Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 2: Die wichtigsten Kriterien für die Tool-Auswahl
Welche Vorteile Issue Tracking – also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung – für das Projektmanagement hat, zeigte Gerhard Großberger im ersten Teil dieser Artikelserie. Im zweiten Teil gibt er Hilfestellung bei der systematischen Auswahl eines geeigneten Tools. Mit Hilfe dieses Leitfadens kann der Leser eine eigene Anforderungsliste erstellen und als Grundlage für die Software-Entscheidung verwenden. Zusätzlich liefert der Autor eine Übersicht über aktuelle (kommerzielle und nicht-kommerzielle) Issue-Tracking-Systeme mit relevanten Produktinformationen.

Welche Vorteile Issue Tracking - also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung - für das Projektmanagement hat, zeigte bereits der erste Teil dieser Artikelserie. Dieser zweite Teil soll Sie bei der systematischen Auswahl des geeigneten Tools unterstützen. Mit Hilfe dieses Leitfadens können Sie eine eigene Anforderungsliste erstellen und als Grundlage für die Software-Entscheidung verwenden. Eine zusätzliche Übersicht, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, führt aktuelle (kommerzielle und nicht-kommerzielle) Issue-Tracking-Systeme mit den wichtigsten Produktinformationen auf.

Die Prozesse: Grundlage für die Entscheidung

Ihr Unternehmen hat beschlossen, ein systematisches Issue Tracking einzuführen. Ihnen als Projektmanager fällt die Aufgabe zu, eine geeignete Software zu finden und Sie fragen sich nun: "Wo fange ich an?" Das Tool muss sich einerseits optimal in Ihre Organisation einfügen, andererseits müssen die Kosten dafür im Rahmen des Budgets bleiben. Die Auswahl muss wohlüberlegt sein, denn wurde das Tool erst einmal installiert und in Betrieb genommen, ist es sehr schwierig und teuer, auf ein anderes Tool umzusteigen.

Im Folgenden möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Issue Tracking Tools methodisch evaluieren.

Die wesentliche Grundlage für Ihre Tool-Entscheidung bilden Ihre Geschäftsprozesse. Das Tool muss diese Prozesse abbilden und ggf. an sie angepasst werden - nicht umgekehrt! Die Hauptaufgabe eines Issue Tracking-Systems besteht darin, jeden identifizierten Issue so zu verfolgen, dass alle Issues, die auf die Kundenzufriedenheit, den Geschäftserfolg und das Image einwirken können, erfolgreich bearbeitet werden.

Diese Aufgabe kann ein Tool nur erfüllen, wenn die Geschäftsprozesse definiert und vollständig dokumentiert wurden. Werden die Fehlermeldungen nachlässig erfasst oder sind Ihre Entwickler überlastet, kann auch das beste Software-Paket keine Verbesserung herbeiführt.

Damit die ersten Benutzer des Issue Trackers auch seine besten Promotoren werden, sollten Sie die abzubildenden Prozesse gemeinsamen mit ihnen entwickeln bzw. definieren. Das ist ein guter Zeitpunkt, um bereits bestehende formale Prozessdefinitionen zu hinterfragen und auf ein Optimierungspotenzial hin zu analysieren. Fragen Sie die betroffenen Mitarbeiter, ob sie in der Vergangenheit

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