Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 1: Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift. Wenn Sie Issue Tracking jedoch systematisch betreiben wollen, kommen Sie um eine Software-Lösung nicht herum. Gerhard Großberger zeigt im ersten Teil der mehrteiligen Artikelfolge, welche Vorteile systematisches Issue Tracking bringt, welche Anforderungen ein entsprechendes Software-System erfüllen muss und wie Sie sich eine einfache Lösung in Microsoft Excel selbst erstellen können (die Microsoft Excel-Datei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen). Teil 2 bringt eine repräsentative Marktübersicht der verfügbaren Tools.

Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Zum Beispiel wenn Sie Aufgaben in einem Besprechungsprotokoll zusammenfassen und dazu die Namen der verantwortlichen Teammitglieder sowie die geplanten Termine notieren. In den darauffolgenden Besprechungen werden Sie diese Liste immer wieder neu bewerten und Zuständigkeiten und Termine anpassen. Vielleicht haben Sie Ihren Schreibtisch dazu mit Klebezetteln gespickt oder Sie führen eine umfangreiche Aufgabenliste in Outlook.

Und genau das ist Issue Tracking: Der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung - bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Issue Tracking ist somit ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und ein Thema, mit dem jeder Projektmanager in seiner täglichen Arbeit zu tun hat.

Issue Tracking in der oben beschriebenen Form zeichnet sich durch vorwiegend informelle Strukturen aus. Die Listen werden lose geführt, Schlussfolgerungen und Entscheidungen beruhen meist auf der subjektiven Bewertung der Person, die die Liste verwaltet. Sie haben mit einem solchen Verfahren zwar eine quantitative Übersicht über Ihre Issues, nämlich die Anzahl Ihrer Klebezettel. Inhaltliche Aussagen über die Qualität der Issues sind aber nicht vorhanden (z.B. die Ressourcenbelastung, oder wie viele Issues mit welchen Prioritäten noch offen sind, gerade bearbeitet werden oder schon erledigt sind). Nachteilig ist dabei auch die zentralistische Verwaltung, da die ganze Arbeit und Verantwortung auf einer einzelnen Person konzentriert sind.

Issue Tracking mit System

Führt man das Management der Problem- und Aufgabenverfolgung hingegen systematisch durch - wofür eine Software-Unterstützung erforderlich ist - liefert es wichtige und vor allem objektive Benchmarks zur Verbesserung des Projektmanagements. Sie erhalten etwa jederzeit die Entwicklung der  Problemmeldungen in den letzten sechs Monaten, und können kritische Projektkomponenten (also solche mit steigender Anzahl von Problemen) frühzeitig erkennen. Softwaregestütztes Issue Tracking ermöglicht, Aufgaben, Probleme und Anforderungen mit Hilfe eines definierten Workflows zu bearbeiten. Es gibt Auskunft über den Projektstatus (etwa über die Anzahl der noch offenen Probleme), liefert Informationen über die Auslastung der Mitarbeiter sowie über die voraussichtliche Entwicklung möglicher Engpässe im Projekt. Es unterstützt durch sachliche Auswertungen und Statistiken Entscheidungen und sorgt dafür, dass diese nachvollziehbar werden. Issue Tracking möchte ich deshalb definieren als "Informationsmanagement für ressourcenbezogene Arbeitspakete".

Die für das Issue Tracking eingesetzte Software kann eine einfache Lösung in Excel sein, wie sie am Ende dieses Artikels vorgestellt wird oder eine umfangreiche, professionelle Lösung.

Wem nützt eine Software-Lösung?

Dieser Artikel richtet sich vor allem an drei Zielgruppen:

  • Projektmanager, die in
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