubauen, ist nicht möglich.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit mit Excel noch nie auf die mit "DB" beginnenden Funktionen gestoßen sind, ist das nicht verwunderlich. Denn diese sind gut versteckt und werden – wie in Bild 3 zu sehen – nicht über die verschiedenen Kategorien der Funktionsbibliothek angeboten.

Bild 3: Auf der Registerkarte Formeln werden Sie in der Gruppe Funktionsbibliothek vergeblich nach den DB-Funktionen suchen.

Erst wenn Sie den Funktionsassistenten über das Symbol ganz links in der Gruppe Funktionsbibliothek starten und dort die Kategorie "Datenbank" wählen, erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Funktionen (Bild 4). Tabelle 1 zeigt eine Übersicht der acht am häufigsten verwendeten DB-Funktionen.

Bild 4: Über den Funktions-Assistenten erhalten Sie eine Übersicht über die verfügbaren DB-Funktionen

Tabelle 1: Übersicht über einige wichtige DB-Funktionen und deren Wirkungsweise.
Funktion Aufgabe
DBANZAHL Gibt die Anzahl der Zellen in einer ausgewählten
Datenbankspalte zurück, die Zahlen enthalten
DBANZAHL2 Gibt die Anzahl der Zellen in einer ausgewählten
Datenbankspalte zurück, die nicht leer sind
DBAUSZUG Zeigt den Datensatz aus einer Datenbank an,
der einem angegebenen Kriterium entspricht
DBMAX Gibt den größten Wert in einer ausgewählten
Datenbankspalte zurück
DBMIN Gibt den kleinsten Wert in einer ausgewählten
Datenbankspalte zurück
DBMITTELWERT Gibt den Durchschnitt der Werte in einer
ausgewählten Datenbankspalte zurück
DBPRODUKT Multipliziert die Werte in einer Datenbankspalte, die
mit einem angegebenen Kriterium übereinstimmen
DBSUMME Addiert die Werte in einer Datenbankspalte, die
mit einem angegebenen Kriterium übereinstimmen

Wie sind DB-Funktionen aufgebaut?

Die Syntax der Datenbank-Funktionen ist stets gleich und besteht aus den folgenden drei Argumenten:

  • Datenbank
    Hiermit wird der Zellbereich der Liste bzw. der Datenbank definiert. Im Beispiel ist das die Tabelle mit den Projekten (Bild 2), also der Bereich A28:I55. Diesem Bereich wurde der Bereichsname "Projekte" zugewiesen.
  • Feld
    Dieses Argument gibt an, für welche Spalte der Datenbank die jeweilige Funktion ausgeführt werden soll. Das Feld kann als Text eingegeben werden, indem die jeweilige Spaltenüberschrift in Anführungszeichen eingegeben wird. In der vorliegenden Projekttabelle wäre das beispielsweise "Status", "Istkosten", "Quartal" oder "Abteilung". Sie können ein Feld aber auch als Zahl eintippen, welche die Position der Spalte innerhalb der Datenbank angibt. In den meisten Fällen wird es allerdings besser sein, für das Argument "Feld" den Namen in Anführungszeichen zu verwenden. Das macht die Formeln verständlicher und leichter lesbar.
  • Kriterien
    Das dritte Argument definiert den Bereich, in dem – separat von der Datenbank – die Kriterien festgelegt sind. Als Argument muss ein mindestens zweizeiliger Bereich angegeben werden. Dieser enthält in der ersten Zeile die Feldnamen (die identisch zu den Spaltenüberschriften der Datenbank sein müssen), darunter stehen die jeweils zugehörigen Filterkriterien.
    Die Anzahl der Kriterien können Sie dabei flexibel festlegen. Eine UND-Verknüpfung mehrerer Kriterien erzeugen Sie, indem Sie in der ersten Zeile die gewünschten Feldnamen eingeben und in der darunterliegenden Zeile die jeweils zugehörigen Kriterien. Steht z.B. in Zeile 1 "Abteilung" und "Status", und jeweils darunter in Zeile 2 "EDV" und "A", würde die Formel alle Datensätze berücksichtigen für die gilt: Abteilung=EDV UND Status=A.
    Geben Sie die einzelnen Kriterien dagegen in verschiedene Zeilen unterhalb des Feldnamens ein, erzeugen Sie eine ODER-Verknüpfung. Steht z.B. in Zeile 1 "Abteilung" und darunter in Zeile 2 "EDV" sowie in Zeile 3 "FE",…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Ein Auswertungs-Cockpit mit flexiblen Abfragen aufbauen
Viele denken zuerst an Pivot-Tabellen, wenn es um die Auswertung von Projektdaten in Microsoft Excel geht. Doch Excel bietet auch andere Techniken, um eine große Menge an Daten zu analysieren und die Ergebnisse kompakt darzustellen. Hildegard …
Teil 2:
Das Cockpit erweitern mit SUMMEWENNS & Jokern
Diese Beitragsserie stellt eine Alternative zu Pivot-Tabellen vor, um Projektdaten in Microsoft Excel zu analysieren und das Ergebnis kompakt in einem "Cockpit" darzustellen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen im zweiten Teil, wie Sie …

Alle Kommentare

Thomas
Wuttke
Vielen Dank! In der Tat sind mir bis jetzt die DB-Formeln durch die selektive Wahrnehmung gerauscht. Kann ich wunderbar verwenden!
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