Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 2:
Die wichtigsten Kriterien für die Tool-Auswahl
Welche Vorteile Issue Tracking – also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung – für das Projektmanagement hat, zeigte Gerhard Großberger im ersten Teil dieser Artikelserie. Im zweiten Teil gibt er Hilfestellung bei der systematischen Auswahl eines geeigneten Tools. Mit Hilfe dieses Leitfadens kann der Leser eine eigene Anforderungsliste erstellen und als Grundlage für die Software-Entscheidung verwenden. Zusätzlich liefert der Autor eine Übersicht über aktuelle (kommerzielle und nicht-kommerzielle) Issue-Tracking-Systeme mit relevanten Produktinformationen.

Issue Tracking im Projektmanagement

Teil 2:
Die wichtigsten Kriterien für die Tool-Auswahl
Welche Vorteile Issue Tracking – also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung – für das Projektmanagement hat, zeigte Gerhard Großberger im ersten Teil dieser Artikelserie. Im zweiten Teil gibt er Hilfestellung bei der systematischen Auswahl eines geeigneten Tools. Mit Hilfe dieses Leitfadens kann der Leser eine eigene Anforderungsliste erstellen und als Grundlage für die Software-Entscheidung verwenden. Zusätzlich liefert der Autor eine Übersicht über aktuelle (kommerzielle und nicht-kommerzielle) Issue-Tracking-Systeme mit relevanten Produktinformationen.

Welche Vorteile Issue Tracking - also der Umgang mit Aufgaben, Änderungen und Problemen sowie deren Überwachung - für das Projektmanagement hat, zeigte bereits der erste Teil dieser Artikelserie. Dieser zweite Teil soll Sie bei der systematischen Auswahl des geeigneten Tools unterstützen. Mit Hilfe dieses Leitfadens können Sie eine eigene Anforderungsliste erstellen und als Grundlage für die Software-Entscheidung verwenden. Eine zusätzliche Übersicht, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, führt aktuelle (kommerzielle und nicht-kommerzielle) Issue-Tracking-Systeme mit den wichtigsten Produktinformationen auf.

Die Prozesse: Grundlage für die Entscheidung

Ihr Unternehmen hat beschlossen, ein systematisches Issue Tracking einzuführen. Ihnen als Projektmanager fällt die Aufgabe zu, eine geeignete Software zu finden und Sie fragen sich nun: "Wo fange ich an?" Das Tool muss sich einerseits optimal in Ihre Organisation einfügen, andererseits müssen die Kosten dafür im Rahmen des Budgets bleiben. Die Auswahl muss wohlüberlegt sein, denn wurde das Tool erst einmal installiert und in Betrieb genommen, ist es sehr schwierig und teuer, auf ein anderes Tool umzusteigen.

Im Folgenden möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Issue Tracking Tools methodisch evaluieren.

Die wesentliche Grundlage für Ihre Tool-Entscheidung bilden Ihre Geschäftsprozesse. Das Tool muss diese Prozesse abbilden und ggf. an sie angepasst werden - nicht umgekehrt! Die Hauptaufgabe eines Issue Tracking-Systems besteht darin, jeden identifizierten Issue so zu verfolgen, dass alle Issues, die auf die Kundenzufriedenheit, den Geschäftserfolg und das Image einwirken können, erfolgreich bearbeitet werden.

Diese Aufgabe kann ein Tool nur erfüllen, wenn die Geschäftsprozesse definiert und vollständig dokumentiert wurden. Werden die Fehlermeldungen nachlässig erfasst oder sind Ihre Entwickler überlastet, kann auch das beste Software-Paket keine Verbesserung herbeiführt.

Damit die ersten Benutzer des Issue Trackers auch seine besten Promotoren werden, sollten Sie die abzubildenden Prozesse gemeinsamen mit ihnen entwickeln bzw. definieren. Das ist ein guter Zeitpunkt, um bereits bestehende formale Prozessdefinitionen zu hinterfragen und auf ein Optimierungspotenzial hin zu analysieren. Fragen Sie die betroffenen Mitarbeiter, ob sie in der Vergangenheit Schwierigkeiten im Umgang mit den Prozessen hatten. Stellen Sie beispielsweise folgende Fragen: Wo kam es zu stockenden Informationsflüssen? Warum wurden Issues nicht termingerecht erledigt? Welche Informationen haben gefehlt? Warum war man mit den Vorgaben unzufrieden? Gibt es Schnittstellen, die schlecht funktionieren?

Dieser Artikel kann keine Anleitung für eine Prozesserhebung und -verbesserung geben. Für Sie als verantwortlicher Projektmanager ist es aber wichtig, dass die Prozesse klar definiert sind und von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert werden. Erst wenn dieser Schritt getan ist, können Sie die Anforderungen an das Issue Tracking Tool definieren.

Der Erfolgsfaktor Mensch

Beginnen wir bei unseren wichtigsten Ressourcen: den Menschen. Die Mitglieder Ihrer Organisation haben unterschiedliche Verantwortungen und - zumindest teilweise - gegensätzliche Interessen. Ihre Erwartungen an Issue Tracking sind deshalb unterschiedlich:

  • Projektmanager wollen jederzeit einen Überblick über den Status ihrer Projekte haben.
  • Führungskräfte und Bereichsverantwortliche sind vorrangig an der geplanten Auslastung ihrer Mitarbeiter interessiert.
  • Tester müssen Issues schnell und ohne viel Aufwand erstellen können.
  • Entwickler wollen möglichst genaue und klare Detailinformationen über Anforderungen und Probleme.
  • Kunden möchten wissen, wie es um die von ihnen berichteten Issues steht.

Diesen unterschiedlichen Erwartungen muss das Tool gerecht werden. Allen Beteiligten gemeinsam ist der Wunsch, dass das System einfach zu bedienen ist. Die Frage der Bedienbarkeit entscheidet auch wesentlich über die Akzeptanz des Tools.

Um zu beurteilen, ob ein Tool leicht zu bedienen ist, reicht es in der Regel nicht, die Produktinformationen der Anbieter zu lesen. Verlangen Sie eine Version zum Testen oder zumindest eine Demonstration, an der auch einige Ihrer Kollegen teilnehmen sollten. Schon vor der Testphase sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Funktionen in Ihrem Unternehmen am häufigsten verwendet werden. Genau diese müssen nämlich schnell und einfach erreichbar sein.

Nehmen wir an, Sie wollen das Issue Tracking Tool hauptsächlich einsetzten, um Fehlermeldungen zu verfolgen. Das heißt, Sie geben viele (Fehler-)Beschreibungen ein, hängen eventuell Dateien an und weisen die Issues verschiedenen Entwicklern zu. Wenn Sie für diese Tätigkeiten jeweils fünf Mausklicks benötigen, werden Ihre Kollegen sehr schnell eine Abneigung gegen das Tool entwickeln, weil es ihnen zu umständlich erscheint. Ein noch größeres Problem entsteht, wenn Sie eine ausgefeilte Such- und Anzeigefunktion benötigen, das Tool diese aber nicht im geforderten Umfang umsetzen kann.

Wenn Sie in der Auswahlphase gut vorbereitet sind und auf solche Dinge achten, können Sie Fehlentscheidungen vermeiden. Behalten Sie eines immer im Hinterkopf: Das Issue-Tracking-Tool soll die Produktivität im Team steigern, nicht senken!

Detaillierungsgrad innerhalb der Prozesse

Sie kennen Ihre Prozesse und wissen genau, welche Anforderungen das Issue Tracking Tool erfüllen muss. Nun ist es wichtig, den Detaillierungsgrad innerhalb der Prozesse festzulegen. Jeder Prozess lässt sich relativ leicht in Unterprozesse aufgliedern, und diese wieder in Unterprozesse usw.

Ein zu hoher Detaillierungsgrad kann Ihnen allerdings später bei Ihrer täglichen…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift. Wenn Sie Issue …
Teil 3:
Wie Sie mit einem Tool in der Praxis arbeiten
Issue Tracking – die systematische Verfolgung von Aufgaben, Problemen und Änderungen - erleichtert dem Projektleiter den Überblick über die einzelnen Arbeitspakete im Projekt. Er kann damit z.B. die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter und den …
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