Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 1:
Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift. Wenn Sie Issue Tracking jedoch systematisch betreiben wollen, kommen Sie um eine Software-Lösung nicht herum. Gerhard Großberger zeigt im ersten Teil der mehrteiligen Artikelfolge, welche Vorteile systematisches Issue Tracking bringt, welche Anforderungen ein entsprechendes Software-System erfüllen muss und wie Sie sich eine einfache Lösung in Microsoft Excel selbst erstellen können (die Microsoft Excel-Datei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen). Teil 2 bringt eine repräsentative Marktübersicht der verfügbaren Tools.

Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 1:
Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift. Wenn Sie Issue Tracking jedoch systematisch betreiben wollen, kommen Sie um eine Software-Lösung nicht herum. Gerhard Großberger zeigt im ersten Teil der mehrteiligen Artikelfolge, welche Vorteile systematisches Issue Tracking bringt, welche Anforderungen ein entsprechendes Software-System erfüllen muss und wie Sie sich eine einfache Lösung in Microsoft Excel selbst erstellen können (die Microsoft Excel-Datei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen). Teil 2 bringt eine repräsentative Marktübersicht der verfügbaren Tools.

Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Zum Beispiel wenn Sie Aufgaben in einem Besprechungsprotokoll zusammenfassen und dazu die Namen der verantwortlichen Teammitglieder sowie die geplanten Termine notieren. In den darauffolgenden Besprechungen werden Sie diese Liste immer wieder neu bewerten und Zuständigkeiten und Termine anpassen. Vielleicht haben Sie Ihren Schreibtisch dazu mit Klebezetteln gespickt oder Sie führen eine umfangreiche Aufgabenliste in Outlook.

Und genau das ist Issue Tracking: Der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung - bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Issue Tracking ist somit ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und ein Thema, mit dem jeder Projektmanager in seiner täglichen Arbeit zu tun hat.

Issue Tracking in der oben beschriebenen Form zeichnet sich durch vorwiegend informelle Strukturen aus. Die Listen werden lose geführt, Schlussfolgerungen und Entscheidungen beruhen meist auf der subjektiven Bewertung der Person, die die Liste verwaltet. Sie haben mit einem solchen Verfahren zwar eine quantitative Übersicht über Ihre Issues, nämlich die Anzahl Ihrer Klebezettel. Inhaltliche Aussagen über die Qualität der Issues sind aber nicht vorhanden (z.B. die Ressourcenbelastung, oder wie viele Issues mit welchen Prioritäten noch offen sind, gerade bearbeitet werden oder schon erledigt sind). Nachteilig ist dabei auch die zentralistische Verwaltung, da die ganze Arbeit und Verantwortung auf einer einzelnen Person konzentriert sind.

Issue Tracking mit System

Führt man das Management der Problem- und Aufgabenverfolgung hingegen systematisch durch - wofür eine Software-Unterstützung erforderlich ist - liefert es wichtige und vor allem objektive Benchmarks zur Verbesserung des Projektmanagements. Sie erhalten etwa jederzeit die Entwicklung der  Problemmeldungen in den letzten sechs Monaten, und können kritische Projektkomponenten (also solche mit steigender Anzahl von Problemen) frühzeitig erkennen. Softwaregestütztes Issue Tracking ermöglicht, Aufgaben, Probleme und Anforderungen mit Hilfe eines definierten Workflows zu bearbeiten. Es gibt Auskunft über den Projektstatus (etwa über die Anzahl der noch offenen Probleme), liefert Informationen über die Auslastung der Mitarbeiter sowie über die voraussichtliche Entwicklung möglicher Engpässe im Projekt. Es unterstützt durch sachliche Auswertungen und Statistiken Entscheidungen und sorgt dafür, dass diese nachvollziehbar werden. Issue Tracking möchte ich deshalb definieren als "Informationsmanagement für ressourcenbezogene Arbeitspakete".

Die für das Issue Tracking eingesetzte Software kann eine einfache Lösung in Excel sein, wie sie am Ende dieses Artikels vorgestellt wird oder eine umfangreiche, professionelle Lösung.

Wem nützt eine Software-Lösung?

Dieser Artikel richtet sich vor allem an drei Zielgruppen:

  • Projektmanager, die in ihren Projekten Anforderungen verwalten und deren Lebenszyklus verfolgen.
  • Leiter von Entwicklungsteams, die darüber entscheiden müssen, auf welche Arbeitspakete sie ihre Ressourcen verteilen.
  • Mitarbeiter von Service & Support, die täglich mit Problemmeldungen zu tun haben und diese bis zur Erledigung in Übersicht haben müssen.

Wenn Sie einer dieser Gruppen angehören, dann überlegen Sie bitte, welche Schwierigkeiten Sie in Ihrem Umfeld im Umgang mit Issues haben. Funktioniert alles perfekt, dann beglückwünsche ich Sie zu Ihrem Team! Ist das nicht ganz so, dann sollten Sie weiter lesen, um zu erfahren, wie Issue Tracking verwendet wird und was es für Sie leisten kann.

Historie

Issue Tracking wird oft mit "Bug Tracking" gleichgesetzt. Ich möchte das nicht tun. Bug Tracking ist eng mit reinen Softwareprojekten verbunden. Probleme und Aufgaben sind aber Bestandteil eines jeden Projekts. Der Begriff "Issue Tracking" erscheint mir angebrachter, weil er umfassender ist und sich auf Projekte jeglicher Art bezieht.

Issue Tracking hat viel mit dem Bewusstsein für Qualitätsmanagement zu tun. Durch den Trend zu immer kürzeren Projektzyklen leidet häufig die Qualität beim Umgang mit Anforderungen und Problemen, was wiederum zusätzliche Kosten erzeugen kann. Ein gutes Issue Tracking kann dem entgegen wirken. Größere Unternehmen haben deshalb Issue Tracking bereits etabliert und setzen entsprechende Methoden ein. Kleinere Unternehmen werden folgen.

Die Entwicklung ist vergleichbar mit der bei der Einführung eines QM-Systems nach ISO 9001: Zunächst waren es nur die großen Firmen, die QM-Systeme einführten. Mittlerweile sind bereits viele KMU nach ISO 9001 zertifiziert. Die Entwicklung hin zu systematischem, softwaregestütztem Issue Tracking ist also vorgezeichnet.

Auch das Tool-Angebot hat sich in den letzten Jahren verbessert: Bis vor einigen Jahren waren die Issue Tracking-Systeme entweder kommerzieller Art und sehr teuer, oder als Freeware mit nur wenigen Features ausgerüstet und kompliziert zu verwalten. Das hat sich geändert: Die neuen Systeme sind wirtschaftlich günstig, einfach zu installieren und können auf das spezifische Einsatzumfeld angepasst werden.

Vorteile des Issue Tracking

Issue Tracking beruht auf einem einfachen Prinzip, das jedoch einen großen Nutzen bringt:

  • Jeder beteiligte Mitarbeiter sieht sofort, wie es um seine Arbeitspakete und seine persönliche Auslastung bestellt ist. Damit ist Issue Tracking auch eine Basis für das Ressourcenmanagement des Projektmanagers.
  • Für jeden Issue kann die Historie von Anfang an verfolgt werden.
  • Durch eine zentrale Instanz zur Erfassung und Verwaltung aller Issues entsteht ein Informationspool, der umfangreiches und hochgradiges Expertenwissen sammelt.
  • Die…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Die wichtigsten Kriterien für die Tool-Auswahl
Welche Vorteile Issue Tracking – also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung – für das Projektmanagement hat, zeigte Gerhard Großberger im ersten Teil dieser Artikelserie. Im zweiten Teil gibt er Hilfestellung …
Teil 3:
Wie Sie mit einem Tool in der Praxis arbeiten
Issue Tracking – die systematische Verfolgung von Aufgaben, Problemen und Änderungen - erleichtert dem Projektleiter den Überblick über die einzelnen Arbeitspakete im Projekt. Er kann damit z.B. die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter und den …

Alle Kommentare

Robert
Flachenäcker-Leuz
Open Issue Tracking mit Excel gehört in den Bereich des "Bastelns". Lösungen mit Excel sind meist eindimensional und können z.B. Abhängigkeiten in größeren Projekten nur mit viel Aufwand abbilden. Mit dem gleichen Aufwand oder sogar mit weniger Aufwand kann auch eine echte relationale Datenbank aufgebaut werden, die "besser" ist oder ein freies Tool wie z.B. "Streber" implementiert werden, welches sich ebenfalls relational verhält.
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