Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 3: Wie Sie mit einem Tool in der Praxis arbeiten
Issue Tracking – die systematische Verfolgung von Aufgaben, Problemen und Änderungen - erleichtert dem Projektleiter den Überblick über die einzelnen Arbeitspakete im Projekt. Er kann damit z.B. die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter und den Arbeitsfortschritt erkennen und nachprüfen, wer mit welchen Aufgaben betraut ist. Im dritten und letzten Teil seiner Serie erläutert Gerhard Großberger den praktischen Einsatz von Issue Tracking-Software am Beispiel eines verbreiteten Freeware-Tools. Die Anleitung zur Installation der Freeware stellen wir technisch versierten Leser zusätzlich als Download zur Verfügung.

Issue Tracking - die systematische Verfolgung von Aufgaben, Problemen und Änderungen - erleichtert dem Projektleiter den Überblick über die einzelnen Arbeitspakete im Projekt. Mit Issue Tracking kann er die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter und den Arbeitsfortschritt erkennen und nachprüfen, wer mit welchen Arbeiten betraut ist. Die ersten beiden Teilen der Artikelserie zeigten die Vorteile von systematischem Issue Tracking, beschrieben, auf was es bei der Auswahl eines passenden Systems ankommt und stellten eine Auswahl der am Markt befindlichen kostenlosen sowie kostenpflichtigen Tools vor. Der vorliegende dritte und letzte Teil der Serie gibt eine konkrete Anleitung, wie man ein Issue Tracking Tool in der Praxis nutzbringend einsetzt. Sie erfahren am Beispiel der Freeware "Eventum", welche Grundeinstellungen notwendig sind und wie Sie Issues erstellen, Anforderungen verwalten und Probleme im Projektablauf bearbeitet können. Das im Beispiel erläuterte Prinzip lässt sich auch auf anderen Tools übertragen. Die Anleitung zur Installation der Freeware stellen wir technisch versierten Leser zusätzlich als Download zur Verfügung.

Die Ausgangssituation prüfen

Bis vor wenigen Jahren gab es kaum spezielle Tools für das Issue-Tracking. Die kommerziellen Programme waren oft relativ teuer und viele verschwanden aufgrund ihres schlechten Preis-Leistungsverhältnisses wieder vom Markt. Mittlerweile gibt es jedoch eine umfangreiche Auswahl sowohl kostenpflichtiger als auch kostenloser Issue Tracking-Software.

Die Entscheidung, einen bestimmten Issue Tracker im Unternehmen einzuführen, hat strategische Bedeutung und beeinflusst die Arbeitsprozesse im Unternehmen langfristig. Bevor Sie ein Tool auswählen, sollten Sie deshalb genau definieren, welche Anforderungen es erfüllen muss. Im Folgenden sind die wichtigsten Kriterien für kleinere Unternehmen und Selbständige aufgeführt. Größere Organisationen werden möglicherweise andere bzw. weiter reichende Anforderungen an das Tool stellen.

  • Benutzeroberfläche: Achten Sie auf eine intuitive Benutzerführung. Der Anwender sollte sich auf der Oberfläche zurecht finden und das Tool bedienen können, ohne vorab ein Handbuch lesen zu müssen. Ein gewisses technisches Verständnis des Nutzers dürfen Sie bei Ihrer Einschätzung voraussetzen. Wenn man zur Bedienung aber ein EDV-Spezialist sein muss, werden viele Anwender überfordert sein und das Tool deshalb nicht bzw. nicht richtig nutzen können. Fragen Sie sich deshalb, welche Anwendergruppen mit dem Tool arbeiten sollen und über welches IT-Wissen diese Personen verfügen.
  • Auswertungen: Metriken (grafische Auswertungen) sind ein hilfreiches Werkzeug für die Bewertung von Trends und Auslastungen im Projekt. Das Tool sollte über die wichtigsten Metriken und Statistiken verfügen, wie z.B. die Verteilungs- und die Trendmetrik (siehe siehe "Issue Tracking im Projektmanagement, Teil 2: Die wichtigsten Kriterien für die Tool-Auswahl".
  • Web-Interface: Das Tool muss die Möglichkeiten bieten, die gesamte Benutzerführung inklusive Administration über das Internet bzw. Intranet vorzunehmen. In einem Umfeld, in dem sich Mitarbeiter in einem Unternehmen an einem beliebigen PC im Netzwerk anmelden und sofort arbeiten können, ist ein Web-Interface die zeitgemäße Art zu arbeiten.
  • Freeware: Aus Kostengründen (d.h. Anschaffung und Wartung) entscheiden sich viele Unternehmen nicht für eine kommerzielle Software, sondern für Freeware. Freeware hat jedoch einen großen Nachteil: Man muss sich selbst um Updates und Fehlerbehebungen kümmern. Bevor Sie eine Freeware installieren, überlegen Sie sich deshalb, ob Sie über die entsprechenden IT-Kenntnisse verfügen, um das System selbst zu warten.
  • Anforderungen an den Provider: Jeder Provider für das Hosting der Web-Seiten stellt bestimmte Funktionen zur Verfügung. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen ausgewählte Issue Tracker in diese Umgebung passt. Stellt Ihr Provider z.B. für seine Dienste einen Linux-Server mit einer MySQL-Datenbank zur Verfügung, aber Ihr Issue Tracker setzt den Microsoft IIS voraus, können Sie dieses Tool nicht nutzen und müssen sich nach einer Alternative umsehen.
  • Keine Client-Software: Für Anwendungen mit einem Web-Interface ist es wichtig, dass der Issue Tracker nicht lokal auf jedem einzelnen Rechner installiert werden muss. Eine solche Software müssten Sie an alle Anwender verteilen und verwalten; das bindet Ressourcen und birgt Risiken. Zum Beispiel können Probleme auftauchen, wenn die Client-Software ein von der Firewall gesperrtes Netzwerkprotokoll verwendet oder wenn ein PC kaputt geht und die Software-Lizenz physisch an diesen PC gebunden war. Auch ist es schwierig, ein Update konzernweit über mehrere Standorte zu verteilen.

Issue Tracking-Software in Betrieb nehmen

Die praktische Arbeit mit einem Issue Tracker soll im Folgenden anhand der Freeware "Eventum" (http://dev.mysql.com/downloads/other/eventum/index.html) demonstriert werden. Die Inbetriebnahme und die Handhabung der Funktionen können exemplarisch für andere Issue Tracker stehen. Darüber hinaus ermöglicht Eventum einen raschen und einfachen Einstieg in das Software-gestützte Issue Tracking.

Das Freeware-Tool "Eventum"

Eventum wurde von den Entwicklern der Open-Source-Datenbank MySQL geschrieben und von deren Supportteam verwendet. Es wurde im Juni 2004 für den Download freigegeben (Version 1.1) und wird seither beständig weiterentwickelt. Die hier beschriebene Version 1.6.1 kann als sehr stabil bezeichnet werden.

Kommerzielle Produkte unterscheiden sich von Freeware vor allem in drei Bereichen:

  • kostenpflichtige Produkte unterstützen meist umfangreichere und mehrere Datenbanken,
  • die grafische Präsentation von Issues (Aufgaben, Änderungen und Probleme) und Auswertungen können aufwändiger gestaltet sein,
  • es gibt mehr und ausgefeiltere Konfigurationsmöglichkeiten (z.B. des Workflows und
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