Kleine Aufgaben mit der Notizfunktion in Outlook organisieren

Kleine Aufgaben führt man oft handschriftlich in einer To-Do-Liste oder mit Post-its. Aber auch in Outlook lassen sich die kleinen Aufgaben bequem verwalten: mit virtuellen Notizzetteln. Marko Zotschew zeigt, wie Sie solche Notizzettel anlegen und in einer To-Do-Liste priorisieren können.

Kleine Aufgaben mit der Notizfunktion in Outlook organisieren

Kleine Aufgaben führt man oft handschriftlich in einer To-Do-Liste oder mit Post-its. Aber auch in Outlook lassen sich die kleinen Aufgaben bequem verwalten: mit virtuellen Notizzetteln. Marko Zotschew zeigt, wie Sie solche Notizzettel anlegen und in einer To-Do-Liste priorisieren können.

Herr Müller bittet um Rückruf, das Fax an Firma Kronbauer muss heute noch raus und Frau Hasselbeck aus der Produktion benötigt ein kurzes Feedback zu ihrem Konzept. Für solche "Mini-Aufgaben" legt man sich gerne handschriftlich eine To-Do-Liste an oder notiert die einzelnen Punkte auf Post-its. Es gibt allerdings eine weitere, sehr praktische Möglichkeit, kleine Aufgaben einfach, übersichtlich und bequem zu verwalten: mit der "Notiz-Funktion" in Microsoft Outlook.

Sie ist schlanker und schneller als die Aufgabenliste in Outlook, so dass Sie sich frei von Ballast auf Ihre "Mini-Aufgaben" konzentrieren können. Und gegenüber einer handschriftlichen To-Do-Liste bietet Sie einen wesentlich höheren Komfort: Virtuelle Notizen können Sie nach Farben kategorisieren und priorisieren, Änderungen lassen sich schnell vornehmen und Zusatzinformationen einfach ergänzen.

Auch eine kombinierte Verwendung von Notiz- und Aufgabenfunktion in Outlook ist möglich: Halten Sie Ihre vielen kleinen To-Dos als Notizen fest und organisieren Sie umfangreichere Aufgaben, z.B. die Erstellung eines komplexen Konzepts oder die Planung einer Veranstaltung, über die Aufgabenverwaltung. Sie erreichen so eine klare Trennung zwischen schnell zu erledigenden Aufgaben und solchen, für die mehr Zeit eingeplant werden muss und erhöhen damit die Übersichtlichkeit.

Beispiel für eine virtuelle To-Do-Liste in Outlook

Bild 1 zeigt eine virtuelle To-Do-Liste, in der die Aufgaben als Notizen erfasst und nach der Dringlichkeit organisiert sind: Rote Notizen stehen für "heute erledigen", grüne für " diese Woche zu tun" und blau für "nächste Woche erledigen".

Soll die Dringlichkeit einer Aufgabe geändert werden, lässt sich die Notiz einfach per "Drag and Drop" verschieben. Möchte man beispielsweise heute mit Achim die Präsentation kurz durchsprechen (rote Kategorie) und der Kollege meldet sich dann für den Rest der Woche krank, kann man die Notiz "Präsentation mit Achim durchsprechen" in den Bereich "Nächste Woche" (blaue Kategorie) ziehen – die Farbe der Aufgabe wechselt automatisch von Rot auf Blau.

Bild 1: Beispiel für eine To-Do-Liste, sortiert nach der Dringlichkeit.

Für die Strukturierung der To-Do-Liste lassen sich auch andere Kriterien festlegen, beispielsweise eine Strukturierung nach Ansprechpartnern bzw. Kollegen (Bild 2, links), nach Abteilungen (Bild 2, Mitte) oder nach einer selbst definierten Strukturierung (Bild 2, rechts).

Bild 2: Strukturierung kleiner Aufgaben nach Ansprechpartnern/Kollegen (links), Abteilungen (Mitte) und eigenen Definitionen (rechts).

Virtuelle To-Do-Liste einrichten

Um einzelne Punkte Ihrer To-Do-Liste als Notizen zu erfassen, wechseln Sie – falls nicht schon geschehen – über die gleichnamige Schaltfläche im linken Navigationsbereich in den Bereich "Notizen" und klicken Sie dort auf den Button "Neu" oben links in der Menüleiste. Es öffnet sich ein kleines Eingabefenster, das ähnlich wie ein Post-it aussieht (Bild 3). Sobald Sie Ihre Aufgabe eingetragen haben, können Sie das Fenster durch einen Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke wieder schließen. Die Notiz wird automatisch gespeichert und erscheint anschließend in der Liste im Fensterbereich "Notizen".

Bild 3: Eingabefenster für Notizen.

Schritt 1: Voreinstellungen

Damit Outlook Ihre Notizen nach Farbkategorien gruppiert anzeigt, ist es zunächst notwendig, die Ansicht anzupassen. Aktivieren Sie in der linken Navigationsleiste unter "Aktuelle Ansicht" das Feld "Nach Kategorie" und wählen Sie dann den Punkt "Aktuelle Ansicht anpassen..." aus (Bild 4, links). Es öffnet sich das Fenster "Ansicht anpassen" (Bild 4, rechts), in dem Sie zuerst die Schaltfläche "Gruppieren..." anklicken. Wählen Sie dort unter dem Punkt "Elemente gruppieren nach" in der Auswahlliste "Kategorien" aus und klicken Sie zudem den Button "Aufsteigend" an. Dadurch erscheinen die Kategorien von oben nach unten in alphabetischer Reihenfolge.

Verlassen Sie das Menü "Gruppieren..." über "OK" und wählen Sie dann im Menü "Ansicht anpassen" den Punkt "Sortieren..." aus. Klicken Sie unter "Sortieren nach" in der Auswahlliste auf "Betreff" und prüfen Sie, ob der Button "Aufsteigend" aktiviert ist. Damit zeigt Ihnen Outlook die Aufgaben innerhalb einer Farbkategorie alphabetisch von oben nach unten sortiert an. Dies ist besonders für die Priorisierung der Aufgaben innerhalb einer Kategorie wichtig (s. Punkt "Aufgaben priorisieren").

Bild 4: Gruppierung der Notizen nach Kategorien festlegen und nach Betreff sortieren.

Schritt 2: Kategorien einrichten

Im nächsten Schritt müssen Sie die Farbkategorien einrichten. Wählen Sie dazu in der Menüleiste den Befehl "Kategorisieren" aus (Bild 5, links, rotes Kästchen oben) und klicken Sie dort "Alle Kategorien..." an. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie neue Farbkategorien erstellen und die Namen und Farben der Kategorien festlegen können (Bild 5, rechts). Beachten Sie: Outlook ordnet die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge von oben nach unten an. Wenn Sie die Anordnung ändern möchten, können Sie vor den Namen der jeweiligen Kategorie eine Ziffer setzen (vgl. Bild 1). Outlook sortiert die Kategorien dann entsprechend der vorangestellten Ziffern.

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Michael
Frank
Die Aufgabenfunktion in Outlook bietet genau diese Funktion, und sollte deshalb auch genutzt werden. Vorteil: Aufgaben verteilen , Deligieren, Umzusetzen von Bis, Elemente anhängen (Mails, Kontakte, Termine) und eine Nette Funktion ist noch die neue Aufgabenleite in Oulook 2007. Mit der Mails direkt als Aufgabe angelegt werden können. Die Umsetzung mit Notizen ist dennoch vollständig und ist fast eine Nachbilder der Funktionaliät.
Petar
Knezic
Dipl.-Wirt.-Ing. (FH)
Guter Artikel. Jedoch bezieht sich dieser Artikel nur auf Outlook 2007. In vorherigen Ausgaben lassen sich die Kategorien nicht so konfortabel farblich kennzeichnen.
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