Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten

Teil 2:
Pivot-Tabelle zum Kosten-Cockpit erweitern
Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie kompakte Pivot-Tabellen aus umfangreichen Daten erstellen. Mit einigen Zusatzelementen können Sie die Aussagekraft solcher Auswertungen noch deutlich erhöhen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen in diesem zweiten und abschließenden Teil, wie Sie ein komfortables Kosten-Cockpit aufbauen, indem Sie u.a. Pivot-Diagramme, berechnete Felder und "Datenschnitte" ergänzen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

 

Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten

Teil 2:
Pivot-Tabelle zum Kosten-Cockpit erweitern
Im ersten Teil haben Sie erfahren, wie Sie kompakte Pivot-Tabellen aus umfangreichen Daten erstellen. Mit einigen Zusatzelementen können Sie die Aussagekraft solcher Auswertungen noch deutlich erhöhen. Hildegard Hügemann und Dieter Schiecke zeigen in diesem zweiten und abschließenden Teil, wie Sie ein komfortables Kosten-Cockpit aufbauen, indem Sie u.a. Pivot-Diagramme, berechnete Felder und "Datenschnitte" ergänzen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

 

Pivot-Tabellen sind ein sehr effizientes Werkzeug, um Projektdaten ohne jegliche Formeleingabe auszuwerten und die Ergebnisse übersichtlich darzustellen. Erfahren Sie in diesem zweiten und letzten Teil, wie Sie die Aussagekraft von Pivot-Auswertungen nochmals deutlich erhöhen, indem Sie diese mit folgenden Zusatzelementen zu einem interaktiv bedienbaren Kosten-Cockpit erweitern:

  • Sorgen Sie mittels Datenschnitt dafür, dass selbst Excel-Laien die Sicht auf die Ergebnisse mit wenigen Mausklicks ändern können.
  • Nutzen Sie Pivot-Diagramme, um die Resultate der Auswertung bildhaft darzustellen.
  • Setzen Sie berechnete Felder ein, um der Auswertung neue, wichtige Kennzahlen hinzuzufügen.
  • Verwenden Sie eigene Gruppierungen, um die Ergebnisse einer Pivot-Auswertung aussagekräftig zu gliedern.
  • Legen Sie mit Berichtsfilterseiten separate Arbeitsblätter an, die bestimmte Filterergebnisse dokumentieren.

Bild 1 zeigt eine Vorschau auf die fertige Lösung.

Bild 1: Vorschau auf das fertige Kosten-Cockpit mit Pivot-Diagrammen, Datenschnitt sowie dem berechneten Feld "Saldo".
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Schritt 1: Pivot-Tabelle mit Übersicht nach Kostenstellen anlegen

Zunächst soll die in Bild 1 links gezeigte Pivot-Auswertung erzeugt werden, die einen Überblick über die Kosten geordnet nach Kostenstellen liefert. Zum Anlegen dieser Auswertung gehen Sie analog der Beschreibung im ersten Teil vor. (Die Daten finden Sie in der Beispieldatei, die Sie zusammen mit dem Beitrag herunterladen können.)

  • Leere Pivot-Tabelle erzeugen
    Markieren Sie im Arbeitsblatt "Daten als dynamische Tabelle" eine beliebige Zelle der Datenbasis, wählen Sie dann in der Registerkarte Tabellentools / Entwurf den Befehl Mit PivotTable zusammenfassen und quittieren Sie das folgende Dialogfeld mit OK. Excel erzeugt in einem neuen Arbeitsblatt eine leere Pivot-Tabelle. Benennen Sie dieses Arbeitsblatt um in "Pivot 1".
  • Felder auswählen
    Klicken Sie rechts in der Feldliste auf KST, dann auf Projekt und anschließend auf Istkosten. Die ersten beiden Feldname zeigt Excel unten im Bereich Zeilenbeschriftungen an, den dritten im Bereich Werte. Nutzen Sie das Feld Projekt ein zweites Mal und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste in den Bereich Werte. Automatisch wird in einer neuen Spalte die Anzahl der Projekte angezeigt und pro Kostenstelle summiert.

Bild 2: Die Feldliste der Pivot-Tabelle mit den ursprünglichen (links) und den umbenannten Feldbezeichnungen (rechts).
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  • Überschriften anpassen
    Ändern Sie links in der Pivot-Tabelle die Überschrift "Zeilenbeschriftungen" in "Kostenstellen", die Überschrift "Summe von Istkosten" in "Istkosten" (mit Leerzeichen) und "Anzahl von Projekt" in "Projektzahl". Die Feldliste sollte nun aussehen wie in Bild 2 rechts gezeigt.
  • Zahlenformat zuweisen
    Weisen Sie den Zellen der Spalte Istkosten per rechtem Mausklick über den Eintrag Zahlenformat im Kontextmenü das Format Währung (ohne Dezimalstellen) zu.

Bild 3 zeigt einen Ausschnitt der eben angelegten Pivot-Tabelle.

Bild 3: Ausschnitt der im ersten Schritt angelegten Pivot-Tabelle.

Schritt 2: Ein berechnetes Feld zur Saldokontrolle ergänzen

In der Datenbasis gibt es keine Aussage darüber, bei welchen Projekten der geplante Kostenrahmen eingehalten, über- oder unterschritten wurde. Da eine solche Saldo-Information aber für die Kostenauswertung wesentlich ist, soll sie nun berechnet werden. Dies können Sie direkt in der Pivot-Tabelle erledigen und zwar mit Hilfe des Befehls Berechnetes Feld. Fügen Sie der Auswertung eine Spalte Saldo wie folgt hinzu:

  • Öffnen Sie das Dialogfeld zum Einfügen eines berechneten Felds, indem Sie in die Pivot-Auswertung klicken und auf der Registerkarte PivotTable-Tools / Optionen in der Gruppe Berechnungen die Befehlsfolge Felder, Elemente und Gruppen (1) / Berechnetes Feld (2) anklicken.
  • Vergeben Sie – wie in Bild 4 rechts gezeigt – für das Feld den Namen Saldo (3).
  • Um die gewünschte Formel einzugeben, setzen Sie den Cursor zunächst im Feld Formel hinter das Gleichheitszeichen und löschen Sie mit der Entf-Taste die Vorgabe. Klicken Sie dann unten in der Liste unter Felder auf den Eintrag Plankosten (4). Geben Sie ein Minuszeichen ein und klicken Sie den Eintrag Istkosten (4) an. Die Formel lautet nun =Plankosten-Istkosten (5).
  • Schließen Sie ab, indem Sie auf die Schaltflächen Hinzufügen und Schließen klicken

Bild 4: Über die Registerkarte PivotTable-Tools / Optionen der Auswertung ein Berechnetes Feld hinzufügen.
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Sie sehen in der Pivot-Tabelle jetzt eine neue Spalte (Bild 5 links). In der zugehörigen Feldliste (Bild 5 rechts) steht das neue Feld Saldo, für das unten im Wertebereich eine Summierung durchgeführt wird.

Bild 5: Das berechnete Feld Saldo erscheint als neue Spalte in der Pivot-Tabelle.
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  • Ändern Sie die Überschrift der neuen Spalte "Summe von Saldo" zu "Saldo " (mit Leerzeichen).
  • Passen Sie noch das Zahlenformat in der neuen Spalte Saldo so an, dass die Zahlenwerte beim Überschreiten der Plankosten rot angezeigt werden. Markieren Sie dazu die Zellen unterhalb von Saldo, rufen Sie mit Strg+1 das Dialogfeld zum Formatieren auf (Bild 6) und wählen Sie auf der Registerkarte Zahlen (1) die Kategorie Währung (2). Stellen Sie dann die Anzahl der Dezimalstellen auf den Wert 0 (3) und klicken Sie im Feld Negative Zahlen auf den letzten Eintrag (4).

Sie möchten sehen, welchen Formatcode Excel für das eben zugewiesene Zahlenformat verwendet? Klicken Sie links auf den Eintrag Benutzerdefiniert (5). Rechts unterhalb von Typ (6) sehen Sie es: #.##0 €;[Rot] -#.##0 €.

Bild 6: Ein Zahlenformat festlegen, das negative Werte automatisch in roter Farbe anzeigt.
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Schritt 3: Mit eigenen Gruppierungen für mehr Überblick sorgen

Beim Anlegen der…

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Pivot-Tabellen aufbauen, anpassen und mit Filtern ausstatten
Viele Microsoft-Excel-Anwender haben Berührungsängste, wenn es um Pivot-Tabellen geht. Diese bieten jedoch viele Vorteile und sollten keineswegs nur Excel-Kennern vorbehalten bleiben.